Formulir Verifikasi Riwayat Sewa

Forms Manajemen Properti adalah alat penting bagi pemilik, pengelola properti, agen real estate, dan penyewa untuk mempermudah administrasi properti sewa dan aset real estate. Formulir ini mencakup berbagai proses, seperti aplikasi sewa, perjanjian sewa, permintaan perawatan, daftar periksa inspeksi, dokumentasi masuk/keluar, kwitansi sewa, dan laporan insiden. Dengan menstandarisasi komunikasi dan dokumentasi, formulir manajemen properti membantu memastikan kepatuhan terhadap persyaratan hukum, mengurangi kesalahpahaman, dan menciptakan hubungan yang transparan antara semua pihak yang terlibat. Baik dalam mengelola satu unit sewa maupun seluruh portofolio properti, formulir ini sangat penting untuk operasi yang efisien dan penyimpanan catatan.

Dengan Jotform, pengguna dapat dengan mudah membuat, menyesuaikan, dan mengelola formulir manajemen properti secara online tanpa memerlukan pengetahuan pemrograman. Pembuat Formulir seret dan lepas Jotform yang intuitif, perpustakaan template yang luas, dan integrasi yang kuat memungkinkan profesional properti untuk mengumpulkan dan mengorganisir data secara mulus. Pengguna dapat mengotomatisasi notifikasi, menerima pembayaran online, dan menyimpan pengiriman dengan aman, membuatnya lebih mudah untuk menangani segala hal mulai dari onboarding penyewa hingga pelacakan pemeliharaan. Dengan mendigitalkan alur kerja manajemen properti dengan Jotform, pengguna menghemat waktu, mengurangi pekerjaan kertas, dan meningkatkan pengalaman keseluruhan bagi manajer properti dan penyewa.

Penggunaan Formulir Manajemen Properti

Formulir manajemen properti memiliki berbagai tujuan, masing-masing disesuaikan dengan kebutuhan spesifik dalam siklus manajemen properti. Berikut adalah cara formulir ini dapat digunakan, siapa yang mendapat manfaat dari formulir ini, dan bagaimana kontennya dapat berbeda:

1. Kemungkinan Kasus Penggunaan:

• Aplikasi Sewa: Kumpulkan informasi calon penyewa, detail pekerjaan, dan referensi.
• Perjanjian Sewa: Formalisasikan syarat sewa, jadwal pembayaran, dan aturan properti.
• Permintaan Pemeliharaan: Izinkan penyewa melaporkan masalah dan meminta perbaikan.
• Daftar Periksa Inspeksi: Dokumentasikan kondisi properti saat masuk dan keluar.
• Laporan Insiden: Catat kecelakaan, kerusakan, atau perselisihan pada properti.
• Tanda Terima Sewa: Berikan bukti pembayaran kepada penyewa.
• Pemberitahuan Penggusuran: Beritahu penyewa tentang pelanggaran sewa atau penghentian.

2. Poin Pemecahan Masalah:

• Mengurangi dokumen manual dan kesalahan administratif.
• Memastikan kepatuhan hukum dan dokumentasi yang tepat.
• Meningkatkan komunikasi antara penyewa dan pengelola properti.
• Memfasilitasi pemeliharaan tepat waktu dan penyelesaian masalah.

3. Potensi Pemilik dan Pengguna:

• Pemilik dan pemilik properti.
• Perusahaan manajemen properti.
• Properti agen dan pialang.
• Penyewa dan penghuni.
• Staf pemeliharaan dan kontraktor.

4. Perbedaan Metode Penciptaan:

• Aplikasi Sewa: Fokus pada bidang pribadi, pekerjaan, dan referensi.
• Permintaan Pemeliharaan: Sertakan deskripsi masalah, tingkat urgensi, dan opsi unggah foto.
• Daftar Periksa Inspeksi: Menyediakan kotak centang, bagian komentar, dan tanda tangan digital.
• Perjanjian Sewa: Memerlukan klausul hukum rinci, syarat pembayaran, dan bidang tanda tangan elektronik.

Singkatnya, formulir manajemen properti dapat disesuaikan untuk berbagai skenario, memastikan bahwa setiap proses ditangani secara efisien dan profesional.

Cara Membuat Formulir Manajemen Properti

Membuat formulir manajemen properti dengan Jotform adalah proses yang sederhana dan dapat disesuaikan untuk berbagai skenario, seperti aplikasi penyewaan, permintaan perawatan, atau daftar periksa inspeksi. Berikut panduan langkah demi langkah untuk membantu Anda merancang formulir yang sesuai dengan kebutuhan manajemen properti Anda:

Pilih Titik Awal Anda:

• Masuk ke akun Jotform Anda dan klik "Buat" di halaman Ruang Kerja Saya Anda.
• Pilih "Formulir" dan putuskan apakah akan memulai dari awal atau menggunakan salah satu dari lebih dari 10.000 template Jotform. Untuk manajemen properti, Anda akan menemukan template untuk aplikasi sewa, permintaan pemeliharaan, daftar periksa inspeksi, dan banyak lagi.

2. Pilih Tata Letak yang Tepat:

• Pilih antara Form Klasik (semua pertanyaan pada satu halaman) atau Form Kartu (satu pertanyaan per halaman). Untuk formulir yang lebih rinci seperti perjanjian sewa, Form Klasik sering kali lebih disukai, sementara Form Kartu cocok untuk permintaan pemeliharaan yang cepat.

3. Tambahkan dan Sesuaikan Elemen Formulir:

• Klik menu “Tambah Elemen” untuk menarik dan melepas kolom yang relevan dengan kasus penggunaan Anda:
• Aplikasi Sewa: Nama, informasi kontak, detail pekerjaan, referensi, kotak centang persetujuan.
• Permintaan Pemeliharaan: Nama penyewa, nomor unit, deskripsi masalah, tingkat urgensi, unggahan file untuk foto.
• Daftar Periksa Inspeksi: Kotak centang per kamar, komentar, tanggal/waktu, tanda tangan digital.
• Perjanjian Sewa: Bidang teks untuk ketentuan, jadwal pembayaran, widget tanda tangan elektronik.
• Gunakan logika bersyarat untuk menampilkan atau menyembunyikan kolom berdasarkan tanggapan pengguna (misalnya, hanya tampilkan informasi hewan peliharaan jika penyewa memiliki hewan peliharaan).

4. Personalisasi Desain Formulir:

• Klik ikon rol cat untuk mengakses Desainer Formulir.
• Sesuaikan warna, font, dan tema agar sesuai dengan merek manajemen properti atau perusahaan Anda.

5. Siapkan Notifikasi Email:

• Di menu Pengaturan, konfigurasikan pemberitahuan email untuk Anda, tim Anda, atau penyewa.
• Siapkan penjawab otomatis untuk mengonfirmasi penerimaan pengiriman atau memberikan langkah berikutnya.

6. Integrasikan Alat Pembayaran dan Otomasi:

• Untuk pembayaran sewa atau deposit, integrasikan dengan gateway pembayaran seperti PayPal atau Stripe.
• Hubungkan dengan perangkat lunak manajemen properti atau spreadsheet untuk transfer data yang mulus.

7. Publikasikan dan Bagikan Formulir Anda:

• Klik “Publikasi” untuk menyalin tautan formulir atau menyematkannya di situs web Anda.
• Bagikan melalui email, SMS, atau media sosial sesuai kebutuhan.

Uji dan Kelola Kiriman:

• Gunakan fitur Pratinjau untuk menguji formulir Anda.
• Pantau kiriman di Tabel Jotform, saring berdasarkan properti atau penyewa, dan ekspor data sesuai kebutuhan.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Anda dapat membuat formulir manajemen properti yang disesuaikan untuk merampingkan alur kerja, memastikan kepatuhan, dan meningkatkan komunikasi dengan penyewa serta staf.