Fallstudie Lipscomb University: Wie die Lipscomb University zu einem Jotform-Campus wurde

Die Lipscomb University in Tennessee hat sich einen hervorragenden Ruf erarbeitet. 2025 schaffte sie es auf die Liste der Top Colleges Amerikas von Forbes – nur eine von vielen Auszeichnungen.

Noch vor Kurzem liefen allerdings viele wichtige Abläufe über Papierformulare, zahllose E-Mails und manuelle Übergaben. Das Ergebnis: verlegte Unterlagen, kaum Überblick über laufende Aufgaben, fehleranfällige Datenübertragungen von Hand und insgesamt wenig Effizienz. Für einen Campus mit über 200 Studiengängen und fast 5.000 Studierenden waren solche Prozesse auf Dauer nicht tragbar.

Als Abby Bell 2022 als Executive Assistant und Leiterin des akademischen Betriebs an die Universität kam, suchte sie nach Wegen, die Verwaltung zu modernisieren. Sie stieß auf Jotform und begann sofort, mit Automatisierung zu experimentieren – zunächst bei einem zeitraubenden Einstellungsprozess für Lehrbeauftragte.

Mit den Automatisierungsfunktionen des Programms richtete Bell Jotform Workflows ein, die Formulare automatisch an Dekane, Fachbereichsleiter und andere Prüfer weiterleiten. Die eingereichten Daten lassen sich leicht einsehen und auswerten, und die Jotform-Integrationen senden sie automatisch an externe Cloud-Anbieter. Das macht die manuelle Dateneingabe überflüssig, verbessert die Datenqualität und gibt fast 300 Vollzeit-Lehrkräften Zugriff auf wichtige Informationen.

Allein ein einziger Workflow automatisiert 80 Prozent der nötigen Aufgaben. Inzwischen hat Lipscomb mehr als 100 automatisierte Workflows über den gesamten Campus verteilt. Bell nutzte außerdem einen Jotform AI Agent, um Wissenstests für über 700 Erstsemester zu unterstützen. Sie ist sogar überzeugt, dass Presentation Agents das Potenzial haben, die Bildung zu verändern.

„Ich liebe Jotform, und wir sind wirklich zu einem Jotform-Campus geworden. Viele unserer akademischen Prozesse und Abläufe – fast alles – sind auf Jotform umgezogen. Es ist unser wichtigstes Werkzeug im Büro des Provosts geworden und auch in anderen Bereichen auf dem Campus, etwa bei Veranstaltungen, im Wohnheimbetrieb und im Studentenleben“, sagt sie.

Case study results at a glance

80 % des Einstellungsprozesses für Lehrbeauftragte automatisiert

Früher war die Einstellung von Lehrbeauftragten an der Lipscomb University eine echte Belastung. Mit Jotform Workflows läuft sie heute fast vollständig automatisch.

117 Workflows sparen Zeit

Workflows, die Kommunikation, Datenübertragung, Benachrichtigungen und mehr automatisieren, sparen in allen Abteilungen der Universität Zeit.

752 Erstsemester lernen mit einem Jotform AI Presentation Agent

Ein Jotform AI Agent führt einen Wissenstest für Erstsemester durch – ein Blick in die Zukunft der KI in der Bildung.

„Das kostet mich Jahre meines Lebens“

Als Bell nach digitalen Lösungen suchte, um die Papierprozesse im Büro des Provosts abzulösen, drängte vor allem eine Sache: der Einstellungsprozess für Lehrbeauftragte musste besser werden.

„Ich habe anderthalb bis zweieinhalb Stunden gebraucht, um den Papierkram für die Einstellung eines einzigen Lehrbeauftragten durchzuarbeiten. Wir stellen rund 300 Lehrbeauftragte pro Jahr ein, das hat einfach zu viel Zeit gekostet.

Und das war ja nur eine Person. Beteiligt waren auch der Fachbereichsleiter und der Dekan, die die Einstellung veranlassten, und anschließend hat unser Büro die Verträge für Lehrbeauftragte und Lehrkräfte aufgesetzt. Damals war eine Stelle gerade unbesetzt, also habe ich meinen Job und gleichzeitig den von jemand anderem gemacht. Irgendwann dachte ich nur noch: ‚Das schaffe ich nicht. Ich muss eine Lösung finden. Das kostet mich Jahre meines Lebens.‘ Ich habe absurde Stunden gearbeitet, um alles unter einen Hut zu bekommen.“

Die Einstellung von Lehrbeauftragten war der erste Punkt, aber auch die vielen anderen Papierprozesse auf dem Campus sorgten für Probleme.

„Es gab einfach so viel Papier, und Dinge gingen verloren. Jemand sagte zum Beispiel: ‚Ich habe meine Assistentin mit fünf Dokumenten rübergeschickt, die unterschrieben werden mussten.‘ Und ich musste antworten: ‚Ich glaube nicht, dass die bei uns angekommen sind. Sind Sie sicher, dass Sie das wirklich gemacht haben?‘

Es sind also Dinge durchgerutscht, weil wir keine klare Möglichkeit hatten, nachzuvollziehen, was tatsächlich erledigt worden war.“

Was ich an Jotform am meisten liebe, ist der Workflow im Hintergrund. Das macht mir das Leben zehntausendmal leichter. Ich finde es großartig, dass ich die Übersicht der Einsendungen oder die Berichte öffnen und auf einen Blick sehen kann, wo gerade was steht. Ich kann den Posteingang öffnen und sehe sofort, wer ein Formular noch nicht unterschrieben hat. Das war wirklich enorm hilfreich.

Abby Bell, Executive Assistant und Leiterin des akademischen Betriebs, Lipscomb University

Auch die Freigabe von Veranstaltungen brauchte dringend eine Lösung. Das Veranstaltungsformular wurde auf Papier ausgefüllt oder per E-Mail verschickt, und die Einsendungen ließen sich kaum nachverfolgen. „Dinge gingen unter, weil sie nicht an einem Ort zusammenliefen“, sagt Bell.

„Ich wollte alles auf ein neues Niveau heben. Ich brauchte Abläufe, die insgesamt schlanker und effizienter waren. Und am Ende brauchte ich etwas, das ich relativ schnell einführen konnte.“

Der Weg zum Jotform-Campus

Bell meldete sich für ein kostenloses Jotform-Konto an und begann sofort, Onlineformulare zu erstellen. Weil Jotform so einfach zu bedienen ist und das Jotform-Team sie dabei unterstützte, bekam sie genau das hin, was ihr vorschwebte.

„Es ist so benutzerfreundlich und intuitiv“, sagt Bell. „Und immer wenn ich bei etwas Hilfe brauchte, hat der Jotform-Support mir schnell gezeigt, wie ich etwas beheben oder genau so umsetzen konnte, wie ich es mir vorgestellt hatte.“

Bell setzte sich für ein Jotform-Konto ein, das allen Lehrenden an der Lipscomb University zur Verfügung steht. Daraufhin wechselte die Universität zu Jotform Enterprise. Das bietet

• unbegrenzt viele Formulare und Assets 
• Team-Arbeitsbereiche 
• rollenbasierten Zugriff 
• ein sicheres, lokales Rechenzentrum für die Datenspeicherung 
• eine Admin-Konsole mit umfassendem Überblick über Nutzer, Formulare und mehr  

Mit einem skalierbaren Jotform-Konto an der Hand machte sich Bell daran, auch die übrigen Papierprozesse abzuschaffen.

„Ich habe mich mit dem Veranstaltungsteam getroffen und gesagt: ‚Hört mal, ihr müsst dieses Tool nutzen.‘ Die haben dann ganz schnell eine Reihe von Formularen entwickelt, die einen durch den Workflow führen. Zuerst muss man festlegen, worum es bei der Veranstaltung geht und ob es Redner gibt.

