Public Administration Forms

Les formulaires d'administration publique sont des documents numériques utilisés par les organismes gouvernementaux, les municipalités, les institutions publiques et les autorités administratives pour recueillir des informations, traiter les demandes et gérer les procédures officielles. Ces formulaires facilitent les opérations administratives quotidiennes en offrant une méthode standardisée et fiable pour traiter les demandes, les déclarations, les approbations, les inscriptions et les requêtes de services publics. Ils sont couramment utilisés dans des domaines tels que la fonction publique, les collectivités territoriales, l'éducation publique, la gestion des soins de santé et la conformité réglementaire.

Parmi les cas d’utilisation classiques figurent les demandes relatives à des permis et licences, certaines demandes relatives à des services publics, des déclarations en lien avec la fiscalité ou certaines redevances, la soumission de feedbacks de la part de citoyens, les demandes de rendez-vous, ainsi que certains processus administratifs internes. En utilisant des formulaires structurés, les institutions publiques peuvent garantir la cohérence des informations, réduire les erreurs et s’assurer que les données requises sont collectées conformément aux règles et procédures en vigueur.

Jotform propose une solution pratique et sécurisée pour la création et la gestion de formulaires administratifs dans un environnement entièrement numérique. Grâce à son Générateur de formulaires par glisser-déposer, certains organismes publics peuvent concevoir des formulaires conformes aux exigences officielles et réglementaires, sans nécessiter de compétences techniques particulières, lorsque des formulaires officiels émanant du gouvernement ne sont pas disponibles. Ces formulaires peuvent intégrer des champs dédiés à l’identification des usagers, au dépôt de pièces justificatives, aux déclarations sur l’honneur, aux circuits de validation, ainsi qu’à la collecte de signatures électroniques, afin de garantir la fiabilité et l’exhaustivité des informations collectées. Des fonctionnalités avancées telles que la logique conditionnelle, les flux d’approbation, le chiffrement des données et les intégrations avec les systèmes d’information internes permettent à certaines institutions publiques de traiter les dossiers de manière fluide, tout en respectant les impératifs de transparence, de traçabilité et de responsabilité. Les modèles de formulaires administratifs Jotform couvrent aussi bien les services en ligne destinés aux citoyens que les processus administratifs internes et contribuent ainsi moderniser et à simplifier certaines démarches.

Cas d'utilisation des formulaires administratifs

Les formulaires administratifs sont généralement utilisés dans certains services et institutions publics. Leur flexibilité permet de les adapter à différents besoins administratifs, cadres juridiques et modèles de service. Vous trouverez ci-dessous un aperçu de leur utilisation, des personnes qui les utilisent en général et des variations possibles d'un formulaire à l'autre.

1. Cas d'utilisation possibles :

• Formulaires de demandes en lien avec des permis, licences et certificats
• Formulaires de demande et de réclamation en lien avec des services publics
• Formulaires relatifs à la fiscalité, à des paiements ou frais
• Formulaires d'inscription et de mise à jour des dossiers des citoyens
• Formulaires de demande de rendez-vous et de planification
• Demandes de subventions, d'accompagnement ou d'aide
• Formulaires d'approbation et de rapport administratifs internes

2. Types de problèmes résolus :

• Bénéficiez d'un format standardisé pour la collecte d'informations officielles
• Réduisez le nombre de soumissions incomplètes ou incorrectes grâce à des champs obligatoires et à une validation
• Créez un registre centralisé des candidatures et des demandes
• Améliorez la traçabilité et la responsabilisation de certains processus administratifs
• Raccourcissez les délais d'examen des données et de réponse pour les demandes de certains services publics

3. Propriétaires et utilisateurs potentiels :

• Agences publiques
• Municipalités ou autorités locales
• Établissements scolaires
• Institutions en lien avec le secteur de la santé
• Organismes de réglementation et services administratifs
• Citoyens, résidents à la demande de services publics

4. Différences entre les méthodes de création :

• Formulaires de permis et de licences : ces formulaires nécessitent souvent des renseignements personnels détaillés, le téléversement de documents, des déclarations et des signatures numériques.
• Formulaires de demande de service public : ces formulaires peuvent inclure des champs de catégorisation, des détails de localisation et des indicateurs de priorité.
• Formulaires financiers ou relatifs à la fiscalité : ces formulaires comprennent généralement des champs numériques structurés, des calculs et des déclarations de conformité.
• Formulaires administratifs pour usage en interne : ces formulaires peuvent utiliser des flux d’approbation, un accès basé sur les rôles et des numéros de référence internes.
• Formulaires de soutien social ou de subvention : ces formulaires comprennent souvent des questions d’admissibilité, des pièces justificatives et des déclarations de consentement.

De manière générale, les formulaires administratifs sont des outils essentiels pour maintenir des processus administratifs ordonnés, fluides et fiables, tant dans les opérations ouvertes au public qu'en interne.

Comment créer un formulaire administratif

Créer un formulaire administratif avec Jotform permet à certaines institutions publiques de numériser et d'organiser leurs processus administratifs. Que le formulaire soit destiné à des citoyens, à des employés ou à des services internes, Jotform offre la flexibilité nécessaire pour répondre aux exigences officielles. Vous trouverez ci-dessous un guide étape par étape pour créer un formulaire administratif efficace :

1. Commencer la création de votre formulaire administratif :

• Connectez-vous à votre compte Jotform et cliquez sur le bouton « Créer » depuis votre page Mon Espace de Travail.
• Sélectionnez l'option « Formulaire » et sélectionnez soit un formulaire vierge, soit l'un des modèles de formulaires administratifs de Jotform.
• Choisissez entre un Formulaire classique et un Formulaire à cartes, en fonction de la complexité du processus.

2. Ajouter des champs obligatoires au formulaire :

• À l'aide du Générateur de formulaires par glisser-déposer, pensez à inclure des champs, tels que ceux-ci :
• Full name and identification information
• Address and contact details
• Application or reference numbers
• File upload fields for supporting documents
• Declaration and consent checkboxes
• Digital signature fields for official confirmation

3. Personnaliser la structure du formulaire :

• Appliquez une logique conditionnelle afin d'afficher ou de masquer des champs en fonction des réponses de l'utilisateur.
• Organisez le formulaire en sections afin de refléter les étapes administratives.
• Ajoutez des instructions ou des descriptions claires pour chaque section afin de guider les personnes qui rempliront votre formulaire.

4. Configurer des notifications et des approbations :

• Configurez des notifications par email pour les administrateurs lors de la réception de nouvelles soumissions.
• Utilisez des flux d'approbation pour acheminer les soumissions vers les services ou les responsables concernés.
• Activez les réponses automatiques par email afin de confirmer la réception des candidatures ou des demandes.

5. Appliquer les paramètres de sécurité et de conformité :

• Activez le chiffrement des données et les options de stockage sécurisé.
• Ajoutez des mentions légales ou des déclarations de consentement afin d'informer les utilisateurs sur le traitement des données.
• Limitez l'accès aux soumissions en fonction des rôles ou des autorisations, le cas échéant.

6. Publier et diffuser le formulaire :

• Publiez le formulaire et copiez le lien partageable.
• Intégrez le formulaire sur vos sites web officiels ou portails internes.
• Partagez le formulaire par email ou via des canaux de communication publics.

7. Consulter et gérer les soumissions :

• Surveillez les soumissions dans les Tableaux Jotform.
• Filtrez, triez et exportez les données à des fins de reporting ou d'archivage.
• Vérifiez l'état de la demande et effectuez un suivi dans le cas où des informations complémentaires sont nécessaires.

En suivant ces étapes, certaines institutions publiques peuvent créer des formulaires fiables et bien structurés qui favorisent des flux de travail administratifs efficaces et des prestations de services publics cohérentes.