Microsoft Teams vs. Asana: Wofür sollten Sie sich entscheiden?

Damit ein Projekt erfolgreich ist, müssen alle Teammitglieder stets über den aktuellen Projektstatus im Bilde sein. Projekte, bei denen der Fortschritt regelmäßig überprüft wird, weisen eine um 30 Prozent höhere Erfolgsquote auf als solche, bei denen dies nicht der Fall ist. Ein guter Informationsaustausch hängt oft von den Werkzeugen ab, die das Team nutzt – die Wahl der richtigen Projektmanagement-Software ist daher eine wichtige Entscheidung.

Zwei beliebte Optionen für Projektmanagement-Software sind Microsoft Teams und Asana. Obwohl diese Tools unterschiedliche Ansätze für das Projektmanagement verfolgen, helfen sie Teams dabei, aufeinander abgestimmt zu bleiben, effektiver zu kommunizieren und die Projektarbeit ohne Unklarheiten zu koordinieren.

Obwohl sich Microsoft Teams und Asana in vielerlei Hinsicht unterscheiden, bieten sie Unternehmensteams zudem grundlegende, einander ergänzende Funktionen. Teams konzentriert sich auf Kommunikation und Zusammenarbeit, während Asana für Organisation und Nachverfolgung zuständig ist.

Manche Unternehmen benötigen jedoch möglicherweise nicht beide Tools oder möchten nicht in beide investieren. Deshalb werfen wir einen detaillierten Blick auf den Vergleich zwischen Asana und Microsoft Teams – inklusive Preisen, Funktionen und Anwendungsfällen –, damit Sie fundiert die richtige Lösung für Ihr Team auswählen können.

	Microsoft Teams	Asana
Who should use it?	Teams in need of chat, video calls, and conferencing capabilities	Teams in need of project, task, and workflow management tools
Integration capabilities	Extensive integrations with the Microsoft 365 ecosystem, including apps and bots	Strong integration base with popular tools such as Slack, Zoom, and Google Drive
Customer support	In-app help center, live chat, phone, and agent support for business users	Help center, in-app chatbot, tickets, and community forum
Free plan	Free plan for individuals; includes limited chat, call, and collaboration features	Free plan available; includes limited users and basic management features
Pricing	Paid plans ranging from $4 to $12.50 per user, per month when billed annually	Paid plans ranging from $10.99 to $24.99 per user, per month when billed annually

Was ist Microsoft Teams?

Microsoft Teams ist eine interne extend Kommunikationsplattform, die in der Microsoft 365-Suite enthalten ist. Sie bietet Kommunikations- und kollaborationsorientierte Funktionen wie zum Beispiel

• Videokonferenzen
• Chat Nachrichten
• Audioanrufe
• Dateizusammenarbeit innerhalb der App
• Aufzeichnungen von Teambesprechungen
• Cloud-Speicher

Unternehmen nutzen Microsoft Teams häufig, um die Projektkoordination, die interne Abstimmung sowie die Kommunikation mit Kunden zu unterstützen. Als teil der Microsoft-Suite ist es zudem eine beliebte Wahl für Organisationen, die eine Integration mit anderen Microsoft-Tools wünschen, die sie bereits einsetzen.

Was sind die besonderen Merkmale von Microsoft Teams?

Im Vergleich zu Asana bietet Microsoft Teams eine spezifische Auswahl an Funktionen und Vorteilen, die Unternehmen im Rahmen ihres Technologie-Stacks nutzen können. Zu diesen Funktionen gehören unter anderem:

