Scripture Union Northern Irelandが jotformエンタープライズ で年間7,000人の若者を支援する方法【導入事例】

Scripture Union Northern Ireland（SUNI）は、毎年3歳から18歳までの子ども・若者7,000人の世話を、数百か所にわたって担っています。

SUNIは信仰教育に取り組む非営利団体で、子どもや若者が聖書とその教えを読み、理解できるよう手助けしています。北アイルランド全域で、ボランティアが運営する夏のキャンプや地域のアクティビティ、学校でのプログラムを行っています。

SUNIのオペレーションマネージャーであるKathy Croskeryさんにとって、それはこうしたプログラムすべてを滞りなく、そして何よりも安全に運営する方法を見つけることを意味します。

Croskeryさんは、SUNI初のオペレーションマネージャーです。このポジションは、団体の運営をもっとスムーズにするために最近新設されました。彼女は多くの場合、ゼロから仕組みを作り上げ、改善できるところはないかを常に探しています。

「どうすれば物事を効率化して、もっと早く動かせるか、そしてみんながもっと使いやすくなるかを考えています」と彼女は話します。

年間7,000件の申し込みを一つのシステムにまとめる

業務をスピードアップし、もっと見える化するために、SUNIはまず紙ベースのワークフローをデジタル化する必要がありました。これまでは、キャンプ参加者の登録からボランティアリーダーの審査まで、あらゆる場面で紙のフォームに頼っていたのです。

「扉をくぐる子どもや若者一人ひとりについて、同意書に記入してもらう必要があります」とCroskeryさんは話します。「保護者に代わって責任を持つ以上、食事の制限や医療情報も把握しておかなければなりません」

実際に使ってみるまで、Jotformエンタープライズがこれほど私たちの助けになるとは思ってもいませんでした。

Kathy Croskery、オペレーションマネージャー、Scripture Union Northern Ireland

こうした情報をすべて紙のフォームで集めるのは、控えめに言っても非効率でした。参加者の情報を一元的に管理するのも難しかったのです。そんな中で新型コロナウイルスの流行が起こり、SUNIはデジタルでのデータ収集への移行を一気に進めざるを得なくなりました。

スタッフは新型コロナウイルスの感染状況を地域の公衆衛生機関に報告する必要がありましたが、紙のフォームでその情報を集めるのでは時間がかかり、現実的ではありません。そこで選んだのがJotformでした。データの収集、整理、共有が簡単にできるからです。

「コロナ禍では、デジタル化が何より急がれる課題でした」とCroskeryさんは振り返ります。「さらに、データを一元的に管理できるようになったことも、私たちにとって大きな成果でした。実際に使ってみるまで、Jotformエンタープライズがこれほど私たちの助けになるとは思ってもいなかったんです」

すべての参加者データを一か所にまとめたことで、今ではスタッフ全員が同じ情報にアクセスできるようになりました。フォームが送信されると、その内容がリアルタイムで更新されます。子どものアレルギー情報のような大切な情報を、紙のファイルから探し回る必要はもうありません。

Jotformエンタープライズのチーム機能を使えば、キャンプ・学校・運営といった部署ごとに、それぞれ専用のワークスペースを持てます。各ワークスペースにはフォームやテーブルなどの素材がまとまっているので、すぐに取り出せます。以前はメールのやり取りや紙のフォームにバラバラに散らばっていた情報に、今ではその場でアクセスできるのです。

さらに、Jotformエンタープライズのアカウントでは、SUNIのデータがEU内のサーバーに保存されます。これにより、一般データ保護規則（GDPR）の基準に沿った運用がしやすくなります。
スタッフはアクセスの管理や役割ごとの権限設定ができるうえ、サーバー上の操作履歴も追跡できるので、セキュリティと説明責任の面でも安心です。

大半が25歳未満の2,000人を超えるボランティアを管理・サポートする

SUNIのスタッフは、毎年およそ2,000人のボランティアを管理しています。その多くは17歳から25歳の若者で、キャンプや学校、地域のイベントでプログラムを支えています。

こうしたボランティアリーダーたちは全国の数百か所に散らばっているため、外出先でも資料にアクセスできる必要があります。しかも、その多くが25歳未満なので、メールのような連絡手段は実用的ではないとCroskeryさんは言います。

「中には、テキストメッセージさえほとんど使わない人もいます」と彼女は話します。

そこでチームは、ボランティアが使いやすい形に合わせて、jotformアプリでボランティアリーダー専用のモバイルアプリを作りました。このアプリから、ボランティアは次のような情報にすぐアクセスできます。

• スタッフの連絡先
• 各種ポリシーや安全管理に関する資料
• 同意書や備品の注文フォームなど、よく使うフォーム
• 自分の担当するアクティビティに申し込んだ参加者の最新名簿（jotformテーブルで管理）
  

さらにこのアプリからは、スタッフがプッシュ通知を送ることもできます。ボランティアに必要な情報が、いつでも手元に届くようになっているのです。

メールを送って読んでくれることを願うのではなく、アプリの通知なら「いつも手にしている」端末に直接届きます。「長いメールを最後まで読んでもらうより、通知のほうがずっと確実に届くんです」とCroskeryさんは話します。

裏側で行う承認などの作業は、以前なら何日もメールのやり取りが必要でした。でも今は、受信トレイに小さな通知がポンと届くだけで済むんです。

Kathy Croskery、オペレーションマネージャー、Scripture Union Northern Ireland

Croskeryさんによると、スタッフはjotformアプリの新しいWhatsApp通知機能を心待ちにしているそうです。この機能は、たとえば虐待の疑いやその他の健康・安全に関わる事案を報告しなければならないような、一刻を争う場面で特に役立ちます。フォームが送信されると、メールではなくWhatsApp経由ですぐに通知が届くため、対応のスピードが上がります。

「フォームが送信されたかどうかを、メールを何度も更新して確認する必要がなくなります。すぐに通知が届くんです」とCroskeryさんは言います。「ですから、ソーシャルサービスに伝えるべき情報を、遅れることなく受け取れるようになります」

見えないところで業務を効率化する

参加者やボランティアの情報管理だけでなく、Croskeryさんは団体が頼りにしている他の裏方業務も、どうすれば改善できるかを常に探しています。

たとえば、スタッフの経費精算を承認する自動ワークフローを構築しました。精算フォームにJotformの条件分岐機能を使うことで、申請を適切な予算担当者へ自動的に振り分けられるようにしたのです。

「裏側で行う承認などの作業は、以前なら何日もメールのやり取りが必要でした」と彼女は話します。「でも今は、受信トレイに小さな通知がポンと届くだけで済むんです」

Croskeryさんは、スタッフ向けのモバイルアプリも作りました。このアプリには、月々の経費の提出、年次休暇の申請、備品の予約、請求書の支払い依頼といったフォームへのリンクがまとまっています。さらに、共有フォルダやSharePoint上の資料、スタッフの連絡先へのクイックリンクもあります。おやつ当番の持ち回り表まで入っているほどです。

Jotformエンタープライズで生まれた時間のおかげで、SUNIはサービスの改善や拡充を続けられています。Croskeryさんは、Jotformへの投資がそれだけの価値があるものだと、SUNIの理事会メンバーに自信を持って伝えられることをいつもうれしく思っていると話します。Jotformのおかげで、自分も他のスタッフももっと効率的に仕事を進められる、と彼女は理事会に伝えています。少ない労力でより多くのことができるようになり、それが団体のさらなる成長につながっているのです。