Dann: Brauchen wir eine Genehmigung, um die Veranstaltung an der Universität durchzuführen? Brauchen wir eine Freigabe, weil Sponsoring geplant ist? Wer muss davon erfahren, etwa im Marketing oder anderswo? Nachdem das Veranstaltungsteam angefangen hatte, zogen alle auf dem Campus nach. Heute ist Jotform bei fast allem im Spiel.“

Eingereichte Formulare gehen automatisch an die zuständigen Personen zur Freigabe, und sobald ein Schritt im Workflow abgeschlossen ist, verschickt das System automatisch E-Mail-Benachrichtigungen. Die Daten liegen sicher im Jotform-Enterprise-Konto der Lipscomb University und lassen sich mit Jotform Tabellen, dem Posteingang und dem Report Generator leicht einsehen und sortieren.

Die Bildung verändern mit Jotform KI

Vor Kurzem nutzte Bell den Jotform AI Presentation Agent, um einen Wissenstest für 752 Erstsemester an der Lipscomb University durchzuführen. Beeindruckt hat sie, wie gut der Presentation Agent die Studierenden einbindet und sich auf deren Wissensstand einstellt.

„Das Coolste am Jotform AI Presentation Agent ist, dass er sich an den Nutzer anpasst. Ich konnte die Präsentation aufbauen und darin direkt Wissenstests einbauen, um sicherzugehen, dass die Studierenden den Stoff verstanden haben.

Wenn etwas zu leicht war, kann der Presentation Agent das Lernen schrittweise aufbauen. Die Lernenden können sagen: ‚Das habe ich verstanden. Kannst du weiterspringen?‘ Oder: ‚Kannst du mir mehr zu diesem oder jenem Punkt erklären?‘ Er funktioniert wirklich wie ein Tutor und bringt den Studierenden genau das bei, was sie gerade brauchen.“

Darüber hinaus setzt die Lipscomb University mehrere KI Assistenten ein, um häufige Fragen zu beantworten und den Lehrenden so noch mehr Zeit zu sparen. Bell steht an vorderster Front, wenn es um den Einsatz von KI in der Bildung geht, und freut sich auf das, was noch kommt.

„Ich habe gerade einen Vortrag auf einer Konferenz zum Thema ‚Lehren mit KI‘ gehalten und dort den Jotform AI Presentation Agent vorgestellt. Ich halte den Presentation Agent wirklich für etwas Besonderes. Ich bin überzeugt, dass er die Bildung verändern wird, vor allem das asynchrone Lernen.“

„Was ich an Jotform am meisten liebe, ist der Workflow im Hintergrund. Das macht mir das Leben zehntausendmal leichter. Ich finde es großartig, dass ich die Übersicht der Einsendungen oder die Berichte öffnen und auf einen Blick sehen kann, wo gerade was steht. Ich kann den Posteingang öffnen und sehe sofort, wer ein Formular noch nicht unterschrieben hat. Das war wirklich enorm hilfreich.“

Es ist so benutzerfreundlich und intuitiv. Und immer wenn ich bei etwas Hilfe brauchte, hat der Jotform-Support mir schnell gezeigt, wie ich etwas beheben oder genau so umsetzen konnte, wie ich es mir vorgestellt hatte.

Abby Bell, Executive Assistant und Leiterin des akademischen Betriebs, Lipscomb University

Vor Kurzem hat die Lipscomb University einen Workflow eingeführt, um die Anträge für die Verbeamtung auf Lebenszeit und für Beförderungen zu vereinfachen. Solche Anträge können ziemlich aufwendig sein, und Bell dankt es Jotform, dass es hier für Entlastung sorgt.

„Für mich ist das eine echte Erleichterung, weil ich sehen kann, wessen Anträge fertig sind. Wir bauen immer weiter auf verschiedenen Workflows auf und haben richtig schöne neue Wege gefunden, Jotform zu nutzen.“

Die Lipscomb University setzt außerdem auf andere beliebte EdTech-Tools, darunter Google Workspace. Mit der Google-Integration von Jotform kann Bell Daten sofort auf das Google Drive der Universität übertragen. Diese Integration macht die manuelle Dateneingabe überflüssig, spart Zeit und verbessert die Datenqualität. 

„Alles ist da. Ich muss nichts hin- und herschieben. Alles, was ich brauche, ist an einem Ort. Dass ich Dinge direkt in ein Google Drive legen kann, ist einfach fantastisch.“

In nur wenigen Jahren haben Bell und ihre Kollegen mehr als 100 automatisierte Workflows aufgebaut. Jeder einzelne senkt den Verwaltungsaufwand – so auch Bells Workflow für die Einstellung von Lehrbeauftragten, der die Arbeit für diesen Prozess um 80 Prozent reduziert hat.

Jotform für alles nutzen

Was bei Bell früher den Umfang eines Vollzeitjobs hatte, die Einstellung von Lehrbeauftragten, dauert heute nur noch einen Bruchteil der Zeit.

„Für die Kollegin, deren Job das ist, hat sich dadurch enorm viel aufgetan. Ich würde sagen, vielleicht 15 bis 20 Prozent ihrer Arbeit sind noch die Sache mit den Lehrbeauftragten, und 80 Prozent gehen in andere Dinge, die wir an der Universität wirklich brauchen. Sie ist unsere Analystin, also wertet sie Daten zur Arbeitsbelastung aus, kümmert sich um Budgets und vieles mehr. Das war ein echter Wendepunkt.“

Wir sind wirklich zu einem Jotform-Campus geworden. Viele unserer akademischen Prozesse und Workflows, eigentlich fast alles, sind zu Jotform umgezogen. Es ist unser wichtigstes Werkzeug im Büro des Provosts geworden und in vielen anderen Bereichen auf dem Campus, etwa bei Veranstaltungen, im Wohnheimbetrieb und im studentischen Leben.

Abby Bell, Executive Assistant und Leiterin des akademischen Betriebs, Lipscomb University

Und das ist nur ein einziger Workflow. Wie viele sind an der Lipscomb University also insgesamt im Einsatz? Die Antwort lieferte die Admin-Konsole von Jotform Enterprise.

„Laut den Daten, die ich über die Admin-Analyseplattform einsehen kann – was übrigens fantastisch ist –, haben wir 117 Workflows und 249 Formulare“, sagt Bell. „Fast alle unsere Formulare hängen an einem Workflow.“

Wichtige Arbeit wird nicht nur schneller erledigt, sondern auch besser. Kein Papierkram geht mehr verloren, und unklare Freigaben gehören der Vergangenheit an. Die Lehrenden sehen in Echtzeit, an welchem Punkt ein Prozess gerade steht. Daten werden einmal erfasst und zentral gespeichert, sodass sie auf dem ganzen Campus weiterverwendet werden können.

„Wie viel Zeit wir sparen, ist beachtlich. Außerdem haben wir bessere Daten, denn früher mussten wir diese Formulare einsammeln und die Angaben dann von Hand aus einem Blatt Papier in eine Tabelle übertragen. Wir nutzen es wirklich für alles.“

Die Verwaltung ist das Rückgrat jeder Bildungseinrichtung. In nur wenigen Jahren hat die Lipscomb University ihre Prozesse mit Jotform Enterprise deutlich verbessert. Bell und ihre Kollegen können diese Workflows ohne Unterstützung des technischen Teams aufbauen und so schnell flexible Lösungen bereitstellen.

„Ich weiß, wie hilfreich Jotform für uns war“, sagt Bell. „Es ist so benutzerfreundlich. Ich kann gar nicht genug betonen, wie wunderbar es ist.“

Mit Jotform mehr schaffen

Bell hat gezeigt, dass eine einzige Lehrkraft an der Spitze genügt, um Abläufe in großem Maßstab spürbar zu verbessern. Allein war sie dabei allerdings nicht. Der Jotform-Support war immer zur Stelle, wenn sie Unterstützung brauchte.

„Ihr Team hat uns bei Problemen und Fragen immer großartig geholfen, und das war wirklich eine echte Hilfe, um alles schlanker zu machen.“

Verlegte Papierformulare und holprige Workflows gehören an der Lipscomb University längst der Vergangenheit an, und die Universität fängt gerade erst an. Mit Jotform Enterprise gibt es keine Grenze dafür, wie viel Zeit sich sparen, wie viele Prozesse sich verbessern und wie vielen Studierenden sich helfen lässt, wenn Lehrende sich den lästigen Kleinkram sparen und sich auf das Wesentliche konzentrieren: die Studierenden auf eine erfolgreiche Zukunft vorzubereiten.