jotformエンタープライズのチーム通知機能のご紹介

最新情報の把握がさらに簡単になりました。jotformエンタープライズの新機能「チーム通知」により、チームの活動に関する更新情報を誰が受け取るかをカスタマイズでき、通知を本当に必要とする人に確実に届けられます。jotformチームで、誰が何について通知を受け取るかを、あなたが自由に管理できるようになりました。 

チームでの通知をカスタマイズできる機能は、エンタープライズをご利用のお客様から最も多くのご要望をいただいていた機能の一つです。これからは、チーム管理者が特定のチームイベントについて誰に通知するかを正確に決められます。すべてに同じ通知を送る時代は終わりです。適切な情報を、適切な人に届けましょう。  

チーム管理者は、チーム設定 > 通知から直接、通知の受信者を選択できるようになりました。通知は個々のチームメンバーや特定の役割に割り当てることができます。たとえば、すべてのマネージャーにアクセスリクエストの通知を受け取らせたい場合も、数回のクリックで設定できます。 

設定できる内容 

通知の受信者を管理できるイベントの一覧は、次のとおりです。

• チームメンバーの追加：新しいメンバーがチームに参加すると、受信者に通知されます。
• 参加リクエスト：誰かがチームへの参加を希望すると、受信者に通知されます。
• アクセスリクエスト：アセットへのアクセスリクエストがボトルネックになる前に把握できます。
• Inboxのコメント：jotform inboxに投稿されたコメントを、適切な人が確実に確認できるようにします。
• jotformサインの書類アクティビティ：書類が開封・署名・拒否されたとき、または署名期間が終了したときに追跡できます。これには、サインの自動化が有効になっているフォームも含まれるようになり、他のサイン書類通知と同じ場所で管理できます。

始め方

通知の設定は1分もかかりません。手順は次のとおりです。

1. チームワークスペースで、左下のチーム設定ボタンをクリックします。

2. 左側のパネルで通知タブをクリックします。

3. 一覧に表示されたイベント（例：新しいメンバーがチームに参加したとき）ごとに、通知する対象を選択します。個々のチームメンバー、または特定のチームの役割を指定できます。

4. 変更を保存をクリックします。

これだけです。詳しい手順については、ハウツーガイドをご覧ください。

• チーム通知の受信者を管理する方法
• チームでInboxコメント通知の受信者を管理する方法

フォーム通知をさらに細かく管理

このアップデートは、もう一つの最近の改善点ともよく組み合わせられます。それは、フォーム送信通知の柔軟性が向上したことです。 

これまで、通知はチーム全体または個々のメールアドレスにしか送信できませんでした。これからは、フォームビルダーからチームを選択し、そのチームの中で特定のフォームの通知を受け取るメンバーを正確に選べます。これにより、チームメンバーは自分に関係のあるフォーム送信についてのみ通知を受け取れます。 

これはフォームビルダーの「設定」＞「メール」から管理できます。詳しいハウツーガイドはこちら。

業界を問わないメリット

チーム通知は、連携したワークフローに依存するほぼすべての業界で、大きな効率向上をもたらします。 

医療分野では、スタッフが機密性の高い患者受付フォームへのアクセスをリクエストした際に、適切な部門責任者だけに通知が届くようにクリニック管理者が設定できます。これにより、現場スタッフを無関係な通知で埋もれさせることなく、コンプライアンスをしっかり守れます。 

法律・専門サービス事務所では、書類の署名通知を各案件を担当する特定のパートナーやパラリーガルに割り当てられるため、署名の期限を見逃すことがありません。 

Eコマースや運用チームでは、アクセスリクエストの通知を役割ごとにマネージャーへ振り分けることで、繁忙期に承認のボトルネックを生むことなく、新入社員のアカウント設定を迅速に行えます。 

入学や同意フォームを管理する教育機関では、Inboxコメント通知を設定することで、カウンセラーや管理者が本当に関係のある送信内容を確実に把握できます。 

また、複数のエージェントが一つのチームアカウントで連携する不動産仲介会社では、サイン書類のアクティビティ通知を各取引に関わるエージェントやコーディネーターに送信できます。これにより、不要な通知を減らしながら、重要な情報を見逃さないようにできます。

まとめ 

チーム通知機能は、単に受信トレイを整理する手段ではなく、よりスマートで責任の明確なチームワークフローを構築する手段です。 

適切な人が適切な通知を受け取れば、意思決定が迅速になり、アセットが承認待ちで滞ることもなく、通知が誤った相手に届いたせいで重要なタスクが見過ごされることもなくなります。5人のスタートアップを運営していても、大規模なエンタープライズチームを管理していても、このような精密なコントロールはあなたの規模に合わせて拡張できます。 

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