Kitchener-Waterloo Multicultural Centre + Jotform Enterprise: Resultaten in één oogopslag
Jaarlijks bespaard geld
$100.000
# formulierinzendingen
35.000+
# formulierintegraties
4 (Microsoft Power Automate, Mailchimp, Google Sheets en webhooks)
Sinds 1967 fungeert het Kitchener-Waterloo Multicultural Centre (KWMC) in Ontario als een ondersteuningspunt voor immigranten, vluchtelingen, internationale studenten en gemeenschapsleden in de hele regio.
De organisatie biedt inburgeringsdiensten, hulp bij werk, taalprogramma’s en tolk- en vertaaldiensten. Daarnaast organiseert ze elk jaar een van Canada’s grootste multiculturele festivals, waar tienduizenden mensen samenkomen om diversiteit te vieren.
Achter al die impact staat een klein non-profitteam dat zich inzet om drempels te verlagen en nieuwkomers te helpen bloeien. Zoals veel organisaties in de sector hebben ze systemen nodig die de groeiende schaal van hun werk konden bijbenen.
Daar kwam Jotform Enterprise in beeld.
Drempels wegnemen die missiegericht werk vertragen
Voordat ze Jotform Enterprise in gebruik namen, werden de aanvragen voor tolkdiensten bij KWMC grotendeels telefonisch afgehandeld.
Medewerkers namen telefoontjes aan, noteerden details, volgden tolken op en documenteerden daarna alles. Een tijdlang werkte dat — maar naarmate de vraag toenam, werd het proces inefficiënt en moeilijk te beheren.
De organisatie had een betere manier nodig om de juiste informatie vooraf te verzamelen. Gegevens zoals de duur van de afspraak, taalvereisten, planningsbehoeften en locatie waren essentieel om tolkdiensten effectief te coördineren.
Tegelijkertijd had de organisatie, als kleine non-profit, een eenvoudige inkoopfilosofie. Zoals Mac Summers, Director of Finance and Business Services, uitlegt, was de aanpak van het team simpel: kies voor de marktleider. Op het gebied van formulieren en workflows was die leider Jotform.
Ik zou het absoluut aanbevelen.
Mac Summers, Director of Finance and Business Services, Kitchener-Waterloo Multicultural Centre
Handmatige processen automatiseren om workflows te versnellen
Met Jotform Enterprise bouwde KWMC een systeem waarmee partnerorganisaties en klanten online tolkdiensten kunnen aanvragen.
In plaats van te vertrouwen op telefoontjes, dienen aanvragers nu een online formulier in met alle benodigde informatie. Dat alleen al verminderde het heen-en-weer communiceren en de administratieve rompslomp aanzienlijk.
Maar de echte transformatie kwam toen het team geautomatiseerde workflows implementeerde.
We gebruiken [Jotform Enterprise] in bijna elke afdeling.
Mac Summers, Director of Finance and Business Services, Kitchener-Waterloo Multicultural Centre
Zodra een formulier is ingediend, worden de juiste e-mails, goedkeuringen en meldingen automatisch geactiveerd en naar de juiste mensen gestuurd. Aanvragen bewegen soepel door het systeem zonder dat er constant handmatig toezicht nodig is.
De organisatie noemt dit systeem de Language Interpreter Services Application, of kortweg LISA. Het werkt als een gig-platform voor tolken, die als contractanten werken in plaats van als werknemers.
Elk jaar worden duizenden workflows geautomatiseerd via LISA. Zonder automatisering zou het beheren van dat volume niet mogelijk zijn met hetzelfde aantal medewerkers.
“Het werkt echt goed,” zegt Summers.
Teams in alle afdelingen versterken
Wat begon als een oplossing voor tolkdiensten, verspreidde zich al snel door de hele organisatie.
“We gebruiken het in bijna elke afdeling,” zegt Summers.
Formulieren worden nu gebruikt voor klantintake, interne processen, programmacoördinatie en meer. Verschillende delen van formulieren kunnen worden getoond of verborgen om beter aan te sluiten bij het publiek dat ze invult. Intakemedewerkers, tolken en klanten zien alleen de informatie die voor hen relevant is.
Tolken kunnen bijvoorbeeld gewerkte uren rechtstreeks via het formulier registreren, evenals onkosten voor parkeren of reiskosten declareren. Dit elimineert extra papierwerk en houdt alle gegevens overzichtelijk op één plek.
Het systeem integreert ook met andere essentiële tools in de toolkit van KWMC.
Met Microsoft Power Automate activeren formulierinzendingen automatisch de aanmaak van inkooporders en verkooporders in het grootboek van de organisatie. Wanneer een factuur wordt goedgekeurd, worden journaalposten automatisch gegenereerd.
Dit niveau van automatisering is vooral waardevol voor programma’s die worden gefinancierd met overheidssubsidies. Zo biedt de organisatie tolkdiensten aan opvanghuizen voor huiselijk geweld, werk dat deels wordt gefinancierd door de provincie Ontario. Die financiers vereisen gedetailleerde rapportage over hoe de diensten worden geleverd.
Omdat Jotform rechtstreeks aansluit op hun financiële en rapportagesystemen, is die informatie al gestructureerd en toegankelijk.
Voor non-profitleiders die anders talloze uren zouden moeten besteden aan het opstellen van rapporten, kan dit soort automatisering een doorslaggevend verschil maken.
Systemen implementeren die meegroeien
Sinds de ingebruikname van Jotform Enterprise zijn de efficiëntiewinsten van KWMC aanzienlijk geweest.
Volgens Summers zou de organisatie zonder het LISA-systeem op basis van Jotform Enterprise waarschijnlijk twee extra voltijdse medewerkers moeten aannemen om de workflow bij te houden.
Voor veel non-profits is het aannemen van twee nieuwe werknemers — met jaarsalarissen van ongeveer $50.000 elk in het geval van KWMC — simpelweg niet realistisch. Automatisering geeft het team effectief de capaciteit die ze nodig hebben zonder het budget te overschrijden.
Naast workflow-automatisering heeft KWMC andere creatieve manieren gevonden om het platform te gebruiken.
Met Jotform AI-assistenten bouwden ze een AI-chatbot op hun website om inkomende vragen over het jaarlijkse Kitchener-Waterloo Multicultural Festival te helpen beantwoorden, dat jaarlijks zo’n 65.000 bezoekers trekt. De chatbot beantwoordt veelgestelde vragen van bezoekers, verkopers en gemeenschapsleden. Als het iets tegenkomt dat het niet kan beantwoorden, stuurt het automatisch een e-mail naar de evenementencoördinator voor opvolging.
De organisatie koppelt Jotform ook aan Mailchimp om e-mailcommunicatie te stroomlijnen. Wanneer klanten intakeformulieren invullen, wordt hun informatie automatisch toegevoegd aan de juiste e-maillijsten. Dit helpt het team om nieuwkomers te verbinden met relevante programma’s en gemeenschappen — zoals hun Conversational English-programma, dat deelnemers koppelt aan vrijwilligers voor wekelijkse taaloefening.
Gebouwd met non-profits in gedachten
Beveiliging en toegankelijkheid zijn even belangrijk in non-profitomgevingen. KWMC gebruikt single sign-on (SSO) om gebruikerstoegang te beheren, waardoor hun medewerkers veilig kunnen inloggen zonder ingewikkelde configuratie.
“De SSO is een mooie toevoeging,” zegt Summers.
Voor een organisatie die haar eigen IT intern beheert, is implementatiegemak belangrijk. Wanneer technologie soepel op de achtergrond werkt, kunnen de teams van KWMC zich blijven richten op wat het belangrijkst is: het bedienen van hun gemeenschappen.
Gemeenschapsimpact vergroten
Elke non-profitleider begrijpt de afwegingen tussen administratief werk en missiegericht werk. Hoe meer tijd teams besteden aan het beheren van spreadsheets, het achter goedkeuringen aanzitten en het handmatig verwerken van aanvragen, hoe minder tijd ze kunnen besteden aan het helpen van mensen.
Tools zoals Jotform Enterprise helpen die balans te herstellen.
Voor het team van het Kitchener-Waterloo Multicultural Centre spreken de resultaten voor zich.
“Ik zou het absoluut aanbevelen,” zegt Summers.
Verstuur Opmerking: