Comment configurer les notifications de soumission de formulaire dans HubSpot

Les responsables marketing, les gestionnaires de la gestion de la relation client (CRM) et les équipes transverses partagent tous la même pression : ils doivent répondre aux soumissions de formulaires avant qu’un prospect chaud ou une demande urgente ne refroidisse.

La bonne nouvelle, c’est que les notifications de soumission de formulaires de HubSpot peuvent aider votre équipe à suivre chaque nouvelle activité. Ces alertes automatiques préviennent votre équipe par email dès que quelqu’un remplit un formulaire, pour qu’elle repère toujours les nouveaux contacts et demandes dans votre CRM.

La mauvaise nouvelle, c’est que ces alertes reposent sur l’email. Elles passent donc facilement inaperçues dans des boîtes de réception encombrées et ne suivent pas toujours le rythme des flux de travail en temps réel des équipes commerciales, d’assistance ou opérationnelles d’aujourd’hui.

Si votre équipe passe l’essentiel de sa journée sur des applis de messagerie et des smartphones, les alertes par email seules ne suffisent tout simplement pas. Il vous faut une solution plus rapide et plus fiable, comme le système de notifications multicanal de Jotform. Jotform envoie des alertes instantanées par notification push, SMS, WhatsApp, Slack et Microsoft Teams, qui parviennent rapidement à votre équipe.

Votre équipe utilise peut-être HubSpot au quotidien. Nous allons donc vous expliquer comment fonctionnent ses notifications de soumission de formulaires. Vous pourrez ensuite décider d’adopter un système de notifications plus souple, comme Jotform.

Comment configurer les notifications de soumission de formulaires HubSpot

Quand quelqu’un remplit votre formulaire HubSpot, vous voulez que votre équipe le voie vite pour pouvoir donner suite tant que l’intérêt reste fort.

HubSpot prévient automatiquement votre équipe par email. Elle découvre les nouvelles opportunités au fur et à mesure et peut orienter les contacts les plus engagés vers les bons flux de travail avant que l’intérêt ne retombe.

Pour adapter les alertes de formulaire par défaut de HubSpot à un formulaire précis, suivez ces étapes :

1. Dans votre compte HubSpot, allez dans Marketing > Formulaires, puis créez un nouveau formulaire ou survolez un formulaire existant. Cliquez sur Modifier.​
   
2. Dans le panneau de gauche de l’éditeur de formulaires, cliquez sur l’icône Paramètres. Ouvrez ensuite l’onglet Paramètres de soumission.​
   
3. Sous Notifications de soumission en temps réel, sélectionnez Notifier le propriétaire du contact si vous voulez que le propriétaire de la fiche reçoive les alertes.​
   
4. Servez-vous de Ajouter des utilisateurs à notifier pour choisir d’autres utilisateurs ou équipes HubSpot qui doivent recevoir un email à chaque soumission de formulaire.​
   
5. Cliquez sur Vérifier et mettre à jour (ou Mettre à jour) pour enregistrer vos modifications.​

Chaque utilisateur doit aussi activer les notifications dans ses paramètres personnels pour que ces emails arrivent vraiment. Pour cela, il lui suffit d’aller dans Paramètres > Notifications > Email et bureau, puis d’activer Soumissions de formulaires pour les canaux de son choix.

Si vous avez besoin d’alertes plus ciblées — par exemple diriger les prospects grands comptes vers les ventes et les tickets d’assistance vers votre service d’aide —, vous pouvez créer un flux de travail simple basé sur les contacts. Il inscrit les contacts qui soumettent un formulaire donné et envoie les emails de notification aux bonnes personnes.

Si votre équipe doit aller plus vite que ce que permet l’email, mieux vaut un système de notifications qui fonctionne en dehors de votre boîte de réception.

Découvrez le système de notifications multicanal de Jotform

Si votre équipe préfère travailler dans WhatsApp ou Slack, ou simplement gérer les choses depuis son téléphone, se limiter aux alertes par email garantit presque qu’elle passera à côté de quelque chose d’important.

Noyées dans une boîte de réception débordante, ces alertes ne seront vues que des heures plus tard. Le temps d’ouvrir enfin ces emails, le prospect aura déjà refroidi. Les équipes commerciales, d’assistance et de soins aux patients vivent cette réalité tous les jours.

C’est là qu’intervient le système de notifications en temps réel de Jotform. Cette solution tout-en-un lève les contraintes des alertes par email de HubSpot. Elle rejoint votre équipe là où elle travaille déjà, pour que chaque soumission de formulaire apparaisse en temps réel dans les canaux qu’elle consulte.​

Plus besoin de jongler entre plusieurs outils : votre équipe peut tout gérer depuis une plateforme unique grâce au générateur de formulaires de Jotform. Pour chaque formulaire, vous choisissez les canaux de diffusion qui vous conviennent (notifications push, SMS, WhatsApp, Slack ou Microsoft Teams) et vous les activez dans les paramètres du formulaire ou via les intégrations en moins d’une minute.

Vous pouvez aussi associer des champs précis du formulaire à vos alertes et voir des aperçus avant de les activer, pour que chaque notification mette en avant les détails dont votre équipe a vraiment besoin. Une simple étape de vérification — un numéro de téléphone pour les SMS, un code QR pour WhatsApp, un lien vers l’application mobile pour les notifications push — garde vos canaux sécurisés et vos opérations sans accroc.

Ces notifications présentent plusieurs avantages selon les utilisateurs :

• Les dirigeants de petites entreprises qui passent leur journée à servir leurs clients plutôt qu’à surveiller leurs emails reçoivent des notifications instantanées sur leur téléphone, sans avoir à fouiller dans des fils d’emails.
• Les équipes de santé peuvent diriger les formulaires d’admission urgents vers WhatsApp ou Teams, pour que les infirmiers et les coordinateurs les voient aussitôt, même en plein service chargé.
• Les équipes RH qui examinent des candidatures en déplacement peuvent s’appuyer sur les notifications push mobiles ou les SMS pour faire avancer leurs processus de recrutement.
• Les équipes commerciales ou de réussite client peuvent publier des notifications groupées de soumissions de formulaires dans Slack ou Microsoft Teams, pour que le bon commercial saisisse chaque nouvelle opportunité.

Et comme les notifications de formulaires Jotform sont intégrées à la plateforme, elles se connectent directement aux autres produits Jotform que vous utilisez déjà. Vous n’avez donc aucun outil supplémentaire à gérer pour vos alertes.

Les flux de travail Jotform peuvent automatiquement acheminer, approuver ou faire remonter les soumissions qui arrivent via Slack ou Microsoft Teams, tandis que les formulaires mobiles de Jotform rendent les alertes push et le suivi en déplacement tout naturels. Et si vous voulez mieux maîtriser ce que voit votre équipe, vous pouvez personnaliser les notifications dans les formulaires mobiles Jotform pour que les bonnes informations apparaissent dans chaque alerte.

Adaptez facilement vos notifications à votre flux de travail

Les notifications de soumission de formulaires de HubSpot conviennent bien si votre équipe travaille surtout par email et n’a pas besoin de répondre sur le moment. Mais pour les équipes commerciales, d’assistance, RH et opérationnelles qui avancent vite, les alertes par email seules peuvent allonger les délais de réponse et faire passer à côté de prospects très engagés ou de demandes urgentes.

Jotform propose un système de notifications multicanal plus souple pour ces flux de travail en temps réel. Il envoie des alertes instantanées par notification push, SMS, WhatsApp, Slack et Microsoft Teams, pour que votre équipe voie les mises à jour dans les canaux où elle travaille déjà.

Essayez les notifications de formulaires multicanal de Jotform pour gagner en rapidité, en visibilité et en efficacité globale de vos flux de travail.