I professionisti del marketing digitale, i responsabili della gestione delle relazioni con i clienti (CRM) e i team aziendali che lavorano tra più funzioni condividono tutti la stessa pressione: devono rispondere agli invii dei moduli prima che un contatto interessato o una richiesta urgente si raffreddi.
La buona notizia è che le notifiche di invio dei moduli di HubSpot aiutano il tuo team a tenere sotto controllo ogni nuova attività. Questi avvisi automatici inviano un’email al tuo team ogni volta che qualcuno compila un modulo, così i nuovi contatti e le nuove richieste nel tuo CRM non passano mai inosservati.
La cattiva notizia è che, dato che questi avvisi si basano sull’email, è facile perderli in una casella di posta affollata e non sempre tengono il passo con i flussi di lavoro in tempo reale dei moderni team commerciali, di assistenza o operativi.
Se il tuo team passa gran parte della giornata nelle app di messaggistica e sullo smartphone, i soli avvisi via email non bastano. Serve un’alternativa più rapida e affidabile, come il sistema di notifiche multicanale di Jotform. Jotform invia avvisi immediati tramite notifiche push, SMS, WhatsApp, Slack e messaggi di Microsoft Teams, che raggiungono il tuo team in un attimo.
Dato che il tuo team potrebbe lavorare molto all’interno di HubSpot, ti spieghiamo come funzionano le sue notifiche di invio dei moduli. Così potrai decidere se affidarti a un sistema di notifiche più flessibile, come quello di Jotform.
Come configurare le notifiche di invio dei moduli in HubSpot
Quando qualcuno compila il tuo modulo HubSpot, vuoi che il tuo team lo veda subito, così da poter dare seguito finché l’interesse è ancora alto.
HubSpot invia automaticamente un’email al tuo team. In questo modo le nuove opportunità vengono viste appena arrivano e i contatti più motivati possono essere inseriti nei flussi di lavoro giusti prima che l’interesse svanisca.
Per modificare gli avvisi predefiniti dei moduli di HubSpot e applicarli a un modulo specifico, segui questi passaggi:
- Dal tuo account HubSpot, vai su Marketing > Moduli e crea un nuovo modulo oppure passa il mouse su uno già esistente. Fai clic su Modifica.
- Nel pannello a sinistra dell’editor dei moduli, fai clic sull’icona Impostazioni. Poi apri la scheda Impostazioni di invio.
- Nella sezione Notifiche di invio in tempo reale, seleziona Avvisa il proprietario del contatto se vuoi che gli avvisi arrivino al proprietario del record.
- Usa Aggiungi utenti da avvisare per scegliere altri utenti o team di HubSpot che devono ricevere un’email a ogni invio del modulo.
- Fai clic su Rivedi e aggiorna (oppure Aggiorna) per salvare le modifiche.
Perché quelle email arrivino davvero, ogni utente deve anche attivare le notifiche nelle proprie impostazioni personali. Basta andare su Impostazioni > Notifiche > Email e desktop e attivare gli Invii dei moduli per i canali che preferisce.
Se ti servono avvisi più su misura, per esempio per indirizzare i contatti enterprise al team commerciale e i ticket di assistenza al tuo help desk, puoi creare un semplice flusso di lavoro basato sui contatti che inserisce chi invia un determinato modulo e manda le email di notifica alle persone giuste.
Se il tuo team ha bisogno di muoversi più in fretta di quanto permetta l’email, probabilmente ti serve un sistema di notifiche che funzioni al di fuori della casella di posta.
Pro Tip
Se il tuo team raccoglie contatti con Jotform, la sua integrazione con HubSpot può creare o aggiornare automaticamente i record in HubSpot. Questi invii attivano le stesse notifiche e gli stessi flussi di follow-up su cui conti già.
Ecco il sistema di notifiche multicanale di Jotform
Se il tuo team preferisce lavorare su WhatsApp o Slack, oppure gestire tutto direttamente dal telefono, affidarsi ai soli avvisi via email è quasi una garanzia di perdersi qualcosa di importante.
Con gli avvisi sepolti in una casella di posta traboccante, il tuo team li vedrà solo diverse ore dopo. E quando finalmente aprirà quelle email, il contatto si sarà ormai raffreddato. I team commerciali, di assistenza e di cura dei pazienti vivono questa realtà ogni giorno.
Ed è qui che entra in gioco il sistema di notifiche in tempo reale di Jotform. È una soluzione tutto-in-uno che elimina i limiti degli avvisi via email di HubSpot. Raggiunge il tuo team proprio dove già lavora, così ogni invio di un modulo compare nei canali che controlla in tempo reale.
Invece di destreggiarsi tra più strumenti, il tuo team può usare il costruttore moduli di Jotform per gestire tutto da un unico centro notifiche. Per ogni modulo puoi scegliere i canali di consegna più adatti, che siano notifiche push, SMS, WhatsApp, Slack o Microsoft Teams, e attivarli dalle Impostazioni del modulo o tramite le integrazioni in meno di un minuto.
Puoi anche collegare campi specifici del modulo ai tuoi avvisi e vedere un’anteprima prima di attivarli, così ogni notifica mette in evidenza i dettagli che servono davvero al tuo team. Una semplice verifica tiene al sicuro i tuoi canali e rende tutto indolore: un numero di telefono per gli SMS, un codice QR per WhatsApp e un link all’app mobile per le notifiche push.
Queste notifiche portano vantaggi a diversi tipi di utenti:
- I titolari di piccole imprese, che passano la giornata a servire i clienti e non a controllare la posta, ricevono notifiche istantanee sul telefono invece di scavare tra i thread di email.
- I team sanitari possono indirizzare i moduli di accettazione urgente dei pazienti su WhatsApp o Teams, così infermieri e coordinatori li vedono subito, anche durante un turno frenetico.
- I team delle risorse umane che valutano i candidati in mobilità possono affidarsi alle notifiche push o SMS per far avanzare le selezioni senza intoppi.
- I team commerciali o di customer success possono pubblicare le notifiche di gruppo degli invii dei moduli in Slack o Microsoft Teams, così il commerciale giusto si fa avanti a ogni nuova opportunità.
E dato che le Notifiche dei Moduli Jotform sono integrate nella piattaforma, si collegano direttamente agli altri prodotti Jotform che già usi. Così non serve gestire gli avvisi con strumenti aggiuntivi.
I Flussi di lavoro Jotform possono smistare, approvare o inoltrare automaticamente gli invii che arrivano tramite Slack o Microsoft Teams, mentre i Moduli Mobili di Jotform rendono immediati gli avvisi push e il follow-up in mobilità. Se vuoi più controllo su ciò che vede il tuo team, puoi personalizzare le notifiche nei Moduli Mobili di Jotform, così in ogni avviso compaiono i dettagli giusti.
Imposta le notifiche su misura per il tuo flusso di lavoro, senza complicazioni
Le notifiche di invio dei moduli di HubSpot vanno benissimo se il tuo team lavora soprattutto via email e non ha bisogno di rispondere sul momento. Ma per i team commerciali, di assistenza, delle risorse umane e operativi che si muovono in fretta, i soli avvisi via email rallentano i tempi di risposta e rendono più facile perdersi contatti molto interessati o richieste che non possono aspettare.
Per questi flussi di lavoro in tempo reale, Jotform offre un sistema di notifiche multicanale più flessibile, che invia avvisi immediati tramite notifiche push, SMS, WhatsApp, Slack e Microsoft Teams, così il tuo team vede gli aggiornamenti nei canali in cui già lavora.
Prova le notifiche dei moduli multicanale di Jotform per migliorare la rapidità, la visibilità e l’efficienza complessiva del tuo flusso di lavoro.
Domande frequenti
“Invio di un modulo” significa semplicemente che un visitatore ha compilato un modulo e ha fatto clic su Invia, e le sue informazioni sono arrivate al tuo sistema. Questa azione crea un record che puoi tracciare, smistare e a cui puoi dare seguito.
In HubSpot, gli invii dei moduli creano o aggiornano i record nel tuo CRM, di solito sotto forma di contatti (e a volte di aziende o trattative collegate). Una volta che hai il record, puoi segmentare i contatti, assegnare loro un punteggio e inserirli in liste o flussi di lavoro.
Quando qualcuno invia un modulo, HubSpot raccoglie le sue risposte, le salva nel record di contatto di quella persona e attiva le notifiche o i flussi di lavoro in base alle tue impostazioni. Questa catena di eventi trasforma un semplice modulo in un’attività di follow-up, una sequenza di email o un avviso interno su cui il tuo team può intervenire.
Questo articolo è pensato per i professionisti del marketing digitale, i responsabili CRM e i team aziendali che vogliono capire come funzionano le notifiche di invio dei moduli di HubSpot ed esplorare alternative più rapide e affidabili, come il sistema di avvisi multicanale di Jotform.
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