• Integrationsmöglichkeiten: Im Vergleich zu Asana bietet Microsoft Teams Zugriff auf mehr als zehnmal so viele native Integrationen. Dank der Anbindung an den Microsoft Marketplace lässt sich Teams mit über 3.000 Tools von Drittanbietern verknüpfen – darunter Lösungen für Projektmanagement und Content-Management-Systeme.
• Integrierte Videokonferenzen: Einer der wesentlichen Vorteile von Microsoft Teams gegenüber Asana ist die Möglichkeit, Online-Videokonferenzen durchzuführen. Diese Kernfunktion ermöglicht es Teams, unabhängig von ihrem jeweiligen Standort in Echtzeit persönlich miteinander zu kommunizieren. Zudem umfasst sie ergänzende Funktionen wie Aufzeichnungen und Live-Übersetzungen.
• Kanäle für strukturierte Kommunikation: Nicht jedes Teammitglied muss an jeder Unterhaltung beteiligt sein. Mit Microsoft Teams lassen sich interne Chats in speziellen Kanälen organisieren – so bleiben die relevanten Personen stets auf dem Laufenden, ohne dass alle anderen überlastet werden.
• Integrierte Telefoniefunktionen: Um die Kommunikationsmöglichkeiten abzurunden, bietet Microsoft Teams auch Audioanrufe zwischen Teammitgliedern und Kunden an. Zudem steht mit „Teams Phone“ eine Erweiterung zur Verfügung, die eine separate Telefon-App oder einen Festnetzanschluss durch einen nativ integrierten, cloudbasierten Telefondienst ersetzt.

Diese Funktionen machen Microsoft Teams zu einer idealen Lösung für Unternehmen, die bei der Projektverwaltung vor Herausforderungen im Bereich der internen Kommunikation stehen – ebenso wie für Teams, die bereits innerhalb des Microsoft 365-Ökosystems arbeiten. Mithilfe dieser Tools kann Ihr Team die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit verbessern und bewährte Methoden der Teamarbeit – etwa regelmäßige persönliche Abstimmungsgespräche – besser umsetzen.

Integration von Jotform und Microsoft Teams

Microsoft Teams mag für sich genommen ein leistungsstarkes Kommunikationstool sein, aber Sie können noch mehr Nutzen daraus ziehen, indem Sie automatisierte Lösungen wie Jotform integrieren. Mit der Integration von Jotform und Microsoft Teams kann Ihr Team automatisch Direkt- oder Kanalnachrichten generieren oder Kalenderereignisse erstellen, wenn eine neue Formularübermittlung eingeht. Sie können diese Automatisierungen auch auslösen, wenn ein Dokument mit Jotform Sign elektronisch signiert wird.

Durch die Kombination dieser beiden Tools lassen sich Aktionen wie die folgenden optimieren:

• Eine Nachricht an den Standardkanal senden
• Eine Nachricht an den privaten Kanal senden
• Eine Chat-Nachricht senden
• Ein Meeting erstellen

Für Unternehmen, die auf Online-Formulare angewiesen sind und eine effiziente Möglichkeit zur Kommunikation mit ihrem Team suchen, ist diese I ein unverzichtbarer Bestandteil ihres Technologie-Stacks.

Was ist Asana?

Asana ist eine Projektmanagement-Plattform, die Teams dabei unterstützt, Projekte zu planen, Aufgaben zuzuweisen und den Fortschritt in einem zentralen Arbeitsbereich nachzuverfolgen. Sie verringert die Notwendigkeit, sich zur Organisation auf E-Mails und Tabellenkalkulationen zu verlassen, und unterstützt gängige geschäftliche Anforderungen, wie zum Beispiel:

• Strategische Planung
• Projektannahme
• Zielmanagement
• Ressourcenplanung
• Produkteinführungen

Mit Asana kann Ihr Team den Projektfortschritt visuell nachverfolgen, während die Arbeit von einer Phase zur nächsten übergeht, erledigte Aufgaben abhaken und Kommentare hinterlassen, die von anderen Teammitgliedern eingesehen werden können.

Was sind die besonderen Merkmale von Asana?

Die Funktionen von Asana unterscheiden sich aufgrund des Fokus auf Projektmanagement deutlich von denen von Microsoft Teams. Beide Tools helfen Teams zwar, organisiert zu bleiben, Asana bietet jedoch durch Funktionen wie … einen direkteren, praxisorientierten Ansatz.

