Monika Sreeja Thangada, MD, FAPA, von KwikPsych verspricht allen ihren Patientinnen und Patienten einen schnellen Zugang zur psychischen Behandlung. Ihr Angebot reicht von der ADHS-Diagnostik über Telepsychiatrie bis zur Steuerung der psychiatrischen Medikation.
Doch dieses Versprechen geriet ins Wanken: durch den Papierkram bei der Patientenaufnahme, ein unflexibles System für elektronische Gesundheitsakten (EHR) und eine Lösung für Online-Formulare, der dynamische Funktionen fehlten. Dann stieß sie auf Jotform.
Mit Jotform ließen sich Patiententermine und der Weg in unsere Praxis eindeutig leichter organisieren.
Monika Sreeja Thangada, MD, FAPA, Gründerin & Medical Director, KwikPsych Clinics
Dank Jotform konnte das Team von KwikPsych seine Formulare mit bedingter Logik anpassen, was die Patientenaufnahme und den Zugang zur Versorgung beschleunigt.
„Ob wir die primäre oder sekundäre Versicherung erfassen oder ob die Patientin oder der Patient minderjährig ist: Zu sehen sind nur die Angaben, die für den jeweiligen Fall relevant sind“, sagt Thangada.
KwikPsych nutzt außerdem die Integration von Jotform mit Google Calendar sowie eine API-Verbindung zum EHR-System, um die Terminplanung zu vereinfachen. Patientinnen und Patienten können für eine Reihe von Leistungen, die auf der Website von KwikPsych aufgeführt sind, eine Behandlung anfragen.
„Mit Jotform ließen sich Patiententermine und der Weg in unsere Praxis eindeutig leichter organisieren“, sagt Thangada.
Bessere Patientenaufnahme mit mobilfreundlichen Formularen und E-Signaturen
Auch von den Funktionen zum Hochladen von Dateien und Fotos profitieren die Patientinnen und Patienten, die KwikPsych im Aufnahmeformular einsetzt. Mit dem Handy fotografieren sie einfach ihre Versicherungskarte oder ihren Lichtbildausweis und laden das Bild direkt in Jotform hoch. Das mühsame Scannen, Hochladen und manuelle Eintippen entfällt.
Nach dem Absenden des Aufnahmeformulars erhalten die Patientinnen und Patienten automatisch eine Bestätigungs-E-Mail. Ebenso bekommen sie am Vortag und am Tag des Termins automatische Erinnerungen.
Und weil KwikPsych Jotform mit HIPAA nutzt, erscheint am Ende des Formulars ein HIPAA-Compliance-Siegel. So wissen die Ausfüllenden, dass ihre Daten geschützt sind.
„Das Vertrauen unserer Patientinnen und Patienten ist gewachsen, und weil das Ausfüllen mit Jotform weniger Zeit kostet als auf Papier, geht unser Arbeitsablauf schneller voran“, sagt Thangada.
Dank Jotform Sign müssen wir keine Papiere mehr einscannen und brauchen keinen Platz zum Archivieren.
Monika Sreeja Thangada, MD, FAPA, Gründerin und Medical Director, KwikPsych Clinics
Der Weg zur papierfreien Praxis
Mit der früheren Lösung für Online-Formulare konnte KwikPsych keine E-Signaturen erfassen. Jedes Formular, das eine Unterschrift verlangte, musste also gedruckt, von Hand ausgefüllt und abgeheftet werden.
Mit Jotform Sign erfasst das Team E-Signaturen samt integriertem Prüfprotokoll. Die Ablage läuft damit papierfrei und ohne Sorgen.
„Dank Jotform Sign müssen wir keine Papiere mehr einscannen und brauchen keinen Platz zum Archivieren“, sagt Thangada.
Thangada schätzt, dass das Team pro Patientenbesuch mehr als 30 Minuten spart, weil das händische Einholen von Unterschriften entfällt. Bei der aktuellen Patientenzahl entspricht das einer Teilzeitstelle. Durch Automatisierung bei jedem Schritt trägt die gewonnene Effizienz das Wachstum von KwikPsych mit.
„Unsere Praxis wächst“, sagt Thangada. „Jotform spart uns viel Zeit und sorgt dafür, dass unsere Patientinnen und Patienten über alle Richtlinien Bescheid wissen.“
Mit Automatisierung Praxis und Patientenversorgung ausbauen
Zwar gibt Thangada zu, dass der Aufbau einer Praxis überwältigend wirken kann, doch die Aussicht auf Wachstum begeistert sie weiterhin. In den kommenden Monaten will sie die Versicherungsprüfung mit Clearingstellen über die API von Jotform automatisieren. „Das macht den Arbeitsablauf gleich noch einfacher“, sagt sie.
„Wir möchten so viel wie möglich automatisieren, um manuelle Arbeit zu reduzieren. Die flexible API und die Integrationen von Jotform sind für uns deshalb ein großer Vorteil“, sagt Thangada.
Aus Sicht dieser Ärztin kann Jotform typische Begleiterscheinungen einer neuen Praxisgründung abfedern. „Ich würde Jotform auf jeden Fall empfehlen“, sagt Thangada. „Jotform unterstützt die HIPAA-Compliance und erleichtert Arbeitsabläufe und Integrationen. Jotform in die eigene Praxis einzubinden, versteht sich eigentlich von selbst.“
Kommentar abschicken: