Googleフォームの下書き保存はできる?下書きを作成する方法と代替策

オンラインフォームは、回答者に公開する前にきちんと整えておきたいものです。作成途中でありがちな誤字や質問の配置ミスなどが、回答者の目に触れてしまうと、フォーム全体が雑な印象になってしまいます。 

だからこそ、多くの人は下書きとして保存できるボタンや公開ボタンがあって、作成中のフォームを人目に触れさせずに済むことを期待します。ところが、Googleフォームにはこうした機能がありません。 

人気のオンラインフォームビルダーの一つであるGoogleフォームは、リアルタイム編集方式を採用しています。つまり、一度フォームを公開すると、加えた変更はすべてその場でリンクを持つ全員に反映されてしまい、Googleフォームの中だけで作業の進捗を非公開のまま保存しておく手段がないのです。

とはいえ、Googleフォームの下書きを落ち着いて編集したいからといって、あきらめる必要はありません。この記事では、ちょっとした工夫でGoogleフォームの下書き保存を実現する方法と、JotformエンタープライズのようなGoogleフォームの代替ツールなら下書きの管理がどれだけ柔軟になるのかをご紹介します。

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フォームをJotformに移行する

Googleフォームは常に公開状態のため、下書きは作れない

Googleフォームは常に公開状態ですが、だからといって自分なりの下書き作業を行う方法がまったくないわけではありません。この問題の主な回避策は、フォームの「サンドボックス」用コピーを作ることです。こうすれば、回答者に内容を公開したり、フォームを一時的に取り下げたりせずに編集や新しいアイデアの試行ができます。フォームを取り下げてしまうと、回答率に悪影響が出かねないので、この方法は特に役立ちます。

この回避策の手順は次のとおりです。

1. Googleフォームを開き、編集したい公開済みのフォームをクリックします。新しいフォームを作成しても構いません。
2. 右上にある三点リーダーのアイコンをクリックすると、その他のオプションが表示されます。
3. 表示されたメニューからコピーを作成をクリックします。
4. 公開していないコピーを必要に応じて編集し、テストします。
5. サンドボックス用コピーで加えた更新内容を、公開中のフォームにコピーします。変更は自動的に保存されます。

この方法なら、公開していないサンドボックス用コピーで加えた変更を公開中のフォームにコピー＆ペーストするだけで、すばやく編集できます。回答者に見られないようGoogleフォームの編集を保存して後で続ける方法に頭を悩ませる必要もありません。

2つのコピーを扱うのが面倒な場合は、フォームを非公開にするという手もあります。ただし、そうするとリンクが使えると思っている回答者をがっかりさせてしまい、フォーム全体の効果を損ねてしまう恐れがあります。

2つのコピーを行き来しながらどちらが公開版かを管理したり、編集のためにフォームを取り下げたりするのは、理想的とは言えません。だからこそ多くの人は、下書き作業の間ずっと公開範囲を細かくコントロールできる、Jotformエンタープライズのような柔軟なツールを選んでいます。

Jotformエンタープライズならすべてを思いどおりに管理できる

Googleフォームは必要最低限の機能に絞ったプラットフォームなので、基本的な使い方で十分な人にとっては十分に役立ちます。ただ、オンラインフォームを日常的に使うビジネスにとっては、Googleの機能では物足りず、もどかしく感じる部分があります。 

Jotformエンタープライズは、フォームの作成から編集までの一連の流れを、よりバランスよくサポートしてくれます。ここで、いくつかの重要なポイントについて両者を簡単に比べてみましょう。

	Googleフォーム	Jotformエンタープライズ
下書き作業の環境	なし。編集はリアルタイムで保存され、リンクを持つ全員にすぐ反映される。	専用の「下書きモード」が、非公開で更新を行える作業スペースを提供する。
編集の安全性	低い。質問を削除するなどの変更が、すべて即座に公開中の利用者に反映される。	高い。変更は公開を選ぶまで非公開のまま保たれる。
条件分岐のテスト	別のコピーを作って新しい流れを手動でテストする必要がある。	公開中のフォームに影響を与えずに複雑な条件分岐をテストできる環境を標準で備えている。
URLの安定性	「サンドボックス」用の下書きコピーは、公開中のフォームとは別のURLになる。	大幅に作り直しても、公開用URLは1つのまま変わらない。
共同作業	チームメンバーは公開版を一緒に編集するしかなく、変更の重複や食い違いが起きやすい。	チームメンバーは下書き版で共同作業し、公開前に編集内容を練り上げられる。

総じてJotformエンタープライズは、「公開環境」と「ステージング環境」を分けて使える仕組みを提供します。環境を分けておけば、公開中のフォームを裏側で大幅に作り直しながら、チームと一緒に変更を進められます。作業が終わったら、あとは公開ボタンを押すだけで、フォームのURLを変えることなく更新内容を反映できます。

ただ、Jotformエンタープライズがパワーユーザーにもたらすメリットはこれだけではありません。この高度なフォーム作成環境には充実した機能がそろっており、フォーム作成に本気で取り組むプロにとって理想的な選択肢となっています。

GoogleフォームをJotformに数秒で移行する

Jotformへの乗り換えに興味はあるけれど、今あるフォームを失ってしまわないか心配、という方もいるでしょう。ご安心ください。数回クリックするだけで、GoogleフォームをJotformに移行できます。始め方は次のとおりです。

1. Googleフォームにサインインし、移行したいフォームを選びます。
2. フォームをインポートしたら、内容が正しく反映されているか確認します。必要があれば編集してください。
3. Jotformのフォームビルダーでフォームをカスタマイズし、共有します。

GoogleフォームをJotformに移行したら、Jotform（特にJotformエンタープライズ）がパワーユーザーにとって最適なGoogleフォームの代替ツールである理由となっている機能を存分に活用できます。 

パワーユーザーには、Googleフォームの基本機能だけでは足りず、オンラインフォームをさらに一歩先へ進める機能が欠かせません。そこでJotformエンタープライズでは、次のような強化された機能を一通りそろえています。

• Jotformの全製品を利用できる
• AIを活用したフォーム作成ツール
• データ収集と拡張性
• チームのワークフロー、ワークスペース、権限設定
• 管理者向けのコントロール機能とリアルタイム分析
• 専任のサポート
• エンタープライズ水準のセキュリティ機能

こうした機能をうまく使えば、オンラインフォームの最初から最後までの流れをより効率的にし、デザインから分析まで、ワークフローのあらゆる面を最適化できます。

パワーユーザーにJotformエンタープライズが選ばれる理由

リスクなく下書きを作れる点に加え、エンタープライズ向け機能ならではのメリットもそろっており、JotformエンタープライズはGoogleフォームの心強い代替ツールです。使いやすいインターフェースと効率を重視した設計のおかげで、このオンラインフォームビルダーを使えば、Googleフォームの抱える課題を回避し、ワークフローを改善できます。

Jotformエンタープライズは、中小企業や非営利団体、大学、さらには世界各地のフォーチュン500企業にまで信頼されているオンラインフォームソリューションです。組織に合わせてどのようなJotformエンタープライズの料金プランを選べるのか、そしてJotformエンタープライズがオンラインフォームの活用をどう引き上げてくれるのかについて、詳しくは営業担当までお問い合わせください。