Formstack vs. Google Forms (2026): Was ist besser für dich?

Die meisten Teams beginnen mit Google-Formularen. Sie sind direkt verfügbar, kostenlos und ermöglichen einen reibungslosen Ablauf bei internen Prozessen, wie etwa Urlaubsanträgen. Doch mit zunehmendem Wachstum stoßen Teams irgendwann an die Grenzen dessen, was Google-Formulare leisten können – und genau dann kommen meist Alternativen wie Formstack ins Spiel.

Formstack ist einen Blick wert, wenn Sie bedingte Logik, Zahlungsabwicklung oder die Einhaltung von Compliance-Vorgaben benötigen – insbesondere im Kontext von HIPAA. Da die Lösung jedoch recht kostspielig ist, dürfte sie sich – falls Sie sich für eine Anschaffung entscheiden – vor allem für einen kleinen Nutzerkreis lohnen, der den größten Mehrwert daraus zieht. Alle anderen können weiterhin kostenlos Google Formulare nutzen.

Was genau kann die jeweilige Plattform leisten? Welche Ihrer Teams benötigen möglicherweise ein Upgrade? Um diese Fragen zu klären, habe ich beide Plattformen über mehrere Tage hinweg getestet – und dabei einige überraschende Dinge festgestellt. Wenn Sie herausfinden möchten, ob Google Formulare ausreicht, ob sich ein Upgrade auf Formstack lohnt – oder ob Sie eine dritte Alternative wie Jotform in Betracht ziehen sollten –, dann hilft Ihnen der folgende Leitfaden bei der Entscheidung, was für Sie am sinnvollsten ist.

Bereit, Ihre Formulare zu Jotform zu verlagern?

Formulare zu Jotform migrieren

Wichtige Erkenntnisse aus meinen Tests

Nicht jedes Formular erfordert einen enormen Funktionsumfang. Interne Formulare für Personalwesen oder Betriebsabläufe sind oft recht einfach gehalten; Formulare, die an Kunden gerichtet sind, unterliegen hingegen höheren Anforderungen hinsichtlich Markenauftritt und Compliance und müssen zudem häufig in umfassendere Arbeitsabläufe integriert werden. Obwohl sich sowohl Google Formulare als auch Formstack für eine Vielzahl von Formulartypen eignen, gibt es doch deutliche Unterschiede – sowohl im Hinblick auf die Zielgruppe als auch auf den jeweiligen Funktionsumfang.

• Formstack ist ideal für Teams im Gesundheitswesen, im Rechtswesen sowie in Unternehmen, die Compliance-Funktionen, Workflow-Automatisierung und Dokumentenerstellung auf einer einzigen Plattform benötigen.
• Google Formulare ist ideal für interne Teams, die eine schnelle und kostenlose Datenerfassung für unkomplizierte Arbeitsabläufe benötigen – etwa für Mitarbeiterfeedback, Reiseanträge oder Aufnahmeformulare.
• Beide Tools sind unzureichend, wenn Sie Offline-Zugriff benötigen. Formstack hat vor Kurzem seine mobile App eingestellt, und Google Formulare bot noch nie eine native Offline-Funktionalität.
• Entscheiden Sie sich für Jotform, wenn Sie einen größeren Funktionsumfang benötigen, als Google Formulare ihn bietet, die Enterprise-Preise von Formstack für Sie jedoch nicht infrage kommen. Sie erhalten Offline-Formulare, mehr als 20.000 Vorlagen, integrierte Workflow-Automatisierung sowie Compliance-Funktionen – und können direkt mit einem dauerhaft kostenlosen Tarif loslegen.

Es lohnt sich zudem, das Ökosystem zu betrachten, in dem das jeweilige Produkt angesiedelt ist.

Google Formulare ist Teil von Google Workspace: Antworten fließen direkt in Google Tabellen ein, Dateien werden in Google Drive gespeichert, und alle Beteiligten erhalten Zugriff, ohne dass eine separate Anmeldung erforderlich ist. Ihre Bestehenden Workspace-Berechtigungen werden automatisch auf Google Formulare übertragen. Zudem können Sie detaillierte Zugriffsbeschränkungen festlegen, um zu steuern, wer auf das Formular antworten darf – etwa bestimmte Teams, Gruppen oder sogar einzelne Nutzer.

