Edwin Ruizさんがチェスの魅力に出会ったのは、小学3年生のときに参加した放課後プログラムでした。 それから何年も経ち、彼はひとつの目標を胸に戻ってきます。 子どもたちに同じ情熱を芽生えさせ、論理的に考える力を育み、盤上でも日常でも自信を持てるようにしたい、という思いでした。
2022年にRuizさんが設立したDay & Knight Chess Clubは、南カリフォルニアの非営利団体です。 放課後プログラムやアカデミーのクラス、メンターシップ、トーナメントなどを通して、あらゆるレベルのチェスプレイヤーの成長を支えています。 昨年はCorona、Glendora、Riverside、Pomonaの各地域で、3,000人を超える生徒をサポートしました。
プログラムが拡大するにつれ、登録や支払いの管理にますます時間がかかるようになっていきました。 Jotformはこうした作業をひとつにまとめ、チームが指導そのものに集中できる時間を増やす手助けをしました。
Day & Knight Chess Club：成果のまとめ
登録
申し込み、同意書、支払いをひとつにまとめ、スムーズな登録体験を実現
トーナメント運営
あらゆるレベルのプレイヤーがより効率的に申し込めるように
内部業務
バラバラな管理ツールから情報を集める手間を削減
手数が多すぎた登録プロセス
Jotformを導入する前は、登録のたびにバラバラの作業をいくつも並行して進めなければなりませんでした。 保護者が連絡先を送り、VenmoやZelleで支払いをし、さらにPDFや電子署名ツールで免責同意書を提出する、という流れです。 その後、スタッフがこれらの情報を手作業で突き合わせ、名簿を更新していました。
プログラムが大きくなるにつれ、登録と支払いの把握、書類の照合、名簿の更新は、どんどん手に負えなくなっていきました。 データ入力の際に生徒が抜け落ちてしまったり、情報を間違えて記録してしまったりすることも少なくありませんでした。
登録と運営をしっかり管理する
Jotformは、Day & Knight Chess Clubの入会手続きを大きく変えました。 登録、同意書、支払いをひとつのすっきりしたフォームにまとめたのです。
保護者は、登録も支払いも同意書への署名も、フォームを一度送信するだけで済むようになりました。 自動化のおかげで生徒の情報はそのままGoogleスプレッドシートに流れ込み、学校の管理者やコーチはいつでも最新の名簿を確認できます。 手作業も入力ミスも、ぐっと減りました。
この便利さはトーナメントの登録にも広がりました。 条件分岐を使い、それぞれの参加者のステータスや経験レベルに合わせて質問を出し分けたのです。 これなら、全員に同じ質問を投げかけることなく、経験レベルの異なるプレイヤーに柔軟に対応できます。
Jotformは、Day & Knight Chess Clubのトーナメント登録もシンプルにしました。 条件分岐によって、各プレイヤーのステータスや経験レベルに応じた質問が表示されます。 プレイヤーには自分に関係のある質問だけが見えるので、申し込みがより速く、より自分に合ったものになりました。
登録だけではありません。 Jotformは、コーチの書類やプログラムのレポートもひとつの場所で管理できるよう手助けしています。 デジタルフォームで記録がきちんと整理され、プログラムの運営状況もよりはっきりと見えるようになりました。
かつては別々のツールと手作業のフォローが必要だった作業をつなげたことで、参加者にはより洗練された登録体験を届けられるようになりました。 チームの側も、データ入力や書類の整理にかける時間を減らせています。
生徒に向き合う時間を取り戻す
Day & Knight Chess Clubにとって何よりの収穫は、いちばん大切なもの、つまり生徒に向き合う時間を取り戻せたことでした。
「Jotformのおかげで、貴重な時間を本当にたくさん節約でき、業務全体がスムーズになりました」と語るのは、Day & Knight Chess Clubの代表兼創設者であるRuizさんです。 「今は、いちばん大切なことに集中できます。 生徒やコミュニティに、できる限り良い影響を届けることです」
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