Kitchener-Waterloo Multicultural Centre + Jotformエンタープライズ：結果の概要
年間の節約額
$100,000
フォーム送信数
35,000件以上
フォーム連携数
4件（Microsoft Power Automate、Mailchimp、Googleスプレッドシート、Webhook）
オンタリオ州のKitchener-Waterloo Multicultural Centre（KWMC）は、1967年以来、地域全体の移民、難民、留学生、そして地域住民を支える拠点として活動してきました。
この団体は、定住支援サービス、就労支援、言語プログラム、通訳・翻訳サービスを提供しています。また、カナダ最大級の多文化フェスティバルを毎年開催し、何万人もの人々が集い、多様性を祝う場を提供しています。
こうした大きな影響力の背後には、障壁を減らし、新しく移り住んだ人々が活躍できるよう尽力する小規模な非営利チームの存在があります。この分野の多くの団体と同様に、彼らには拡大し続ける業務規模に対応できるシステムが必要でした。
そこで登場したのがJotformエンタープライズです。
ミッションの遂行を妨げる障壁を取り除く
Jotformエンタープライズを導入する前、KWMCの通訳サービスの依頼は、主に電話で処理されていました。
スタッフは電話を受け、詳細をメモし、通訳者にフォローアップし、その後すべてを記録していました。しばらくの間はこの方法で機能していましたが、需要が増えるにつれて、このプロセスは非効率的で管理が難しくなっていきました。
この団体には、必要な情報を最初の段階で収集するためのより良い方法が必要でした。予約の長さ、言語の要件、スケジュールの調整、場所といった詳細は、通訳サービスを効果的に調整するうえで不可欠でした。
同時に、小規模な非営利団体として、この団体には明確な調達方針がありました。財務・ビジネスサービス担当ディレクターのMac Summers氏が説明するように、スタッフのアプローチはシンプルでした。それは、市場のリーダーを選ぶということです。フォームとワークフローの分野において、そのリーダーはJotformでした。
間違いなくおすすめします。
Mac Summers、財務・ビジネスサービス担当ディレクター、Kitchener-Waterloo Multicultural Centre
手作業のプロセスを自動化してワークフローを加速する
Jotformエンタープライズを活用して、KWMCはパートナー機関やクライアントがオンラインで通訳サービスを依頼できるシステムを構築しました。
電話に頼る代わりに、依頼者は必要な情報をすべて含むオンラインフォームを送信するようになりました。これだけでも、やり取りの手間と管理業務の負担が大幅に削減されました。
しかし、本当の変革が起きたのは、チームが自動化されたワークフローを導入したときでした。
私たちは[Jotformエンタープライズ]をほぼすべての部門で使用しています。
Mac Summers、財務・ビジネスサービス担当ディレクター、Kitchener-Waterloo Multicultural Centre
フォームが送信されると、適切なメール、承認、通知が自動的にトリガーされ、適切な担当者に振り分けられます。依頼は、常に手動で監視する必要なく、システム内をスムーズに進んでいきます。
この団体では、このシステムをLanguage Interpreter Services Application、略してLISAと呼んでいます。これは、従業員ではなく業務委託として働く通訳者向けの、ギグプラットフォームのような機能を果たしています。
毎年、何千ものワークフローがLISAを通じて自動化されています。自動化がなければ、同じ人数のスタッフでこれほどの量を管理することは不可能でしょう。
「本当にうまく機能しています」とSummers氏は語ります。
部門を越えてチームを強化する
通訳サービスのためのソリューションとして始まったものは、瞬く間に組織全体へと広がりました。
「私たちはほぼすべての部門でこれを使用しています」とSummers氏は語ります。
フォームは現在、クライアントの受付、社内プロセス、プログラムの調整など、さまざまな場面で使用されています。フォームの各セクションを表示または非表示にすることで、入力する人に合わせて最適化できます。受付スタッフ、通訳者、クライアントは、それぞれに関連する情報だけを目にすることになります。
たとえば通訳者は、フォームを通じて勤務時間を直接記録できるほか、駐車場代や交通費などの経費も報告できます。これにより、余分な書類作業がなくなり、すべての記録が一か所に整理された状態で保たれます。
このシステムは、KWMCが使用する他の重要なツールとも連携しています。
Microsoft Power Automateを使用することで、フォームの送信が組織の総勘定元帳における発注書や受注書の作成を自動的にトリガーします。請求書が承認されると、仕訳が自動的に生成されます。
このレベルの自動化は、政府の助成金で運営されているプログラムにおいて特に価値があります。たとえば、この団体はドメスティックバイオレンスのシェルターに通訳サービスを提供しており、この活動の一部はオンタリオ州によって資金提供されています。こうした資金提供者は、サービスがどのように提供されているかについて詳細な報告を求めます。
Jotformは財務および報告システムに直接データを供給するため、こうした情報はすでに構造化され、アクセスしやすい状態になっています。
そうでなければ報告書の作成に膨大な時間を費やさなければならない非営利団体のリーダーにとって、この種の自動化は大きな転機となり得ます。
拡張性のあるシステムを導入する
Jotformエンタープライズを導入して以来、KWMCの効率向上は顕著なものとなっています。
Summers氏によると、Jotformエンタープライズを基盤とするLISAシステムがなければ、この団体はワークフローに対応するためだけに、おそらくフルタイムのスタッフをあと2名雇用する必要があったと言います。
多くの非営利団体にとって、新たに2名の従業員を雇用すること——KWMCの場合、それぞれ年間約50,000ドルの給与がかかります——は、現実的ではありません。自動化は、予算を圧迫することなく、チームに必要な処理能力を効果的にもたらします。
ワークフローの自動化にとどまらず、KWMCはこのプラットフォームを活用する他の創造的な方法も見出しています。
Jotform AIエージェントを使用して、毎年約65,000人が来場するKitchener-Waterloo多文化フェスティバルに関する問い合わせへの対応を支援するAIチャットボットを、ウェブサイト上に構築しました。このチャットボットは、来場者、出店者、地域住民からのよくある質問に回答します。回答できない内容に遭遇した場合は、フォローアップのためにイベントコーディネーターへ自動的にメールを送信します。
この団体は、メールコミュニケーションを効率化するために、JotformとMailchimpを連携させています。クライアントが受付フォームに記入すると、その情報が自動的に適切なメールリストに追加されます。これにより、チームは新しく移り住んだ人々を、関連するプログラムやコミュニティへとつなげることができます。たとえば、参加者をボランティアとペアにして毎週語学の練習を行う会話形式の英語プログラムなどです。
非営利団体を念頭に設計
非営利団体の環境では、セキュリティとアクセシビリティも同様に重要です。KWMCはシングルサインオン（SSO）を使用してユーザーアクセスを管理しており、スタッフは複雑な設定なしに安全にログインできます。
「SSOは気の利いた機能です」とSummers氏は語ります。
自社でITを内部管理している団体にとって、導入のしやすさは重要です。テクノロジーが裏側でスムーズに機能することで、KWMCのチームは最も大切なこと、すなわち地域社会への貢献に集中し続けることができます。
地域社会への影響力を高める
すべての非営利団体のリーダーは、管理業務とミッション主導の業務との間のトレードオフを理解しています。チームがスプレッドシートの管理、承認の催促、依頼の手作業での処理に費やす時間が増えるほど、人々を支援するために使える時間は減ってしまいます。
Jotformエンタープライズのようなツールは、その方程式のバランスを取り戻すのに役立ちます。
Kitchener-Waterloo Multicultural Centreのチームにとって、その成果は何よりも雄弁に物語っています。
「間違いなくおすすめします」とSummers氏は語ります。
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