Formstack ist Teil einer umfassenderen Suite, die Formulare mit Dokumentenerstellung, elektronischen Signaturen und mehrstufigen Arbeitsabläufen verknüpft. Falls Sie all diese Komponenten ohnehin benötigen, ermöglicht Formstack deren einfache Zusammenführung auf einer einzigen Plattform.

	Formstack	Google Formulare	Jotform
Best for	Healthcare, legal, and compliance-driven workflows	Data collection for internal processes like HR and operations	Teams that need advanced forms, automation, and integrations across any budget
Starting price	$99 per month	Free	Free plan available, paid plans start at $39 per month
Free form builder	No free plan, 14-day trial available
G2 rating	4.3/5	4.6/5	4.7/5
Intuitive interface	A bit of a learning curve, suite navigation adds overhead	Zero learning curve	Drag-and-drop builder with guided onboarding
Offline forms			Yes, via Jotform Mobile Forms
Mobile-first surveys	"One question at a time" mode via page breaks	Simple and works well on any phone	Card-style layouts that look good on mobile
File upload
Conditional logic	Advanced, step logic only on Suite plan	Basic branching only	Advanced, available on all plans
Analytics	Built-in, includes abandonment rate tracking	Basic summary only	Built-in form analytics tool
Form limits	100 forms and up to 5,000 submissions per form (Suite plan)	No limits	100 forms and up to 10,000 monthly submissions (Gold plan)
HIPAA compliance features	Yes, Enterprise plan only	Limited HIPAA compliance features on paid Workspace plans, admin configuration required	Yes, Gold and Enterprise plan
AI features	AI form builder, AI document generator	Only on paid Google Workspace plans, includes an AI form generator and question suggestions	AI Form Builder; Jotform AI Agents for conversational data collection via SMS, voice, and chat
Workflow automation	Suite plan and above	Requires third-party tools	Native workflow builder on paid plans
Templates	350-plus	17	20,000-plus
	Alternatives	Alternatives	Alternatives

Was ist Intellistack (ehemals Formstack)?

Formstack ist eine Produktivitätssuite für Formulare, Dokumentenerstellung und elektronische Signaturen, mit der Sie zudem Arbeitsabläufe (Workflows) erstellen können, die diese verschiedenen Funktionen miteinander verknüpfen. Wenn Ihr Unternehmen all dies benötigt – insbesondere in einer regulierten Branche –, ist es ein echter Vorteil, wenn diese Funktionen auf einer einzigen Plattform gebündelt sind. Darüber hinaus bietet die Lösung native Workflow-Orchestrierung, Funktionen zur Einhaltung von HIPAA-Vorgaben, bedingte Logik sowie erweiterte Analysefunktionen. Formstack hat sich auf Unternehmensebene kürzlich in Intellistack umbenannt; die Produkt-Suite von Formstack wird jedoch weiterhin unter ihrem ursprünglichen Namen geführt.

• Vorteile
  • Umfassende Lösung für Formulare, Dokumente, elektronische Signaturen und Workflow-Automatisierung
  • Funktionen zur HIPAA-Konformität (in Enterprise-Tarifen)
  • Umfassende Salesforce-Integration (Add-on)
  • Analyse der Abbruchquote
• Nachteile
  • Einstiegspreis von 99 $ pro Monat für einen einzelnen Nutzer; weitere Nutzer kosten jeweils 20 $ pro Monat.
  • Workflows, Funktionen zur HIPAA-Konformität sowie die Salesforce-Integration erfordern höherwertige Tarife oder Zusatzoptionen.

Workflow-Automatisierung

Formulare sind oft nur ein Schritt in einem umfassenderen Prozess. Mit dem Workflow-Tool von Formstack lassen sich mehrere Aufgaben durch eine durchgängige Automatisierung miteinander verknüpfen; zudem stehen Ihnen vorgefertigte Vorlagen zur Verfügung, die bestimmte Abläufe beschleunigen. Wählen Sie beispielsweise die Vorlage für die „Freigabe medizinischer Informationen“ (Medical Information Release), um im Handumdrehen einen Workflow zu starten, der alle erforderlichen Formulare, die Dokumentenerstellung sowie elektronische Signaturen umfasst – etwa damit Patienten die Weitergabe ihrer Gesundheitsdaten autorisieren können. Darüber hinaus können Sie Ihre Automatisierung um Genehmigungsprozesse und bedingte Logik erweitern.

Ich habe mich bereits intensiv mit Tools zur Workflow-Automatisierung beschäftigt – und die Lösung von Formstack gehört zu den intuitiveren, die mir bisher begegnet sind. Formulare, Dokumentenerstellung und elektronische Signaturen lassen sich ganz einfach per Drag-and-Drop in Ihren Workflow integrieren.

Wenn Sie Tools vergleichen, die Formulare mit umfassenderen Arbeitsabläufen verknüpfen, bietet Jotform eine Lösung, die Formulare, Workflow-Automatisierung, einen Arbeitsbereich zur Nachverfolgung und Organisation sowie Genehmigungsprozesse auf einer einzigen Plattform vereint – so lassen sich eingegangene Formulareinsendungen einfacher verwalten und weiterverarbeiten.

Bedingungslogik

Formstack bietet eine gute Unterstützung für bedingte Logik. Der Bereich „Logik“ befindet sich direkt im „Erstellen“-Tab (Build-Tab), und die regelbasierte Benutzeroberfläche ist so intuitiv gestaltet, dass man keine Dokumentation benötigt, um sich zurechtzufinden. Die Logikregeln sind recht einfach: Man legt für jedes Feld fest, ob es in Abhängigkeit von den Auswahlentscheidungen der Nutzer angezeigt oder ausgeblendet werden soll – Dropdown-Menüs erleichtern diesen Vorgang.

Eine kleine Enttäuschung ist hier der KI-Formular-Editor von Formstack: Er eignet sich zwar hervorragend für die Erstellung von Standardformularen, ist jedoch überhaupt nicht darauf ausgelegt, Logik zu verarbeiten. Die einzige Möglichkeit besteht darin, bedingte Logik manuell hinzuzufügen.

Analysen und Nachverfolgung von Kaufabbrüchen

Formstack bietet eine integrierte Funktion zur Nachverfolgung von Abbruchquoten. Sie zeigt Ihnen genau, an welcher Stelle Nutzer ein Formular verlassen – bis hin zum jeweiligen Eingabefeld. Dies ist besonders wertvoll bei Formularen, die sich an Kunden richten, da unvollständige Eingaben den Verlust von Leads oder wertvollen Daten bedeuten können. Zudem können Sie auf unvollständige Formulareingaben zugreifen; so lassen sich wichtige Daten auch dann noch erfassen, wenn Nutzer nicht auf „Absenden“ geklickt haben. Bitte beachten Sie jedoch, dass beide Funktionen Teil des „Conversion Kit“ von Formstack sind – einer kostenpflichtigen Zusatzoption.

Formstack-Preise

• Der „Forms“-Tarif (99 $ pro Monat, monatliche Abrechnung) umfasst einen Nutzer mit Erstellungsrechten, 25 Formulare, bis zu 1.000 Einsendungen pro Formular sowie 2 GB Speicherplatz. Zudem sind der Zugriff auf Formulare und Workflows, die dynamische Aufgabenzuweisung sowie individuelles Branding enthalten.
• Der „Suite“-Tarif (299 $ pro Monat, monatliche Abrechnung) bündelt Formulare, Workflows, Dokumente und elektronische Signaturen in einem einzigen Paket. Er umfasst drei Nutzerlizenzen für den Editor, 100 Formulare, 5.000 Übermittlungen pro Formular sowie 10 GB Speicherplatz. Zudem bietet der „Suite“-Tarif Funktionen wie Schrittlogik, mehrstufige Genehmigungsprozesse und Datenweiterleitung.
• Der Enterprise-Tarif (individuelle Preisgestaltung) ist für Unternehmen mit spezifischen Anforderungen an Sicherheit und Compliance konzipiert. Er umfasst einen festen Customer Success Manager, die Möglichkeit zur Nutzung von Single Sign-On (SSO), Berechtigungen auf Benutzerebene sowie eine Kontoverwaltung.

Sowohl die „Forms“- als auch die „Suite“-Tarife beinhalten eine 14-tägige kostenlose Testphase, für die keine Kreditkarte erforderlich ist. Funktionen zur Einhaltung der HIPAA-Richtlinien sind ausschließlich im „Enterprise“-Tarif verfügbar; der Preis für das „Conversion Kit“-Add-on ist nicht öffentlich einsehbar.

Was ist Google Formulare?

Google Formulare ist ein kostenloses Tool zur Erstellung von Formularen, das in jedem Google-Konto enthalten ist. Wenn Ihr Unternehmen also bereits Google Workspace nutzt, fügt sich Google Formulare nahtlos in Ihre bestehende Infrastruktur ein – ganz ohne zusätzlichen Konfigurationsaufwand, Benutzerverwaltung oder neue Zugriffsregelungen. Das Tool ist auf Schnelligkeit und Einfachheit ausgelegt: Es ist keine Einrichtung erforderlich, es gibt keine Einarbeitungszeit, und es fallen – abgesehen von den Kosten, die Sie ohnehin für Google Workspace zahlen – keine weiteren nutzerbasierten Gebühren an. Für interne Teams, die schnell und unkompliziert Daten erfassen müssen, ist es kaum zu übertreffen.

Sollten Sie zu einem späteren Zeitpunkt komplexere Formularlogik, Automatisierungen oder Integrationen benötigen, die über das Google-Ökosystem hinausgehen, bieten Tools wie Jotform entsprechende Möglichkeiten – ohne dass die Erstellung von Formularen dadurch komplizierter wird.

• Vorteile
  • Kostenlos mit jedem Google-Konto
  • Keinerlei Einrichtung erforderlich, da Berechtigungen und Zugriff an bestehende Google-Konten gekoppelt sind.
  • Native Integration mit Google Sheets, Google Drive und dem übrigen Google Workspace
• Nachteile
  • Begrenzte Vorlagen und keine erweiterte Workflow-Automatisierung
  • Eingeschränkte Compliance-Funktionen und keine Audit-Protokollierung

Reibungslose Implementierung

Für Google Formulare sind weder Onboarding noch Schulungen oder die Einbindung der IT-Abteilung erforderlich. Da der Zugriff direkt an Google-Konten gekoppelt ist, sind Berechtigungen bereits integriert: Sie können Antworten auf Personen innerhalb Ihres Unternehmens beschränken, Einreichungen auf bestimmte Nutzer begrenzen oder es jedem, der über den Link verfügt, ermöglichen, Ihr Formular zu öffnen. Bei internen Arbeitsabläufen – etwa für Urlaubsanträge oder Mitarbeiterfeedback – ist es äußerst wertvoll, auf die bereits bestehenden Berechtigungen Ihres Unternehmens zurückgreifen zu können; dies erfordert keinerlei Konfigurationsaufwand, außer ein entsprechendes Kontrollkästchen zu aktivieren.

Google Workspace-Integration

Google Formulare verfügt zwar nicht über ein eigens dafür entwickeltes Ökosystem wie Formstack, doch die Integration in Google Workspace bietet einen erheblichen Mehrwert. Besonders hervorzuheben ist die native Anbindung an Google Sheets: Jede Antwort in Google Formulare kann in Echtzeit automatisch mit einer Tabellenkalkulation synchronisiert werden. Dort lassen sich die Daten beispielsweise in Diagramme, ein Ticket-Dashboard oder ein einfaches CRM-System umwandeln. Über Google Drive können Sie zudem ordnerbasierte Berechtigungen für Ihre Formulare festlegen, Google Groups erleichtert die Skalierung der Zugriffsverwaltung, und mit Google Apps Script lassen sich etwa automatisch Kalenderereignisse erstellen oder E-Mails für Genehmigungsprozesse versenden.

Wenn Sie den Google Workspace-Tarif „Standard“ oder höher nutzen, erhalten Sie zudem Zugriff auf Funktionen für elektronische Signaturen in Dokumenten und PDFs. Es gibt jedoch keinen integrierten Arbeitsablauf, um diesen Prozess mit Ihren Formularen zu verknüpfen – dies müssten Sie manuell vornehmen.

Benutzerfreundlichkeit und Formularerstellung

Google Forms bietet 17 Vorlagen an – das ist nur ein Bruchteil dessen, was Formstack bietet –, aber sie sind nützlich und einfach anzupassen. Zudem können Sie Ihre eigenen Formularvorlagen hochladen, damit andere in Ihrer Organisation sie nutzen können. Ich konnte ein mehrseitiges Formular mit grundlegender Verzweigungslogik in weniger als fünf Minuten erstellen, allerdings musste ich die Dokumentation konsultieren, um herauszufinden, wie man die Funktion „Gehe zu Abschnitt basierend auf Antwort“ von Google Forms verwendet. Es gibt jedoch keine Möglichkeit für Mehrfachbedingungen oder das Ein-/Ausblenden einzelner Felder, sodass Sie bei komplexeren Anforderungen schnell an Ihre Grenzen stoßen. Dennoch ist Google Forms für die meisten einfachen internen Datenerfassungszwecke schneller und einfacher als fast jede Alternative.

Preise für Google Formulare

Google Formulare ist mit jedem privaten Google-Konto kostenlos nutzbar. Für Unternehmen beginnt Google Workspace bei 8,40 $ pro Nutzer und Monat. Compliance-Funktionen sind ab dem Google-Workspace-Standard-Tarif für 16,80 $ pro Nutzer und Monat verfügbar; allerdings fehlen hier die umfassenden Audit-Protokollierungen und Compliance-Workflows, die Unternehmen häufig für den Umgang mit sensiblen Daten benötigen.

Formstack vs. Google Formulare: Direkter Vergleich

Nachdem ich einige Tage mit beiden Tools verbracht habe, folgt hier ein Vergleich hinsichtlich der Aspekte, die am meisten zählen.

Benutzeroberfläche und Benutzerfreundlichkeit

Google Formulare gewinnt diese Kategorie ohne große Diskussion. Formstack bietet zwar einen reibungslosen Einstieg – besonders gut gefallen hat mir die Abfrage „Wie möchten Sie beginnen?“, die einen dazu anregt, entweder ein leeres Formular zu erstellen oder eines mithilfe von KI generieren zu lassen. Sobald man jedoch im Dashboard landet, wird es etwas unübersichtlicher. Die Navigation ist mit zahlreichen Elementen der „Intellistack“-Infrastruktur überladen: Selbst wenn man Formstack nur für Formulare nutzt, muss man sich zunächst aktiv zwischen den Bereichen „Forms“, „Workflows“, „Documents“ oder „Sign“ entscheiden, bevor man überhaupt loslegen kann. Der Erstellungsprozess bei Formstack basiert auf einem Drag-and-Drop-Editor und ist daher recht intuitiv; allerdings gibt es so viele Optionen und Einstellungen, dass eine gewisse Einarbeitungszeit erforderlich ist.

Google Forms ist einfacher: Sie müssen lediglich entscheiden, ob Sie ein leeres Formular starten oder eine Vorlage verwenden möchten, und dann mit dem Erstellen beginnen. Die Benutzeroberfläche ist übersichtlich und intuitiv, und es ist einfach, das Design Ihres Formulars und das Header-Bild zu ändern. Sie werden wahrscheinlich auf keine Schwierigkeiten stoßen, es sei denn, Sie erstellen etwas Komplexes.

Sicherheit und Compliance

Für viele Unternehmen, die zu Formstack wechseln, ist HIPAA ein wesentlicher Beweggrund. Google Formulare bietet zwar grundlegende HIPAA-Funktionen, diese sind jedoch bei weitem nicht so umfassend – wenn Sie also in einer regulierten Branche tätig sind und dies für Sie ein entscheidender Aspekt ist, ist Formstack in der Regel die bessere Wahl. Sie erhalten eine speziell auf den Gesundheitssektor ausgerichtete Kontoeinrichtung, HIPAA-konforme Integrationen, sichere Benachrichtigungen und Dateiuploads sowie integrierte Audit-Trails (Nachverfolgungspfade).

Sowohl bei Google Formulare als auch bei Formstack ist ein Enterprise-Tarif sowie der Abschluss einer „Business Associate Agreement“ (BAA)-Vereinbarung erforderlich, um HIPAA-Funktionen nutzen zu können.

Workflow-Automatisierung

Die Workflows von Formstack ermöglichen es, Formulare, Dokumente und Unterschriften unkompliziert miteinander zu verknüpfen. Während meines Tests war ich überrascht, wie intuitiv sich ein solcher Workflow erstellen lässt: Wer bereits E-Mail-Sequenzen konfiguriert oder andere Automatisierungsplattformen genutzt hat, wird sich hier sofort zurechtfinden. Wenn Sie ausschließlich Formulare benötigen, ist die Anschaffung von Formstack möglicherweise schwer zu rechtfertigen – doch sobald auch Dokumente und elektronische Signaturen ins Spiel kommen, erleichtert die Plattform die Abläufe erheblich. Ein entscheidender Vorteil: Sie müssen nicht länger verschiedene Plattformen mühsam über Automatisierungslösungen von Drittanbietern miteinander verbinden.

Google Formulare bietet von Haus aus keine dieser Funktionen. Für jede Automatisierung, die über eine einfache E-Mail-Benachrichtigung hinausgeht, sind Tools wie Zapier oder Make – oder ein individuell erstelltes Google Apps Script – erforderlich. Bei einfachen Anwendungsfällen spielt das meist keine Rolle; wer jedoch Anwendungen außerhalb des Google-Ökosystems anbindet, muss mit zusätzlichem Aufwand, höherer Komplexität und einer Abhängigkeit von Drittanbieter-Tools rechnen, die unter Umständen ausfallen können. Zudem gibt es Prozesse, die sich nach wie vor nicht vollständig automatisieren lassen: Zwar kann man Google Forms in Kombination mit Apps Script kreativ nutzen, um Dokumente zu erstellen, doch die Vorbereitung dieser Dokumente für eine elektronische Signatur sowie deren Versand zur Unterzeichnung erfordern weiterhin manuelle Arbeitsschritte.

Wenn Sie nach einem kostenlosen Tarif mit leistungsstarker Workflow-Automatisierung suchen, ist Jotform Workflows die beste Wahl.

Vorlagen und Formulargestaltung

Auf der Website von Formstack werden mehr als 350 Vorlagen angezeigt; klickt man jedoch darauf, gelangt man zu einer allgemeinen Anmeldeseite – und nicht zu der eigentlich erwarteten Vorlage. Erst nach der Registrierung und einem genaueren Blick in die Anwendung zeigt sich die tatsächliche Anzahl der Vorlagen: etwa 40. (Die auf der Website von Formstack aufgeführten speziellen Anwendungsfälle – wie etwa ein Formular zur Tieraufnahme für Tierarztpraxen – scheinen in der Praxis gar nicht verfügbar zu sein.) Dennoch ist die Auswahl durchaus solide – insbesondere für die Bereiche Personalwesen, Gesundheitswesen und Bildung –, und die Designs sind ansprechend sowie für den Einsatz im Kundenkontakt gut geeignet.

Google Formulare bietet lediglich 17 Vorlagen, die allesamt sehr allgemein gehalten sind – etwa für Veranstaltungsfeedback, Stellenbewerbungen, Bestellungen und Ähnliches. Zudem haftet der Nutzung eines minimalistischen, kostenlosen Tools für anspruchsvolle, kundenorientierte Aufgaben ein gewisses Stigma an („Die verwenden dafür tatsächlich Google Formulare?“). Dies führt dazu, dass Unternehmen im externen Bereich häufig auf andere Formularlösungen zurückgreifen, selbst wenn sie intern Google Formulare einsetzen.

Die Vorlagenbibliotheken beider Plattformen sind nicht umfangreich genug, um bei branchenspezifischen oder individuellen Anforderungen den Aufbau von Grund auf überflüssig zu machen. Der entscheidende Vorteil von Formstack liegt hier in seinem KI-gestützten Formular-Editor, der die Erstellung von Formularen beschleunigt – ganz gleich, was Sie konkret umsetzen möchten.

Integrationen

Formstack lässt sich nativ mit über 70 Plattformen verbinden, darunter Salesforce, Stripe, Authorize.net, Google Drive, Dropbox sowie eine Reihe von E-Mail-Marketing-Anwendungen. Dies bietet Teams eine leistungsstarke Lösung, um Vertriebs-, Zahlungs- und Dokumenten-Workflows über eine einzige Plattform abzuwickeln. Es ist zudem erwähnenswert, dass „Formstack Forms for Salesforce“ – ein natives Tool zur Formularerstellung, das vollständig innerhalb von Salesforce funktioniert – mit zusätzlichen Kosten verbunden ist.

Google Formulare lässt sich nativ in Google Sheets und den Rest von Workspace integrieren – darüber hinaus jedoch kaum. Für Verbindungen außerhalb dieses Ökosystems sind Zapier, Make oder ein benutzerdefiniertes Google Apps Script erforderlich.

KI-Funktionen

Google Formulare bietet jetzt die Möglichkeit, mithilfe der KI Gemini Formulare zu erstellen, zusätzliche Fragen vorzuschlagen und Antworten zusammenzufassen. Die Zusammenfassungsfunktion ist besonders nützlich, wenn Sie eine große Menge an Feedback erhalten und nicht Hunderte von Einzelantworten durchlesen möchten. Der Haken dabei: Diese Funktionen sind im kostenlosen Tarif nicht verfügbar. Für die Nutzung von Gemini in Google Formulare ist ein Abonnement von Gemini Business, Gemini Enterprise oder Google One AI Pro erforderlich; wer lediglich ein einfaches Workspace-Abonnement nutzt, hat keinen Zugriff auf diese Funktionen.

Der KI-gestützte Formular-Editor von Formstack ist leistungsfähiger. Zwar lassen sich damit keine logischen Abläufe (Logikschritte) umsetzen, doch abgesehen davon können Sie mithilfe einfacher Anweisungen (Prompts) schnell nahezu alles erstellen, was Sie benötigen. Der KI-basierte Ersteller für Dokumentvorlagen von Formstack funktioniert ähnlich: Sie beschreiben einfach, was Sie brauchen, und Formstack ordnet die Felder sowie die Struktur entsprechend zu. Anschließend können Sie Ihr Dokument direkt mit einem Formular verknüpfen, sodass die Daten automatisch übertragen werden – ganz ohne manuelle Feldzuordnung.

Preisgestaltung und Wert

Google Formulare ist kostenlos, sofern Sie über ein Google Workspace-Abonnement verfügen – was bei Millionen von Unternehmen der Fall ist. Wenn Google Formulare Ihre Anforderungen erfüllt und Sie bereits darauf zugreifen können, ist es eine naheliegende Wahl.

Der Einstieg bei Formstack kostet 99 $ pro Monat; für den Zugriff auf den vollen Funktionsumfang – einschließlich elektronischer Signaturen, Dokumentenverwaltung und Workflow-Automatisierung – fallen 299 $ pro Monat an. Sollten Sie weitere Nutzer hinzufügen wollen – der Tarif für 299 $ pro Monat umfasst lediglich drei –, kommen pro zusätzlichem Nutzer 20 $ monatlich hinzu. Falls Sie eine Salesforce-Integration oder erweiterte Compliance-Funktionen benötigen, müssen Sie einen individuellen Enterprise-Tarif aushandeln, der entsprechend teurer ausfällt.

Für Unternehmen, die den Funktionsumfang der höherwertigen Formstack-Tarife benötigen, ist der Mehrwert offensichtlich. Für Teams, die diesen nicht brauchen, stellt der Preis jedoch einen erheblichen Aufschlag für ein Formular-Erstellungstool dar. Glücklicherweise gibt es Alternativen zu Formstack – etwa Jotform –, die einen beachtlichen Mehrwert zu einem günstigeren Preis bieten.

Formstack vs. Google Formulare: Was ist besser?

