Hoe IBEW Local 26 ledenaanvragen met 92% versnelt met Jotform Enterprise

IBEW Local 26 + Jotform Enterprise: Resultaten in één oogopslag

Tijd voor het invullen van aanvragen verkort met

92%

Aantal verwerkte aanvragen in 2025

3.000+

Toename van het aantal jaarlijks verwerkte aanvragen sinds 2018

77%

Als je op dit moment leiding geeft aan een vakbond of een andere non-profitorganisatie, jongleer je waarschijnlijk met werving, onboarding, naleving, rapportage en honderd andere taken daartussenin. Je geeft enorm veel om je missie — maar al te vaak slurpen papierwerk en handmatige processen tijd en energie weg van de impact die je probeert te maken.

En precies daar bevond IBEW Local 26 zich een paar jaar geleden.

IBEW Local 26 werd opgericht in 1892 en is een afdeling van de vakbond International Brotherhood of Electrical Workers, die elektriciens vertegenwoordigt in Washington, DC, Maryland en Virginia. IBEW Local 26 komt op voor eerlijke lonen, sterke secundaire arbeidsvoorwaarden en veilige werkomstandigheden, terwijl de organisatie de volgende generatie bekwame elektriciens opleidt. De missie is duidelijk: leden versterken met training van topniveau, hun rechten beschermen en op elke werkplek uitmuntendheid leveren.

Maar zelfs missiegedreven organisaties met meer dan een eeuw geschiedenis kunnen merken dat ze afhankelijk zijn van verouderde processen.

Papierstapels omzetten in digitale efficiëntie

Voordat IBEW Local 26 Jotform ging gebruiken, verliepen de werving en onboarding van leden via processen op papier. Kandidaten woonden fysieke sessies bij en zaten bijna een uur lang zes of zeven pagina’s papierwerk in te vullen — waarbij ze vaak dezelfde informatie over meerdere formulieren herhaalden.

Zoals organizer Mark Pontello uitlegt, was het proces tijdrovend en inefficiënt. Organizers beheerden een “allegaartje van Dropbox- en Outlook-sjablonen” om alles draaiende te houden. Bijhouden wat was ingediend — en wat nog ontbrak — vereiste handmatige opvolging.

Pontello ontdekte Jotform via een online formulier dat zijn vrouw aan het invullen was. Hij zegt dat hij meteen besefte: dit was de oplossing die de organisatie nodig had om hun workflows te digitaliseren en leden zonder onderbreking te blijven bedienen.

“Toen ik het eenmaal had gevonden en erachter was gekomen hoe ik het voor onze aanvragen kon gebruiken, waren we meteen vertrokken,” zegt Pontello.

De vakbond stapte rechtstreeks over van papieren lidmaatschapsformulieren naar volledig digitale aanvragen.

De impact was enorm. Papierwerk dat ooit een uur kostte om in te vullen, werd één online formulier dat in vijf minuten kan worden ingevuld — een vermindering van 92 procent in de aanvraagtijd.

In 2018 verwerkte IBEW Local 26 jaarlijks ongeveer 700 lidmaatschapsaanvragen. In 2025 overschreed dat aantal de 3.000 — een toename van 77 procent.

Het is een game changer.

Mark Pontello, Organizer, IBEW Local 26

Niet alleen formulieren digitaliseren, maar hele workflows

Veel non-profitleiders maken zich zorgen dat digitale transformatie complexe IT-projecten of dure consultants vereist. De ervaring van Pontello wijst op het tegendeel.

Hij begon met een abonnement voor één gebruiker om lidmaatschapsaanvragen te beheren. Toen de organisatie de waarde van het platform inzag, stapte ze over op Jotform Enterprise om de toegang over verschillende afdelingen uit te breiden.

Vandaag de dag verloopt het hele lidmaatschapsaanvraagproces — inclusief het verzamelen van documenten en goedkeuringen — via Jotform. “Het helpt ons om bij te houden wat we hebben ontvangen en wat we nog nodig hebben van onze aanvragers,” legt Pontello uit.

Omdat de vakervaring die nodig is om lid te worden met documentatie moet worden geverifieerd, werd de bestandsuploadfunctie van Jotform essentieel. In plaats van bijlagen na te jagen via e-mailketens, konden aanvragers alles veilig uploaden, zodat het personeel van IBEW Local 26 alles op één plek kon raadplegen.

Pontello bouwde zelfs eigenhandig een geavanceerde goedkeuringsworkflow met meerdere stappen. Hij lacht dat het tot stand kwam via “vallen en opstaan”, maar de resultaten zijn indrukwekkend. Aanvragen doorlopen de goedkeuringen zonder eindeloos heen-en-weer-mailen, en de juiste belanghebbenden worden automatisch op de hoogte gebracht.

“Geautomatiseerde e-mailverzendingen waren een grote hulp voor onze teamleden,” zegt Pontello.

Ze zitten nu in wat Pontello versie 2.0 van hun aanvraagproces noemt — voortdurend verfijnend en verbeterend naarmate er nieuwe Jotform-functies worden uitgebracht.

Teamleden versterken

Naarmate non-profitorganisaties groeien, wordt coördinatie lastiger. Meerdere medewerkers hebben toegang tot dezelfde informatie nodig, maar permissieblokkades en geïsoleerde systemen kunnen verwarring veroorzaken.

Met Jotform Enterprise werkt IBEW Local 26 vanuit een gecentraliseerde database. Iedereen werkt vanuit dezelfde betrouwbare bron.

“Het maakt het gewoon veel, veel makkelijker en soepeler om allemaal op één lijn te zitten,” zegt Pontello.

Voor non-profitleiders die personeel, vrijwilligers en administraties beheren, kan dat niveau van helderheid transformatief zijn. In plaats van vergaderingen te besteden aan het op elkaar afstemmen van spreadsheets, kunnen teams zich richten op strategie en dienstverlening.

Pontello gelooft dat de voordelen veel verder reiken dan vakbonden.

“Het overstijgt niet alleen de ambachten — elk werving- of onboardingkantoor zou er baat bij hebben,” zegt Pontello.

Vooruitblikken naar de toekomst

Terwijl IBEW Local 26 het gebruik van Jotform Enterprise uitbreidt naar wat Pontello een “volledige Enterprise-uitrol” noemt, werkt het personeel aan het doel om het platform in de rest van hun afdelingen te implementeren — waarbij elke medewerker zijn eigen permissies krijgt en de mogelijkheid om zijn eigen digitale processen te beheren.

“Ik denk dat we de komende maanden echt onze vleugels gaan uitslaan met het platform,” zegt Pontello.

Zijn advies aan vakgenoten is helder: organisaties — vooral in de ambachten — moeten de technologie bijhouden. Het juiste platform vervangt je missie niet. Het versterkt haar.

Of, zoals Pontello het verwoordde: “Het is een game changer.”