• Projektvisualisierung: Asana ermöglicht es Ihnen, Ihre Projekte in übersichtlichen Formaten darzustellen – etwa als Kanban-Boards, Listen, Zeitpläne oder Kalender. Durch die Bündelung des Projektmanagements auf einer einzigen Plattform werden die Planung und Nachverfolgung von Aufgaben effizienter.
• Aufgabenabhängigkeiten: Asana trägt dazu bei, dass wichtige Aufgaben in der richtigen Reihenfolge erledigt werden, indem es Teams ermöglicht, innerhalb von Projektabläufen Abhängigkeiten festzulegen. Dies erleichtert es, potenzielle Hindernisse zu erkennen und Teammitglieder für ihre Arbeit in die Verantwortung zu nehmen.
• Workflow-Automatisierung: Die Plattorm umfasst Automatisierungstools, die die Anzahl manueller Arbeitsschritte – und den damit verbundenen Ärger – verringern, um Projektinformationen stets auf dem neuesten Stand zu halten und einen reibungslosen Arbeitsablauf zu gewährleisten.
• Arbeitslastmanagement: Es ist wichtig zu wissen, wie viel Zeit jedes Teammitglied für jede Aufgabe aufwendet. Die Projektzeitmanagement-Tools von Asana, einschließlich der Zeiterfassung, helfen Teams, die Ressourcenzuweisung zu verstehen, Arbeitslasten auszugleichen, das Burnout-Risiko zu reduzieren und fundierte Planungsentscheidungen zu treffen.
• Kommunikation auf Aufgabenebene: Teammitglieder können Kommentare direkt auf den Aufgabenseiten hinterlassen. So entfällt die Suche nach einer verstreuten Nachricht, die möglicherweise wichtige Projektinformationen enthält. Auf diese Weise bleiben Aktualisierungen und Beiträge stets mit der zugehörigen Arbeit verknüpft, was dazu beiträgt, Kommunikationsengpässe zu verringern.
• Zeitplan- und Planungstools: Die Zeitansichten von Asana helfen Teams dabei, den Projektumfang, die einzelnen Phasen sowie Fristen im Kontext ihrer Zeitpläne zu visualisieren. Durch die Bereitstellung von Projektinformationen in diesem Format lassen sich Prioritäten leichter erfassen, vorausschauend planen und Projekte zielgerichtet voranbringen.

Diese Funktionen machen Asana zu einer idealen Lösung für Unternehmen, die eher Visualisierungs- und Nachverfolgungstools benötigen als Funktionen, die auf Kommunikation ausgerichtet sind. Indem Asana Projektinformationen in einem zentralen Arbeitsbereich zusammenführt, unterstützt es Teams dabei, den Überblick zu behalten, und beugt Unklarheiten darüber vor, was wann zu erledigen ist.

Jotform + Asana-Integration

Dank Hunderten von Integrationen geht Asana weit über seine ohnehin schon beeindruckenden Projektmanagement-Funktionen hinaus. Eine Lösung, die besonders dazu beitragen kann, Ihre Effizienz zu steigern, ist die Integration von Jotform und Asana.

Durch die Verknüpfung benutzerdefinierter Online-Formulare mit Asana lassen sich Formulareingaben sowie zugehörige Dateien automatisch in Asana-Aufgaben übertragen – das verringert Fehler, die bei einer manuellen Datenübertragung entstehen können.

Durch die Integration von Jotform und Asana können Sie

• Aufgaben zu bestehenden Projekten hinzufügen.
• Aufgaben mit Kommentaren versehen.
• Neue Projekte erstellen.
• Abschnitte erstellen.

Sie können in Asana auch Formulare erstellen, indem Sie es mit Ihrem Jotform-Konto verbinden. Dadurch können Sie die über 20.000 kostenlosen Formularvorlagen von Jotform sowie die Drag-and-Drop Funktionalität des Jotform Formular Generator nutzen.

Microsoft Teams vs. Asana: Was ist das Richtige für dich?

Sowohl Microsoft Teams als auch Asana können Unternehmen dabei unterstützen, ihre Projektmanagementprozesse zu verbessern. Die richtige Wahl hängt jedoch von den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens ab.

Wenn Sie eine Plattform suchen, die auf Zusammenarbeit und Kommunikation ausgerichtet ist – ohne dass zusätzliche Projektmanagement-Tools erforderlich sind –, dann dürfte Microsoft Teams gut in Ihren Technologie-Stack passen. Benötigen Sie hingegen eine umfassendere Projektmanagement-Lösung für die Planung, Nachverfolgung und Abstimmung im Team, ist Asana die beste Wahl.

