Form Approvals Preise und Tarife: Lohnt es sich in 2026?

Form Approvals verwandelt Ihre Google Forms in einen einfachen und effizienten Workflow. Das Add-on nimmt Ihr Formular, ermöglicht die Zuweisung von Rollen und leitet es an die entsprechenden Personen weiter. Empfänger können genehmigen, Maßnahmen ergreifen oder einfach eine Kopie der Ergebnisse erhalten.

Das ist ideal für alltägliche Situationen am Arbeitsplatz, wie etwa eine IT-Supportanfrage oder eine Reisekostenerstattung. Angenommen, Sie benötigen Zugang zur neuen Buchhaltungsplattform Ihres Unternehmens. Sie könnten das entsprechende Google-Formular ausfüllen und auf „Senden” klicken. Form Approvals würde das Formular an die IT-Abteilung weiterleiten, wo es geprüft, Ihr Zugang genehmigt und der Vorgang als abgeschlossen markiert wird. Sie erhalten eine Benachrichtigung, dass alles eingerichtet ist, und können die Plattform sofort nutzen.

Betrachten Sie Form Approvals als automatisierten Vermittler. Es hilft Ihnen, einen Genehmigungs-Workflow für Google Forms zu erstellen, indem es einige manuelle Aufgaben eliminiert. Aber lohnt sich Form Approvals wirklich?

Das ist eine Frage, die nur Sie (oder Ihr Unternehmen) beantworten können. Das Tool bietet zwar einen kostenlosen Tarif, doch für die besten Funktionen müssen Sie auf einen kostenpflichtigen Tarif upgraden. Hier ist ein kurzer Überblick über die Form Approvals Preise, bevor wir uns die einzelnen Tarife genauer ansehen.

Im Folgenden finden Sie einen ausführlichen Überblick über die verfügbaren Form Approvals Tarife, damit Sie entscheiden können, welcher der richtige für Sie ist (oder ob es an der Zeit ist, eine völlig andere Lösung wie Jotform in Betracht zu ziehen).

1. Kostenloser Tarif (Free)

Enthaltene Hauptfunktionen:

• Unterstützung für einen Administrator sowie unbegrenzte Antragsteller und Genehmiger
• Rollenbasierte Workflows, die Formulare an den zuständigen Genehmiger und weitere Empfänger weiterleiten
• Bis zu 20 Formularantworten pro Monat

Fehlende Hauptfunktionen:

• Kein Zugang zum Kalender-Add-on
• Kein Support außer grundlegender Wartung

Der kostenlose Tarif von Form Approvals ist für Gelegenheitsnutzer gedacht, die nicht regelmäßig einen Genehmigungs-Workflow für Google Forms verwenden. Kleine Start-ups, inhabergeführte Betriebe und Unternehmen, die in der Regel auf andere Quellen als Google Forms setzen, sind mit diesem Tarif gut bedient.

Ein offensichtlicher Vorteil ist, dass dieser Tarif – nun ja – kostenlos ist. Und das nicht nur für einen Testzeitraum, sondern für immer. Sie können diesen Tarif so lange nutzen, wie Sie möchten, solange Sie ein einzelner Administrator sind und weniger als 20 Formularantworten pro Monat erhalten.

Mit dem kostenlosen Tarif erhalten Sie Zugang zum vollständigen Form Approvals Dashboard. Sie können rollenbasierte Workflows einrichten, Unterschriften erfassen und Formulardaten in Google Sheets integrieren. Es gibt keine Begrenzung für die Anzahl der Antragsteller oder Genehmiger, sodass Sie Formulare mit beliebig vielen Personen teilen können. 

2. Individual-Tarif

Enthaltene Hauptfunktionen:

• Unterstützung für einen Administrator sowie unbegrenzte Antragsteller und Genehmiger
• Bis zu 100 Formularantworten pro Monat
• Erweiterter E-Mail-Support bei technischen Problemen

Fehlende Hauptfunktionen:

• Automatische Erinnerungen, die Genehmiger und andere auf ausstehende Formulare oder Aktionen hinweisen
• Authentifizierungstools, die die Identität eines Empfängers beim Absenden eines Formulars verifizieren

Der Individual-Tarif von Form Approvals erhöht die Anzahl der Formularantworten, die Sie pro Monat erhalten können. Statt 20 stehen Ihnen 100 zur Verfügung. Das ist ideal, wenn Sie Google Forms regelmäßig in Ihrem Unternehmen nutzen oder wenn Sie verschiedene Formulare haben, die von Mitarbeitern oder anderen Personen ausgefüllt werden.

Wie beim kostenlosen Tarif können Sie rollenbasierte und mehrstufige Workflows einrichten. So steuern Sie, wohin das Formular geleitet wird und wer Maßnahmen ergreifen kann. Der Administrator hat Zugang zum vollständigen Dashboard, in dem offene und abgeschlossene Formulare nachverfolgt werden können, um sicherzustellen, dass sie die nötige Aufmerksamkeit erhalten. Ebenfalls enthalten ist die Möglichkeit, Unterschriften zu erfassen und Formulardaten in Google Sheets zu integrieren.

Neben der höheren Anzahl an Formularantworten profitieren Sie auch von erweitertem Support. Wenn Sie ein Problem mit einem Workflow haben, wenden Sie sich einfach an Form Approvals, und Sie erhalten innerhalb von 12–24 Stunden eine Antwort. Außerdem erhalten Sie das Kalender-Add-on, mit dem Sie ein Ereignis an ein bestimmtes Google-Formular knüpfen können.

Weitere optionale Add-ons umfassen E-Mail über die Form-Approvals-Domain. Das ist hilfreich, wenn Sie kein unterstütztes Gmail-Konto haben. Form Approvals sendet Benachrichtigungen über seine eigene Domain, sodass alle Personen, die über das Formular informiert werden müssen, eine Benachrichtigung erhalten. Außerdem können Sie Premium-Support gegen Aufpreis hinzubuchen.

3. Team-Tarif

Enthaltene Hauptfunktionen:

• Unterstützung für unbegrenzte Administratoren, Antragsteller und Genehmiger
• Bis zu 1.000 Formularantworten pro Monat, höhere Limits sind gegen Aufpreis verfügbar
• Erweiterte Empfängerverfolgung sowie automatische Erinnerungen

Fehlende Hauptfunktionen:

• Keine Integrationen mit anderen unterstützenden Tools wie Datenbanken oder CRM-Plattformen (Customer Relationship Management)
• Keine Möglichkeit, einen Stellvertreter als Genehmiger zu benennen – was wichtig ist, wenn jemand abwesend ist oder das Unternehmen verlässt

Wenn Google Forms fest in Ihre Geschäftsabläufe integriert ist, sollten Sie den Team-Tarif von Form Approvals in Betracht ziehen. Er ist das Kraftpaket, das bis zu 1.000 Formularantworten unterstützt – mit unbegrenzten Admin-Benutzern, Antragstellern und Genehmigern.

Wie bei den anderen Tarifen erhalten Sie Zugang zu allen grundlegenden Tools. Dazu gehören ein Dashboard sowie die Möglichkeit, rollenbasierte und mehrstufige Workflows zu erstellen und Weiterleitungsbedingungen festzulegen. Wohin auch immer ein eingereichtes Formular Ihrer Meinung nach gehen sollte – Sie können definieren, wer es erhält, genehmigt oder eine andere Aktion ausführt.

Zusätzliche Funktionen umfassen eine Seite zur Empfängerverfolgung und Empfänger-Authentifizierung. Mit der Verfolgungsfunktion können Empfänger ihre offenen Formulare einsehen, die auf eine Aktion warten. Das reduziert den Bedarf an Nachfassaktionen durch Administratoren und Absender, da Empfänger einfach ihren Tracker öffnen können, um zu sehen, was noch aussteht. Das Authentifizierungstool ist wichtig für sensible Formulare, bei denen nur der Empfänger Zugang zu den Inhalten oder Aufgaben haben sollte. 

Ebenfalls hilfreich sind die automatischen Erinnerungen. Administratoren können festlegen, wann ein Genehmiger oder ein anderer Empfänger auf ein ausstehendes Formular hingewiesen wird – so wird verhindert, dass Formulare im Tagesgeschäft untergehen.

Optional können Sie Premium-Support (zusätzlich 10 $ pro Monat) und E-Mail über die Form-Approvals-Domain hinzubuchen. Und wenn Sie ein höheres Limit für Einreichungen benötigen, ist auch das gegen Aufpreis verfügbar. Die Preise für Form Approvals Add-ons richten sich nach der Anzahl der Administratoren in Ihrem Tarif.

Lohnt sich die Bezahlung von Form Approvals?

Das kommt darauf an. Die Kosten für Form Approvals sind sinnvoll, wenn Sie das Produkt bereits eingerichtet haben und es ausschließlich für Genehmigungen benötigen. Es ist ein schlankes Tool, das Ihr Budget wahrscheinlich nicht sprengen wird – insbesondere wenn Sie den kostenlosen oder den Individual-Tarif nutzen. Aber die Preise für den Google-Forms-Genehmigungs-Workflow steigen deutlich, wenn Sie zum Team-Tarif wechseln.

Wenn Sie mehr aus Ihren Formularen herausholen möchten, ist es Zeit für ein Upgrade auf Jotform. Die Funktionen von Jotform sind umfangreich, und alle Tarife beinhalten Zugang zu Jotform Tabellen und Jotform Posteingang. Diese Produkte speichern Formulardaten und benachrichtigen Sie über Einreichungen. Darüber hinaus können Sie Ihre Formulare mit automatisierten Workflows, Zahlungsunterstützung und der Erfassung elektronischer Unterschriften erweitern – ganz ohne zusätzliche Kosten für ein Google-Forms-Genehmigungs-Add-on. 

Schrauben Sie keine Genehmigungs-Workflows an Google Forms – nutzen Sie stattdessen Jotform.

Bereit, Ihre Formulare zu Jotform zu migrieren?

Formulare zu Jotform migrieren

Sich auf Drittanbieter-Tools zu verlassen, um eine einfache Aufgabe zu erledigen, die ein Hauptprodukt nicht kann, ist ein Ansatz aus den 2010er-Jahren. Heute gibt es ein einziges Produkt, das Ihre gesamte Pipeline für Formularerstellung und Genehmigungen abdecken kann: Jotform.

Mit Jotform müssen Sie sich nicht um die Verwaltung eines Google-Formulars, eines Form-Approvals-Abonnements, einer verknüpften Google-Tabelle, eines Gmail-Kontos und eines Workflow-Administrator-Dashboards kümmern. Alles, was Sie brauchen, ist in der Jotform-Plattform enthalten. 

So funktioniert es: Sie erstellen zunächst Ihr erstes Datenerfassungsformular in Jotform. Dann bilden Sie den Prozess visuell ab. Sie legen fest, wer auf das Formular zugreifen und es einreichen kann und wer die Empfänger und Genehmiger sind. Mit Jotform können Sie Aufgaben zuweisen, eine Unterschrift oder Zahlung anfordern, PDFs generieren, automatische Benachrichtigungen senden und den Fortschritt jedes Formulars verfolgen – und das alles, ohne ein kostspieliges Genehmigungsprodukt zusätzlich zu Ihrem Formular hinzufügen zu müssen.

Mit Jotform erhalten Sie

• Jotform Workflows: Dies ist Ihr visueller No-Code-Drag-and-Drop-Workflow-Builder, mit dem Sie Ihren gesamten Freigabeprozess in wenigen Minuten abbilden können.
• Sofortiger Zugang zu Genehmigungs-Workflow-Vorlagen: Richten Sie sequenzielle, parallele, individuelle und Gruppengenehmigungen ein. 
• Formulare mit Unterstützung für bedingte Logik: Hier können Sie ein Formular gestalten, das basierend auf den Eingaben des Absenders entscheidet, was angezeigt wird. 
• Jotform Signatur: Mit diesem Tool können Sie PDFs in E-Signatur-Dokumente umwandeln und Unterschriften ohne Papierkram erfassen. 
• Jotform PDF Editor: Für die bedarfsgerechte PDF-Erstellung und -Bearbeitung. 
• Über 200 Workflow-Vorlagen: Verwandeln Sie komplizierte Prozesse wie Spesenerstattungen und Ticket-Eskalationen in einen optimierten Workflow.

Jotform enthält alle nativen Funktionen von Form Approvals, bietet aber weit mehr. Neben der Automatisierung des Genehmigungszyklus können Sie Jotform für Zahlungseinzüge, Nachfassaktionen, Aufgabenzuweisungen, E-Signaturen und vollständige End-to-End-Workflows nutzen. Sie können die Funktionalität sogar mit Jotform-Integrationen erweitern, darunter Google Sheets, Salesforce und Asana.

Wenn Sie Form Approvals mit Jotform vergleichen, sollten Sie Folgendes bedenken: Form Approvals ist die richtige Wahl, wenn Sie bereits Google Forms nutzen und eine einfache Genehmigungsebene hinzufügen möchten. Allerdings ist jeder Form-Approvals-Workflow stark abhängig von Google-Workspace-Komponenten, präzisen rollenbasierten Workflows und einem Drittanbieter-Add-on. Mit Jotform eliminieren Sie all diese Zusatzkomponenten zugunsten einer einzigen Plattform, die alles für Sie übernimmt.

Was kostet Jotform?

Jotform bietet fünf erschwingliche Tarife zur Auswahl. Hier ein Überblick über die Jahrespreise:

• Starter (kostenlos): Ein Benutzer, fünf Formulare und 100 Einreichungen 
• Bronze (34 $ pro Monat): Ein Benutzer, 25 Formulare und 1.000 Einreichungen
• Silver (39 $ pro Monat): Ein Benutzer, 50 Formulare und 2.500 Einreichungen
• Gold (99 $ pro Monat): Ein Benutzer, 100 Formulare und 10.000 Einreichungen
• Enterprise (individuelle Preisgestaltung): Mehrere Benutzer, unbegrenzte Formulare und unbegrenzte Einreichungen

Das Beste daran: Wenn Ihre Organisation eine Schule ist, können Sie unseren Bildungsrabatt nutzen. Dieser senkt den Preis der Bronze-, Silver- und Gold-Tarife um 50 Prozent. Wenn Sie sich also für den Bronze-Tarif anmelden, zahlen Sie 17 $ pro Monat statt 34 $.

Auch gemeinnützige Organisationen können sich für den Nonprofit-Rabatt qualifizieren. Dieser gewährt denselben 50-Prozent-Rabatt und bietet zusätzlich eine 30-prozentige Ermäßigung auf den Enterprise-Tarif. 

Wenn Sie bereits Google Forms nutzen, können Sie Ihre bestehenden Formulare in Sekundenschnelle zu Jotform migrieren. Wir haben ein Migrationstool, das den Umzug erleichtert, und Sie können die Formulare und Felder auswählen, die Sie übertragen möchten. Sie müssen sich keine Sorgen machen, ein Formular von Grund auf neu zu erstellen – verbinden Sie das Formular einfach mit einem visuellen Workflow, fügen Sie Genehmigungsbedingungen hinzu, weisen Sie Aufgaben zu und verfolgen Sie jeden Schritt über Ihr Jotform-Konto.

Bereit loszulegen? Melden Sie sich noch heute bei Jotform an und profitieren Sie von Formularen und Workflows, die kein Drittanbieter-Add-on erfordern.