Entscheiden Sie sich für Formstack, wenn:

• Sie sind im Gesundheitswesen, im Rechtswesen oder in einer anderen regulierten Branche tätig und benötigen Funktionen zur Einhaltung von HIPAA-Vorgaben, Audit-Protokollierung sowie sichere Arbeitsabläufe – alles vereint auf einer einzigen Plattform.
• Ihr Team führt mehrstufige Prozesse durch – etwa die Patientenaufnahme, HR-Freigaben oder die Vertragserstellung –, bei denen Formulare, Dokumente und elektronische Signaturen nativ miteinander verknüpft sein müssen, ohne dass dafür Automatisierungstools von Drittanbietern erforderlich sind.
• Sie benötigen eine bedingte Logik, die auf der Ebene einzelner Felder – und nicht nur auf der Ebene von Abschnitten – funktioniert, und sie muss in der Lage sein, mehrere Bedingungen gleichzeitig zu verarbeiten.

Wählen Sie Google Formulare, wenn:

• Ihr Team arbeitet mit Google Workspace und benötigt eine schnelle, kostenlose Möglichkeit, interne Daten – etwa Mitarbeiterfeedback oder IT-Anfragen – zu erfassen.
• Sie möchten eine reibungslose Implementierung – ganz ohne Einrichtungsaufwand, Schulungsbedarf, Benutzerbereitstellung oder Zugriffsverwaltung.
• Ihre Anforderungen an die Datenerfassung sind unkompliziert und in sich abgeschlossen. Wenn Sie keine Workflow-Automatisierung, Zahlungsabwicklung oder Compliance-Funktionen benötigen, bietet Google Formulare die grundlegenden Möglichkeiten – und das besser und kostengünstiger als fast jede Alternative.

Sie sind unsicher, für welche Option Sie sich entscheiden sollen? Probieren Sie stattdessen Jotform aus.

Wenn Ihnen Google Formulare nicht mehr ausreicht, Sie aber keine 299 $ pro Monat für Formstack ausgeben möchten, ist Jotform eine hervorragende Alternative – dank des kostenlosen Tarifs ist der Einstieg zudem besonders einfach. Der „Bronze“-Tarif von Jotform beginnt bei 39 $ pro Monat und umfasst 20.000 Formularvorlagen, den KI-basierten Formular-Editor von Jotform, ein Tool zur Erstellung von Umfragen, PCI-konforme Zahlungsabwicklung, Workflow-Automatisierung, Funktionen zur Einhaltung von HIPAA-Vorgaben sowie Möglichkeiten für elektronische Signaturen.

Jotform bietet zudem Funktionen, die weder Google Formular noch Formstack bereithalten:

• Eine mobile App zur Offline-Datenerfassung mittels Formularen
• Jotform Tabellen: Antworten einfach einsehen und nachverfolgen
• Jotform KI-Agenten für soziale Medien, Sprache, SMS und mehr
• Integrationen für über 40 Zahlungsanbieter
• Jotform Boards: Formulareingaben in Aufgaben im Kanban-Stil umwandeln
• Jotform Apps für die App-Erstellung ohne Programmierung

Genau wie bei Formstack können Sie mit Jotform Arbeitsabläufe erstellen, die Formulare, Dokumente und elektronische Signaturen miteinander verknüpfen; zudem lassen sich Genehmigungsschritte in Ihre Arbeitsabläufe integrieren. Doch das ist noch lange nicht alles.

Der Formular-Generator von Jotform bewältigt auch hohe Komplexität – dank bedingter Logik, über 350 Widgets für Funktionen wie Checklisten oder automatische Berechnungen sowie erweiterter Optionen wie der Übernahme von Antworten in nachfolgende Felder („Answer Piping“), Formularübersetzungen und einem Kiosk-Modus. Darüber hinaus können Sie einen KI-Agenten einrichten, der bei Formulareingaben automatisch eine SMS versendet, Anfragen in ein schlankes Helpdesk-System leitet oder Übermittlungen in Aufgaben umwandelt, die sich so besonders einfach verwalten lassen. Registrieren Sie sich noch heute bei Jotform und finden Sie heraus, ob die Platform die richtige Lösung für Ihr Team ist.