スコットランド国立劇場、Jotformエンタープライズで年間400人以上のフリーランサーを管理

Case study results at a glance

Jotformエンタープライズで運用しているチーム数

14

Jotformエンタープライズに置き換えた他のソフトウェアの数

6

作成したJotformアプリの数

29

Shannon Whiteさんは、自分の仕事上の強みを「ものを好きになれること」だとよく話します。 気に入った製品があれば、あらゆる場面で使う方法を見つけてしまうのだそうです。 そして彼女がそんなふうに気に入ったもののひとつが、Jotformでした。

Whiteさんは、スコットランド国立劇場のウェブ・コンテンツ担当として働いています。 同劇場はスコットランドを代表する舞台芸術団体で、年間200以上の公演やイベントを開催するほか、地域とのつながりを深めるプロジェクトや、公演スペースの貸し出しなども手がけています。 2025〜2026年シーズンだけでも、22万8,000人を超える人々に作品を届けました。 

Whiteさんが初めてJotformに出会ったのは、劇場内のあるワーキンググループで、Zoomミーティングの招待を自動化する方法を探していたときでした。 使い始めてみると、「そこから一気に広がっていったんです。『これならもっといろいろできるんじゃないか』と考えるようになりました」と彼女は振り返ります。

気づけば彼女は、ちょっとしたJotformの伝道者になっていたと言います。 Whiteさんは運営マネージャーのChris Langさんとともに、人事、財務、芸術開発、地域連携など、さまざまな部門を支えるためにJotformを組織全体でどう活用できるかを検討し始めました。

「組織のいろいろな領域で、どれだけ大きな価値をもたらせるか、私にははっきり見えていました」とLangさんは語ります。 JotformのGoldプランを数か月使ってみて、エンタープライズプランが必要だということがはっきりしたそうです。 そこで彼とWhiteさんは、「ほかにどのソフトウェアを手放せるか」について話し合いを始めました。

課題：膨大な数のフリーランスという「出演者たち」

スコットランド国立劇場にとって、管理面で最も頭を悩ませることのひとつが、毎年雇用する何百人もの臨時スタッフの管理です。 中核となるチームはいるものの、出演者やクルー、技術スタッフ、その他の制作関係者は、すべてフリーランスなのです。 

つまり劇場は、毎年およそ400人のフリーランスについて、人事、給与、手配、連絡といった業務をこなさなければなりません。 しかもその多くは、劇団がツアー中だったり、学校を訪問していたり、地域イベントに参加していたりする最中に対応する必要があります。 

Jotformを導入する前、劇場のスタッフはMicrosoft Wordの文書を使って情報を集めていました。 フリーランスに文書をメールで送り、相手が自分の情報を書き込んで送り返す、という流れです。 

このやり方はとにかく手間がかかるうえ、ミスも起こりやすいものでした。 セキュリティ面でも不安が残ります。 必要な情報をすべて記入して返送してもらうのは一苦労で、しかもすべてのデータを一か所でまとめて確認する方法もありませんでした。 さらにMicrosoftの権限設定のせいで、中核スタッフ以外の人と情報を共有するのも難しかったのです。 Langさんはこう言います。「Microsoftは、組織の内外にいる人を柔軟に出入りさせるような使い方には、あまり向いていないんです」

Jotformを使えば、Word文書を、誰とでも共有できる安全なオンラインフォームへ簡単に変えられました。 でも、彼らの取り組みはそれだけでは終わりませんでした。 

「そこで私たちは、アプリ機能の存在に気づいたんです」とWhiteさんは話します。

解決策：公演や部門ごとに合わせたモバイルアプリ 

結果として、まさに彼らが求めていたものがjotformアプリでした。 コード不要で使いやすいこのモバイルアプリビルダーを使えば、WhiteさんとLangさんは、スタッフやフリーランス向けのワンストップの情報ハブを作れます。 フォームやリンク、その他の大切な資料をひとまとめにできるのです。 しかもJotformエンタープライズのアカウントなら、フォームやデータへのアクセス権限を細かく設定でき、許可された人だけが使えるようにできます。 

オンボーディングと人事のためのアプリ

フリーランスのオンボーディングをもっと簡単にするために、WhiteさんとLangさんは、フリーランスが記入する必要のあるフォームをすべて一つのアプリにまとめました。 

「本当にたくさんの人から、いろいろな形で、膨大なデータを集めなければならないんです」とWhiteさんは言います。「健康状態の申告書も必要ですし、個人情報も、銀行口座の情報も必要です」 オンボーディング用のフォームをすべて一つのjotformアプリにまとめておけば、出演者やクルーは必要なフォームを一か所で見つけられます。 その結果、必要な情報を提出してもらいやすくなるのです。 さらにアプリは、スマートフォンやデスクトップのホーム画面に追加しておけば、すぐにアクセスできます。

採用担当者もスタッフも、組織に関わるすべての人が、入社から退職までを一括で管理できる仕組みが手に入ります。

Chris Lang、スコットランド国立劇場 運営マネージャー

「基本的に一つのダッシュボードにまとめておけば、スタッフはスマートフォンでもノートパソコンでも使えますし、こちらは同じやり方ですべてのデータを受け取れるんです」とWhiteさんは話します。 

「採用担当者もスタッフも、組織に関わるすべての人が、入社から退職までを一括で管理できる仕組みが手に入ります」とLangさんは語ります。 

公演ごとに特化したアプリ

チームはまた、特定の公演に関わる出演者やクルー、そのほかのスタッフにも、重要な情報を共有する必要があります。 そこで公演ごとに、その公演期間中に記入すべきフォームと、関連する資料のすべてに出演者やクルーがアクセスできるアプリを作れます。 こうした公演用アプリには、オンボーディングのフォームに加えて、次のようなものが含まれます。

• リハーサルや公演のスケジュール
• リハーサル会場や公演会場への地図と道順
• 主要な連絡先

「彼らはそこで、自分のスケジュールをひと目で確認できます」とWhiteさんは説明します。「制作チームやNTSチームの中の、主要な担当者の電話番号もそろっています。Wi-Fiのパスワードみたいな、ちょっとしたことまで載っているんです。リハーサルの間、彼らにとっての“聖書”のような存在になります」

部門ごとのダッシュボードアプリ

WhiteさんとLangさんは、jotformアプリを使って部門ごとのデータダッシュボードも作れることに気づきました。 Jotformでは、すべてのフォームの回答が自動的にjotformテーブルに保存され、チームは回答データを整理したり閲覧したりできます。 Jotformエンタープライズなら、jotformチームを使ってワークスペースを作り、機能や部門ごとにフォームやテーブル、その他の資料をまとめることも可能です。 同劇場では現在、芸術開発、施設管理、クリエイティブエンゲージメント、採用・人事、財務、キャスティング、カンパニーマネージャーなど、14のチームワークスペースを運用しています。

アプリ機能は、本当に素晴らしいです。

Shannon White、スコットランド国立劇場 ウェブ・コンテンツ担当

WhiteさんとLangさんは、複数のテーブルをアプリにまとめることで、いくつものフォームから集まるデータをひと目で見渡せることにも気づきました。 おかげで、スタッフから回答についての問い合わせを一つひとつ受ける必要がなくなったのです。  

「私たちはアプリをダッシュボードとして使っています」とWhiteさんは言います。「複数のフォームを持つ部門があれば、その部門用のダッシュボードを作って、テーブルをすべてそこにリンクさせます。それだけで彼らの仕事がぐっと楽になりますし、私の仕事も楽になるんです」 

メールの中からリンクやファイルを探し回る代わりに、スタッフは自分のアプリのダッシュボードに戻るだけで、すべてのフォームの最新情報を一か所でまとめて確認できます。 

「アプリ機能は、本当に素晴らしいです」とWhiteさんは話します。

成果：時間の節約、管理業務の効率化、そして成長の余地

Jotformエンタープライズを使って、WhiteさんとLangさんは、手作業でばらばらだったいくつもの業務を、情報を一元管理できる仕組みへと変えました。 フリーランスは、どこにいても必要なフォームや資料を一か所で見つけられます。 スタッフは、メールやスプレッドシートを掘り返さなくても、最新の回答データにアクセスできます。 つまり、情報を追いかけるのに費やす時間が減り、劇団の公演やプログラムそのものに集中できる時間が増えたのです。

Jotformもまた、私たちとともに成長していることがはっきり感じられました。

Shannon White、スコットランド国立劇場 ウェブ・コンテンツ担当

ミーティングの招待を自動化するための工夫として始まった取り組みは、いまや組織全体の各部門を支える14のチームワークスペースへと広がりました。 さらに、オンボーディング用、個別の公演用、部門ごとのダッシュボード用のアプリも加わっています。 役割ごとのアクセス制御によって、機密情報に誰がアクセスできるかを、組織がよりしっかりとコントロールできるようになりました。

Jotformエンタープライズがあれば、チームはこれからも積み重ねていける柔軟なプラットフォームを手にしたことになります。 Whiteさんはこれまで何度も、「こんな機能があったらいいのに」と思っていたら、その直後にまさにその機能が公開される、という経験をしてきました。 

「Jotformもまた、私たちとともに成長していることがはっきり感じられました」と彼女は言います。 新しいニーズが出てくるたびに別の単体ツールを増やすのではなく、チームはJotformの新しい使い道を見つけ続けられます。 それはまさに、すべての始まりとなったあの問いかけ――「これなら、ほかに何ができるだろう？」――を続けていくことなのです。

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