Formulir Rilis Ketenagakerjaan

Employment release forms are essential legal documents used by employers and employees to formally acknowledge the release of certain rights, claims, or obligations related to employment. These forms are commonly utilized during employee offboarding, such as resignations, terminations, or layoffs, to confirm that both parties agree to the terms of separation and that the employee waives any future claims against the employer. Employment release forms can also be used for specific scenarios like releasing confidential information, authorizing background checks, or granting permission for reference checks. Their primary purpose is to protect both the employer and the employee by clearly outlining the terms of release and ensuring mutual understanding.

With Jotform, creating and managing employment release forms becomes a seamless, efficient process. Jotform’s no-code Form Builder allows HR professionals, managers, and business owners to quickly customize release forms to fit their organization’s needs. Users can drag and drop fields, add digital signature widgets, and set up conditional logic to ensure all necessary information is collected. Submissions are securely stored and easily accessible, streamlining the documentation process and reducing administrative burden. By leveraging Jotform’s integrations and automation features, organizations can ensure compliance, maintain accurate records, and provide a smooth experience for departing employees.

Penggunaan Formulir Pengesahan Kerja

Formulir pelepasan pekerjaan memiliki beragam tujuan di tempat kerja, melayani berbagai skenario dan kebutuhan. Berikut adalah cara penggunaannya, siapa yang diuntungkan, dan bagaimana kontennya dapat bervariasi:

1. Kemungkinan Kasus Penggunaan:

• Pemutusan Hubungan Kerja: Digunakan saat pengunduran diri, pemutusan hubungan kerja, atau pemberhentian untuk mengonfirmasi pelepasan klaim dan merinci persyaratan akhir.
• Otorisasi Referensi: Memungkinkan mantan karyawan untuk memberikan izin bagi pemeriksaan referensi oleh calon pemberi kerja.
• Persetujuan Pemeriksaan Latar Belakang: Digunakan selama perekrutan untuk mendapatkan persetujuan pemeriksaan latar belakang atau kredit.
• Rilis Kerahasiaan: Memungkinkan berbagi informasi rahasia tertentu di bawah kondisi yang ditentukan.
• Perjanjian Penyelesaian: Digunakan untuk meresmikan penyelesaian sengketa atau klaim di tempat kerja.

2. Poin Pemecahan Masalah:

• Mengurangi risiko hukum dengan mencatat kesepakatan bersama.
• Memastikan kepatuhan terhadap undang-undang ketenagakerjaan dan kebijakan perusahaan.
• Menjelaskan harapan dan hak bagi kedua belah pihak.
• Mempermudah proses SDM dan pencatatan.

3. Kemungkinan Pemilikan dan Penggunaan:

• manajer SDM dan departemen
• Pemilik bisnis dan eksekutif
• Tim hukum
• Karyawan (saat ini atau mantan)
• Agen pemeriksaan latar belakang pihak ketiga

4. Perbedaan Metode Penciptaan:

• Pemutusan Hubungan Kerja: Mungkin memerlukan kolom untuk gaji akhir, tunjangan, dan alasan pemutusan.
• Otorisasi Referensi: Berfokus pada detail kontak dan izin spesifik.
• Persetujuan Pemeriksaan Latar Belakang: Termasuk identifikasi pribadi dan kotak centang persetujuan.
• Pelepasan Kerahasiaan: Merinci ruang lingkup dan batasan berbagi informasi.
• Perjanjian Penyelesaian: Mungkin memerlukan deskripsi rinci tentang sengketa dan ketentuan penyelesaian.

Singkatnya, formulir pelepasan kerja adalah alat serbaguna yang dapat disesuaikan untuk berbagai skenario SDM, dengan konten dan struktur yang beradaptasi dengan penggunaan khusus.

Cara Membuat Formulir Pelepasan Kerja

Membuat formulir pelepasan kerja dengan Jotform adalah proses yang sederhana yang memastikan Anda menangkap semua informasi yang diperlukan sambil menjaga kepatuhan dan profesionalisme. Baik Anda memerlukan perjanjian pemisahan sederhana atau pelepasan yang lebih kompleks untuk pemeriksaan latar belakang atau penyelesaian, platform intuitif Jotform memudahkan untuk merancang, menyesuaikan, dan mengelola formulir Anda.

Untuk membuat formulir pelepasan kerja, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Mulai Formulir Anda:

• Masuk ke akun Jotform Anda dan klik "Buat" di halaman Ruang Kerja Saya Anda.
• Pilih "Formulir" dan tentukan apakah ingin memulai dari awal atau menggunakan salah satu template formulir pelepasan pekerjaan dari Jotform.

2. Pilih Tata Letak yang Tepat:

• Untuk formulir rilis yang komprehensif, tata letak Formulir Klasik (semua pertanyaan pada satu halaman) sering kali menjadi pilihan ideal.
• Untuk persetujuan langkah demi langkah atau pelepasan multi-bagian, pertimbangkan menggunakan layout Formulir Kartu (satu pertanyaan per halaman).

3. Tambahkan Elemen Formulir Esensial:

• Gunakan menu “Tambah Elemen” untuk menyeret dan melepas kolom seperti:
• Nama dan informasi kontak karyawan
• Detail perusahaan/organisasi
• Tanggal rilis
• Alasan pelepasan (misalnya, pengunduran diri, pemberhentian, pemeriksaan latar belakang)
• Pernyataan pelepasan atau teks pengesampingan yang terperinci
• Kotak centang untuk persetujuan/kesepakatan
• Kolom tanda tangan digital untuk kedua pihak
• Bidang tambahan untuk gaji akhir, tunjangan, atau ketentuan penyelesaian (jika berlaku)

4. Sesuaikan dengan Kasus Penggunaan Anda:

• Untuk perjanjian pemisahan, sertakan kolom untuk kompensasi akhir, kelanjutan manfaat, dan pengembalian properti perusahaan.
• Untuk rilis referensi atau pemeriksaan latar belakang, tambahkan bahasa otorisasi spesifik dan detail kontak untuk pihak ketiga.
• Untuk pelepasan kerahasiaan, jelaskan dengan jelas informasi apa yang akan dilepaskan dan dalam kondisi apa.

5. Desain dan Branding:

• Klik ikon rol cat untuk mengakses Desainer Formulir.
• Sesuaikan warna, font, dan tambahkan logo perusahaan Anda untuk memastikan formulir sesuai dengan identitas merek Anda.

6. Siapkan Notifikasi dan Alur Kerja:

• Di menu Pengaturan, atur notifikasi email untuk memberi tahu tim HR atau hukum ketika formulir dikirimkan.
• Atur email penjawab otomatis untuk memberikan salinan pelepasan yang telah ditandatangani kepada karyawan.

7. Publikasikan dan Bagikan:

• Klik "Publikasikan" untuk menyalin tautan formulir atau menanamkannya di intranet perusahaan Anda atau portal HR.
• Bagikan formulir langsung dengan karyawan melalui email atau pesan aman.

8. Uji dan Kelola Tanggapan:

• Gunakan fitur Pratinjau untuk menguji formulir dan memastikan semua kolom berfungsi dengan benar.
• Pantau pengiriman di Jotform Tables, di mana Anda dapat mengatur, mencari, dan mengekspor catatan sesuai kebutuhan.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Anda dapat membuat formulir pelepasan karyawan yang disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan spesifik organisasi Anda, mempermudah proses HR, dan membantu kepatuhan hukum.