Het Columbia County School District (CCSD) ligt in Georgia en telt 31 campussen, van basisscholen tot middelbare scholen. Het district wil zijn bijna 30.000 leerlingen betrekken, verrijken en inspireren. Om die missie waar te maken, werkt het personeel van CCSD met allerlei formulieren. Nog niet zo lang geleden waren veel daarvan op papier.
Goedkeuringsprocessen waren bijna niet te volgen en duurden veel te lang. Leraren moesten door hun mailbox spitten en lange threads opzoeken, alleen al om op de hoogte te blijven.
“Papieren formulieren kosten altijd tijd”, zegt Joahn Sperry, business systems analyst bij CCSD. “Je dient het in via de interne post of je overhandigt het persoonlijk — dat voelt tegenwoordig gewoon ouderwets.”
We werken met software waar je gek van wordt omdat de functionaliteit zo achterloopt”, zegt ze. “Jotform is juist goed met zijn tijd meegegaan.
Joahn Sperry, Business Systems Analyst, CCSD
De beheerders van CCSD zochten naar iets beters en kwamen uit bij Jotform Enterprise. Online formulieren zijn nu makkelijk te maken en te delen, en ook makkelijker in te vullen. De ingediende gegevens staan overzichtelijk bij elkaar en zijn te sorteren. Doordat de workflows automatisch lopen, zijn ze sneller afgerond. De administratieve teams zien precies wat de status van een goedkeuring is, en die eindeloze mailthreads zijn overbodig geworden.
“Is het leven makkelijker met Jotform? Ja, honderd procent”, zegt Sperry.
Case study results at a glance
Samenwerking op 31 campussen
3.600 medewerkers, waaronder 1.800 leraren, profiteren ervan dat papieren formulieren verleden tijd zijn.
45.000 inzendingen en nog altijd groeiend
Dankzij gestroomlijnde workflows houden bijna 30.000 leerlingen meer waardevolle tijd over met hun docenten.
Van mailthreads met 15 berichten naar één bron van waarheid
Jotform maakt het bijhouden van gegevens eenvoudig en schrapt overbodige mails uit elke workflow.
Het Wilde Westen
Het district had al een digitaal systeem voor HR, salarisadministratie en compliancedocumentatie. Maar zoals Sperry uitlegt, draait een schooldistrict op veel meer dan alleen die specifieke workflows.
“Je hebt wel duizend verschillende algemene bedrijfsformulieren nodig om de boel draaiende te houden”, zegt ze. Ze noemt als voorbeeld de aanvragen voor parkeerpassen van middelbare scholieren en de toestemmingsformulieren voor schoolreisjes.
Met zoveel formulieren in omloop was het bijna niet bij te houden wat er werd ingediend. Vooral bij de goedkeuring van software liep dat spaak. “Het was één groot Wilde Westen geworden. Scholen vroegen software aan of namen die zelfs in gebruik zonder een formele beoordeling”, zegt Sperry.
Sperry en Karin Edwards, executive secretary, vertellen dat er 15 of meer mailwisselingen nodig waren om één enkele goedkeuringsaanvraag af te ronden. “We deden alles via de mail, maar we hadden geen overzicht van het eigenlijke proces”, zegt Sperry. “We kunnen de mails wel bewaren, maar daar kunnen we het proces niet echt mee volgen.”
Zonder een audittrail konden de betrokkenen niet zien of een aanvraag was goedgekeurd of afgewezen. Voor een district met 3.600 medewerkers, waaronder 1.800 leraren, stapelden die onhandige workflows zich op — en bezorgden docenten veel te veel rompslomp.
Het district moest de grip terugkrijgen en voorkomen dat software zonder officiële goedkeuring in gebruik werd genomen. Sperry begon daarom met het opzetten van een goedkeuringsworkflow voor software in Jotform Enterprise.
Hoe de Google- en Microsoft-integraties van Jotform leerlingen voorbereiden op uiteenlopende werkomgevingen na hun opleiding
We hebben volop keuze in de technologie die we dagelijks gebruiken. Dat geldt net zo goed voor onderwijsinstellingen. De een werkt met Google, de ander met Microsoft.