Um besser zu verstehen, wie diese Tools im Vergleich zueinander abschneiden, betrachten wir sie nebeneinander anhand verschiedener zentraler Kategorien. Von der Sicherheit bis hin zur Datenspeicherung – die folgenden Aspekte spielen für Unternehmen bei der Bewertung digitaler Lösungen häufig eine entscheidende Rolle.

Um Ihren Entscheidungsprozess zu vereinfachen, schauen wir uns an, wie die Funktionen von Asana und Microsoft Teams im direkten Vergleich abschneiden.

Sicherheit

Sowohl Microsoft Teams als auch Asana bieten leistungsstarke Sicherheitsfunktionen zum Schutz der Daten Ihres Teams. Microsoft Teams könnte jedoch für Unternehmen, die unternehmensweite Sicherheitskontrollen benötigen, einen Vorteil bieten – dank seiner Integration in das Microsoft 365-Ökosystem.

Microsoft Teams bietet Zugriff auf erweiterte Sicherheitsfunktionen, die Ihre gesamte 365-Umgebung schützen, wie zum Beispiel

• Verhinderung von Datenverlust
• Informationsbarrieren
• Überwachung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften mit Microsoft Purview

Obwohl Asana keine Sicherheitskontrollen für Ihr gesamtes Datenökosystem bereitstellt, bietet es erweiterte Funktionen, die die Daten innerhalb Ihres Projektmanagementsystems schützen – darunter:

• Rollenbasierte Zugriffskontrollen
• Sichere Bereitstellung

Durch die Kombination dieser Tools mit den allgemeinen Datenschutzfunktionen, über die diese Plattformen verfügen, können Sie Ihre Daten – seien es aufgabenbezogene Informationen oder Ihre gesamte interne datenbank – vor neugierigen Blicken schützen.

Kundensupport

Sowohl Asana als auch Microsoft Teams bieten verschiedene Support-Optionen, doch die Erfahrung unterscheidet sich je nach gewählter Plattform. Der Support für Microsoft Teams ist direkt in das allgemeine Microsoft-Support-Ökosystem eingebunden, das einige zentrale Ressourcen umfasst, die allen Nutzern zur Verfügung stehen:

• Microsoft-Hilfe- und Lernportal
• Gemeinschaftsgremien
• Selbsthilfe-Ressourcen

Zahlende Microsoft-Kunden können auf zusätzliche Support-Tools zugreifen, wie zum Beispiel

• Online-Ticketing und Portal ausschließlich für Administratoren
• Telefon-Support

Das Supportmodell von Asana ist stärker an die Tarifstufen gebunden, wobei einige wichtige Supportfunktionen nur bei kostenpflichtigen Plänen verfügbar sind. Benutzer des kostenlosen Plans können auf das Asana Help Center und das Asana Community Forum zugreifen, die Self-Service-Ressourcen zur Fehlerbehebung bieten.

Kostenpflichtige Abonnements schalten zusätzliche Funktionen frei, wie zum Beispiel

• Direktes E-Mail-Ticketing
• Spezifische Service-Level-Vereinbarungen
• Zugang zur Asana Academy, zu Webinaren und Onboarding-Ressourcen

Für Unternehmenskunden bietet Asana den zusätzlichen Vorteil eines festen Customer Success Managers sowie Zugang zu maßgeschneiderten Schulungen. Diese Ressourcen erfordern jedoch eine deutlich höhere Investition als die Tarife der niedrigeren Stufen.

Wenn Sie eine direktere, persönlichere Unterstützung bevorzugen, ist Asana möglicherweise die beste Wahl für Sie. Sind Sie hingegen ein eigenverantwortlicher, in der Community aktiver Nutzer, könnten die umfangreichen Ressourcen von Microsoft besser zu Ihrer Arbeitsweise passen.

Integrationsmöglichkeiten

Microsoft Teams hat gegenüber Asana einen klaren Vorteil, was die Anzahl der verfügbaren Integrationen betrifft. Über den Microsoft Marketplace können Teams-Nutzer auf Tausende von Drittanbieter-Apps zugreifen. Diese Integrationen reichen von KI bis hin zum Aufgabenmanagement und umfassen beliebte Optionen wie

• Dropbox
• Canva
• monday.com
• YouTube
• Adobe Acrobat

Auch wenn Asana möglicherweise nicht so viele Integrationen bietet wie Microsoft Teams, lässt es sich dennoch mit einer Reihe gängiger Business-Tools verknüpfen, darunter

• ChatGPT
• Salesforce
• Google Workspace
• Zapier

Es ist zudem wichtig zu erwähnen, dass sich Asana und Microsoft Teams ineinander integrieren lassen. Falls Sie also in Erwägung ziehen, beide Tools zu nutzen, können Sie deren Vorteile problemlos in einem einzigen, automatisierten Arbeitsablauf miteinander verbinden.

Anpassung und Automatisierung

Asana und Microsoft Teams bieten beide Funktionen zur Anpassung und Automatisierung, gehen bei der Umsetzung dieser Möglichkeiten jedoch unterschiedlich vor.

Microsoft Teams ermöglicht es beispielsweise, den Arbeitsbereich individuell anzupassen – etwa durch das Erstellen eigener Kanäle und die Bereitstellung von Zugriffen auf Integrationen –, was die Art und Weise, wie Sie innerhalb der Teams-Umgebung arbeiten, verändern kann. Diese Anpassungsmöglichkeiten sind zwar nützlich, aber in ihrem Umfang begrenzt.

Asana bietet durch konfigurierbare Ansichten, Aufgaben und Vorlagen tiefgreifendere Anpassungsmöglichkeiten. Da die Benutzeroberfläche komplexer gestaltet ist, ist es nur folgerichtig, dass das System ein breiteres Spektrum an Individualisierungsoptionen bereithält.

Asana macht die Automatisierung zudem unkomplizierter als Microsoft Teams – dank eines integrierten, visuellen „No-Code“-Workflows-Editors. Mit diesem Tool lassen sich Automatisierungen für bestimmte Aufgabenaktionen innerhalb weniger Minuten erstellen und auslösen.

Microsoft Teams unterstützt zudem leistungsstarke Automatisierungsfunktionen; die entsprechenden Automatisierungs-Workflows müssen jedoch in Power Automate erstellt werden – einem separaten Tool, das in Microsoft 365 enthalten ist. Während Power Automate so konzipiert ist, dass es sich für grundlegende Automatisierungen leicht erlernen lässt, können für komplexere Funktionen zusätzliche technische Fachkenntnisse erforderlich sein.

Lagerung

Microsoft Teams und Asana bieten unterschiedliche Möglichkeiten zur Dateispeicherung. Zu den wesentlichen Unterschieden zählen Speicherkapazitätsgrenzen, Beschränkungen der Dateigröße sowie der Speicherort der Dateien.

Obwohl Asana innerhalb seines Projektmanagementsystems unbegrenzten Dateispeicher bietet, ist dieser Speicherplatz für Aufgabenanhänge, Bilder und kleinere Dokumente ausgelegt. Dateiuploads sind auf 100 MB begrenzt, was die Möglichkeiten einschränkt. Bei größeren Dateien verlinken Asana-Nutzer daher in der Regel auf Inhalte, die in externen Systemen wie Google Drive oder SharePoint gespeichert sind.

Microsoft Teams nutzt das Microsoft 365-Ökosystem, um integrierten Cloud-Speicher bereitzustellen. Je nach gewähltem kostenpflichtigen Tarif bietet Teams entweder 10 GB oder 1 TB Cloud-Speicher. Ihre Dateien werden jedoch in SharePoint oder OneDrive gespeichert – nicht direkt in der Teams-App selbst.

Dank seiner Cloud-Speicherfunktionen unterstützt Microsoft Teams das Hochladen deutlich größerer Dateien als Asana. Nutzer können Dateien mit einer Größe von bis zu 250 GB hochladen – damit ist die Plattform besser für die Speicherung umfangreicher Videodateien, Präsentationen und anderer großer Datenbestände geeignet.

Sowohl Asana als auch Microsoft Teams können maßgeblich dazu beitragen, das Projektmanagement Ihres Teams auf ein neues Niveau zu heben – sei es durch praktische Tools oder eine verbesserte Kommunikation. Bedenken Sie bei Ihrer Entscheidung, dass beide Lösungen durch die Integration von Jotform noch leistungsfähiger werden: Sie ermöglicht formularbasierte Automatisierungen, die Ihre operativen Arbeitsabläufe effizienter gestalten.