Formulir Purchase Order

Formulir pesanan pembelian adalah dokumen bisnis penting yang digunakan untuk secara resmi meminta barang atau layanan dari pemasok. Dokumen ini berfungsi sebagai perjanjian tertulis antara pembeli dan vendor, yang merinci item tertentu, kuantitas, harga, dan syarat pembelian. Formulir ini membantu organisasi mengelola proses pengadaan, melacak pesanan, dan menjaga catatan yang akurat untuk keperluan akuntansi dan inventaris. Formulir pesanan pembelian banyak digunakan oleh bisnis dari segala ukuran, institusi pendidikan, organisasi nirlaba, dan lembaga pemerintah untuk memperlancar pembelian, mencegah pengeluaran yang tidak sah, dan memastikan komunikasi yang jelas dengan pemasok.

Dengan Jotform, membuat dan mengelola formulir pesanan pembelian menjadi sangat mudah dan dapat disesuaikan sepenuhnya. Form Builder tanpa kode dari Jotform memungkinkan pengguna untuk merancang formulir pesanan pembelian yang profesional sesuai dengan kebutuhan unik mereka, baik untuk permintaan internal, pesanan vendor, atau permintaan pasokan berulang. Pengguna dapat dengan mudah menambahkan daftar produk, mengintegrasikan gateway pembayaran, menyiapkan alur kerja persetujuan, dan mengotomatisasi pemberitahuan. Semua pengiriman disimpan dengan aman dan terorganisir di Jotform Tables, membuatnya mudah untuk melacak pesanan, mengelola anggaran, dan berkolaborasi dengan anggota tim. Dengan memanfaatkan fitur-fitur kuat Jotform, organisasi dapat mengoptimalkan proses pengadaan mereka dan mengurangi pekerjaan manual.

Penggunaan Formulir Pesanan Pembelian

Formulir pesanan pembelian dapat disesuaikan untuk berbagai skenario bisnis, masing-masing dengan persyaratan dan manfaat tersendiri. Inilah cara mereka memenuhi kebutuhan berbeda dan bagaimana strukturnya dapat bervariasi:

1. Kemungkinan Kasus Penggunaan:

• Permintaan Pembelian Internal: Karyawan mengajukan permintaan untuk perlengkapan kantor, peralatan, atau layanan, yang kemudian ditinjau dan disetujui oleh manajemen.
• Pesanan Vendor: Bisnis melakukan pemesanan formal dengan pemasok eksternal untuk inventaris, bahan mentah, atau produk untuk dijual kembali.
• Pembelian Berulang: Organisasi mengotomatiskan pesanan rutin untuk barang habis pakai atau layanan pemeliharaan.
• Pengadaan Berbasis Proyek: Tim meminta bahan atau layanan yang spesifik untuk proyek, memastikan pelacakan anggaran dan akuntabilitas.
• Grant untuk Non-Profit atau Pendidikan: Sekolah atau organisasi non-profit mendokumentasikan pembelian yang dilakukan dengan dana hibah untuk keperluan kepatuhan dan pelaporan.

2. Poin Pemecahan Masalah:

• Mencegah pembelian yang tidak sah atau duplikat.
• Memastikan komunikasi yang jelas tentang detail pesanan.
• Memfasilitasi pelacakan anggaran dan alur kerja persetujuan.
• Menyediakan jejak audit untuk manajemen keuangan dan inventaris.

3. Potensi Pemilik dan Pengguna:

• Manajer pengadaan, tim keuangan, kepala departemen, manajer proyek, pengelola sekolah, dan koordinator nirlaba.

4. Perbedaan Metode Penciptaan:

• Permintaan Internal: Mungkin termasuk kolom untuk nama karyawan, departemen, justifikasi, dan persetujuan supervisor.
• Pesanan Vendor: Fokus pada detail pemasok, daftar produk yang dirinci, informasi pengiriman, dan syarat pembayaran.
• Pesanan Berulang: Sertakan opsi penjadwalan dan pengaturan pesanan ulang.
• Formulir Berbasis Proyek: Tambahkan kode proyek, alokasi anggaran, dan pelacakan pencapaian.

Ringkasnya, formulir pesanan pembelian dapat disesuaikan untuk berbagai skenario pengadaan, dengan konten dan kolom yang diatur sesuai kebutuhan spesifik dari setiap penggunaan.

Cara Membuat Formulir Pesanan Pembelian

Membuat formulir pesanan pembelian dengan Jotform adalah proses yang mudah dan dapat disesuaikan untuk semua skenario pengadaan, mulai dari permintaan perlengkapan kantor yang sederhana hingga pesanan pemasok yang kompleks. Berikut panduan langkah demi langkah untuk membuat formulir pesanan pembelian yang efektif menggunakan alat intuitif Jotform:

Mulai Formulir Anda:

• Masuk ke akun Jotform Anda dan klik "Buat" di halaman Ruang Kerja Saya Anda.
• Pilih "Formulir" dan putuskan apakah akan mulai dari awal atau menggunakan salah satu templat formulir pesanan pembelian Jotform.
• Pilih tata letak yang Anda inginkan: Klasik (semua pertanyaan di satu halaman) atau Kartu (satu pertanyaan per halaman).

2. Tambahkan Kolom Penting:

• Klik menu “Tambah Elemen” untuk menarik dan melepas kolom seperti:
• Nama dan informasi kontak pemohon
• Kode departemen atau proyek
• Rincian pemasok/vendor
• Daftar produk atau layanan terperinci (dengan jumlah, deskripsi, harga satuan, dan total)
• Alamat pengiriman dan tanggal pengiriman yang diinginkan
• Metode atau syarat pembayaran
• Tanda tangan persetujuan atau kotak centang

3. Sesuaikan untuk Kebutuhan Anda:

• Untuk permintaan internal, tambahkan bidang untuk persetujuan supervisor dan justifikasi.
• Untuk pesanan vendor, sertakan bidang kontak pemasok dan instruksi pengiriman.
• Untuk pesanan berulang, tambahkan opsi penjadwalan atau pemilih frekuensi.
• Untuk formulir berbasis proyek, sertakan kode proyek dan kolom alokasi anggaran.

4. Tingkatkan Fungsionalitas:

• Integrasikan dengan gerbang pembayaran jika Anda perlu memproses pembayaran secara langsung.
• Gunakan logika bersyarat untuk menampilkan atau menyembunyikan kolom berdasarkan tanggapan pengguna (misalnya, hanya menampilkan kolom anggaran untuk pesanan berbasis proyek).
• Tambahkan widget untuk unggahan file (misalnya, lampirkan kutipan atau faktur) atau tanda tangan elektronik untuk persetujuan.

5. Desain dan Branding:

• Klik ikon rol cat untuk membuka Desainer Formulir.
• Sesuaikan warna, font, dan tambahkan logo organisasi Anda untuk mencocokkan identitas merek Anda.

6. Siapkan Notifikasi dan Persetujuan:

• Di menu Pengaturan, konfigurasikan notifikasi email untuk memberi tahu tim pengadaan atau supervisor mengenai pengajuan baru.
• Siapkan email penjawab otomatis untuk mengirim konfirmasi penerimaan kepada pemohon.
• Gunakan fitur alur kerja persetujuan Jotform untuk mengarahkan formulir ke beberapa tingkat persetujuan jika diperlukan.

7. Publikasikan dan Bagikan:

• Klik "Publikasikan" untuk menyalin tautan formulir atau menyematkannya di intranet atau situs web Anda.
• Bagikan formulir dengan karyawan, vendor, atau tim proyek sesuai kebutuhan.

8. Kelola dan Lacak Pengiriman:

• Semua tanggapan akan otomatis disimpan di Jotform Tables, tempat Anda dapat memfilter, mencari, dan mengekspor data untuk pelaporan atau integrasi dengan alat bisnis lainnya.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Anda dapat membuat formulir pesanan pembelian yang menyederhanakan proses pengadaan, mengurangi kesalahan, dan memastikan akuntabilitas di seluruh organisasi Anda.