De integraties van Jotform sluiten aan bij de aanpak van CCSD om leerlingen met allebei de systemen te laten werken. Waar nodig kunnen beheerders de ingediende gegevens automatisch doorsturen naar Google Sheets of Microsoft Excel, dankzij de Google– en Microsoft-integraties van Jotform.
“Groep 1 tot en met 8 gebruikt Google Classroom”, zegt Sperry. “Maar vanaf de brugklas verweven we Microsoft erin. Zo zijn leerlingen bij hun vertrek breder onderlegd.”
Jotform heeft honderden integraties. En met Jotform-webhooks is er vrijwel geen grens aan het aantal externe applicaties dat je met Jotform kunt verbinden.
Eenvoudige digitale oplossingen
Toen Sperry met het bouwen van workflows begon, ging dat moeiteloos dankzij de no-code Workflow Builder van Jotform. Ze kon de workflows zelf opzetten, zonder haar IT-team extra te belasten.
Haar softwareaanvraag begint met een formulier dat de nodige informatie verzamelt, zoals welke afdeling de aanvraag doet. Met voorwaardelijke logica gaan de inzendingen automatisch naar de juiste betrokkenen en afdelingen, zodat iedereen op de hoogte blijft.
“Gebruikers worden nu gevraagd om specifieke informatie in het formulier in te vullen. Die aanvraag komt bij mij binnen ter beoordeling”, zegt Sperry. “Ik neem contact op met het softwarebedrijf, beoordeel de software en daarna doorloopt de aanvraag het goedkeuringsproces langs de verschillende goedkeurders.”
Edwards helpt met het beheren van de softwareaanvragen en is blij met het nieuwe overzicht op de goedkeuringen. “Vroeger kon het gebeuren dat iemand niet op de laatste mail reageerde”, legt ze uit. “Je had het hele proces niet op één plek. Nu staat alles gewoon bij elkaar.”
Doordat de workflow makkelijk te volgen is, kan Sperry eerdere beslissingen terughalen. “Dat heeft me vast een paar keer gered, toen ik kon zeggen: ‘Nee hoor, dit hebben we wel degelijk gedaan, en hier is het bewijs.’”, zegt ze.
Is het leven makkelijker met Jotform? Ja, honderd procent.
Joahn Sperry, Business Systems Analyst, CCSD
Het district verbeterde met Jotform ook het aanvraagproces voor professioneel verlof. Die workflow liep eerder nog op papier. Volgens Sperry was het omzetten van papieren formulieren naar online workflows met Jotform eenvoudiger dan met andere software waar het district op leunt.
“We werken met software waar je gek van wordt omdat de functionaliteit zo achterloopt”, zegt ze. “Jotform is juist goed met zijn tijd meegegaan.”
Met Jotform Enterprise maken Sperry en haar team complexe workflows die verrassend eenvoudig te beheren zijn. “Als ik er zomaar in kan duiken en binnen een paar uur iets bouw waarvan ik ook de geschiedenis kan inzien, dan is dat enorm veel waard.”
Wilt u uw ingediende gegevens naar Excel sturen? Bekijk dan onze Excel-integratie.
Minder rompslomp, meer werk dat ertoe doet
Door zijn “Wilde Westen” van papieren sporen en mailthreads te digitaliseren, heeft Columbia County School District de versnipperde processen vervangen door gestroomlijnde, transparante workflows. Met Jotform Enterprise zijn lange mailketens verleden tijd, en de centrale audittrails zorgen voor verantwoording op alle 31 campussen.
Ruim 45.000 inzendingen verder neemt het district steeds verder afscheid van omslachtige papieren formulieren en handmatig nabellen, ten gunste van wendbare no-code-oplossingen. Het resultaat? Leraren zijn minder tijd kwijt aan het volgen van goedkeuringen en het najagen van papierwerk — en houden meer tijd over om hun 30.000 leerlingen te betrekken, te verrijken en te inspireren.
Deel uw verhaal
Vertel ons wat uw team met Jotform Enterprise voor elkaar krijgt. Vraag een case study aan.
Verstuur Opmerking: