Form Approvals prijzen en abonnementen: is het het waard in 2026?

Form Approvals transformeert je Google Formulieren in een eenvoudige en efficiënte workflow. Het neemt je formulier, laat je rollen toewijzen en stuurt het door naar de juiste personen. Ontvangers kunnen goedkeuren, actie ondernemen of simpelweg een kopie van de resultaten ontvangen.

Dit is ideaal voor alledaagse situaties op de werkvloer, zoals het aanvragen van IT-ondersteuning of een reiskostenvergoeding. Stel bijvoorbeeld dat je toegang nodig hebt tot het nieuwe boekhoudplatform van je organisatie. Je vult het juiste Google Formulier in en klikt op de verzendknop. Form Approvals deelt het formulier met de IT-afdeling, waar ze het beoordelen, je toegang goedkeuren en het als afgehandeld markeren. Je ontvangt een melding dat alles geregeld is, zodat je direct aan de slag kunt met het platform.

Zie Form Approvals als de geautomatiseerde tussenpersoon. Het helpt je een goedkeuringsworkflow voor Google Formulieren te creëren door een aantal handmatige taken te elimineren. Maar is Form Approvals het waard?

Dat is een vraag die alleen jij (of je organisatie) kunt beantwoorden. Hoewel de tool een gratis abonnement biedt, moet je upgraden naar een betaald plan om toegang te krijgen tot de beste functies. Hier volgt een kort overzicht van de prijzen van Form Approvals voordat we dieper ingaan op wat de Form Approvals-plannen te bieden hebben.

Hieronder volgt een uitgebreide Form Approvals-review van de beschikbare plannen, zodat je kunt beslissen welk plan het beste bij je past (of dat het tijd is om een compleet andere oplossing te overwegen, zoals Jotform).

1. Gratis plan

Belangrijkste inbegrepen functies:

• Ondersteuning voor één beheerder en onbeperkt aantal aanvragers en goedkeurders
• Rolgebaseerde workflows die formulieren doorsturen naar de juiste goedkeurder en andere ontvangers
• Maximaal 20 formulierreacties per maand

Belangrijkste ontbrekende functies:

• Geen toegang tot de Agenda Add-On
• Geen ondersteuning anders dan basisonderhoud

Het gratis plan van Form Approvals is bedoeld voor incidentele gebruikers die niet regelmatig een goedkeuringsworkflow voor Google Formulieren gebruiken. Kleine startups, familiebedrijven en bedrijven die doorgaans op andere bronnen dan Google Formulieren vertrouwen, komen goed uit met dit plan.

Een duidelijk voordeel is dat het, nou ja, gratis is. En dat is niet voor een proefperiode — het is voor altijd. Je kunt op dit plan blijven zolang je wilt, zolang je een enkele beheerder bent die minder dan 20 formulierreacties per maand ontvangt.

Met het gratis plan krijg je toegang tot het volledige Form Approvals-dashboard. Je kunt rolgebaseerde workflows instellen, handtekeningen verzamelen en formuliergegevens integreren in Google Sheets. Er zijn geen limieten aan het aantal aanvragers of goedkeurders, dus je kunt formulieren delen met wie je maar wilt. 

2. Individual plan

Belangrijkste inbegrepen functies:

• Ondersteuning voor één beheerder en onbeperkt aantal aanvragers en goedkeurders
• Maximaal 100 formulierreacties per maand
• Biedt uitgebreide e-mailondersteuning voor technische problemen

Belangrijkste ontbrekende functies:

• Automatische herinneringen die goedkeurders en anderen attenderen op een openstaand formulier of actie
• Authenticatietools die verifiëren wie een ontvanger is wanneer deze een formulier indient

Het Individual plan van Form Approvals verhoogt het aantal formulierreacties dat je elke maand kunt ontvangen. In plaats van 20 heb je er 100. Dat is ideaal als je Google Formulieren vrij regelmatig gebruikt in je bedrijf, of als je verschillende formulieren hebt die medewerkers of anderen invullen.

Net als bij het gratis plan kun je rolgebaseerde en meervoudige workflows instellen. Hiermee bepaal je waar het formulier naartoe gaat en wie actie kan ondernemen. De beheerder krijgt toegang tot het volledig uitgeruste dashboard, waar open en gesloten formulieren gevolgd kunnen worden om te controleren of ze de juiste aandacht krijgen. Ook is het mogelijk om handtekeningen te verzamelen en formuliergegevens te integreren in Google Sheets.

Naast het hogere aantal formulierreacties profiteer je ook van uitgebreide ondersteuning. Als je een probleem hebt met een workflow, neem je simpelweg contact op met Form Approvals en krijg je binnen 12–24 uur een reactie. Je krijgt ook de Agenda Add-On, waarmee je een evenement kunt koppelen aan een specifiek Google Formulier.

Andere optionele add-ons zijn onder meer e-mail via het Form Approvals-domein. Dit is handig als je geen ondersteund Gmail-account hebt. Form Approvals stuurt meldingen via zijn eigen domein, zodat iedereen die op de hoogte moet zijn van het formulier een melding ontvangt. Je kunt ook premium ondersteuning toevoegen tegen een meerprijs.

3. Team plan

Belangrijkste inbegrepen functies:

• Ondersteuning voor onbeperkt aantal beheerders, aanvragers en goedkeurders
• Maximaal 1.000 formulierreacties per maand, hogere limieten zijn beschikbaar tegen een meerprijs
• Biedt uitgebreide tracking voor ontvangers, plus automatische herinneringen

Belangrijkste ontbrekende functies:

• Mist integraties met andere ondersteunende tools, zoals databases of CRM-platforms
• Geen mogelijkheid om een vervangende goedkeurder aan te wijzen, wat belangrijk is als iemand afwezig is of het bedrijf verlaat

Als Google Formulieren diep verankerd is in je bedrijfsworkflows, dan is het Team plan van Form Approvals het overwegen waard. Het is de krachtigste optie met ondersteuning voor maximaal 1.000 formulierreacties, met onbeperkt aantal beheerders, aanvragers en goedkeurders.

Net als bij de andere plannen krijg je toegang tot alle basistools. Dat omvat een dashboard en de mogelijkheid om rolgebaseerde en meervoudige workflows te maken en routeringsvoorwaarden in te stellen. Waar je ook vindt dat een ingediend formulier naartoe moet, je kunt bepalen wie het ontvangt, goedkeurt of een andere actie onderneemt.

Extra functies zijn onder meer een trackingpagina voor ontvangers en authenticatie van ontvangers. Met tracking kunnen ontvangers hun openstaande formulieren bekijken die wachten op actie. Dit vermindert de noodzaak voor opvolgingen door beheerders en indieners, aangezien ontvangers simpelweg hun tracker kunnen openen om te zien wat er nog openstaat. De authenticatietool is belangrijk voor gevoelige formulieren, waarbij alleen de ontvanger toegang zou moeten hebben tot de inhoud of actiepunten. 

Ook handig zijn de automatische herinneringen. Beheerders kunnen instellen wanneer een goedkeurder of andere ontvanger wordt geattendeerd op een openstaand formulier, wat helpt voorkomen dat formulieren in de drukte verloren gaan.

Optioneel kun je premium ondersteuning toevoegen (een extra $10 per maand) en e-mail via het Form Approvals-domein. En als je een hogere limiet voor inzendingen nodig hebt, is dat beschikbaar tegen een meerprijs. De add-on-prijzen van Form Approvals zijn afhankelijk van het aantal beheerders in je plan.

Is betalen voor Form Approvals het waard?

Dat hangt ervan af. De kosten van Form Approvals zijn logisch als je het product al hebt ingesteld en het alleen nodig hebt voor goedkeuringen. Het is een no-nonsense tool die waarschijnlijk je budget niet zal overschrijden, vooral als je op het gratis of Individual plan zit. Maar de prijzen voor een goedkeuringsworkflow voor Google Formulieren worden een stuk hoger wanneer je overstapt naar het Team plan.

Als je meer wilt doen met je formulieren, is het tijd om over te stappen naar Jotform. De mogelijkheden van Jotform zijn uitgebreid, en alle plannen bieden toegang tot Jotform Tabellen en Jotform Inbox. Deze producten slaan formuliergegevens op en stellen je op de hoogte van inzendingen. Bovendien kun je je formulieren uitbreiden met geautomatiseerde workflows, betalingsondersteuning en het verzamelen van e-handtekeningen — allemaal zonder de extra kosten van een goedkeurings-add-on voor Google Formulieren. 

Plak geen goedkeuringsworkflows op Google Forms. Gebruik in plaats daarvan Jotform.

Ready to move your forms to Jotform?

Migreer formulieren naar Jotform

Vertrouwen op tools van derden om een eenvoudige taak uit te voeren die een primair product niet aankan, is een aanpak uit de jaren 2010. Tegenwoordig is er één product dat je volledige formuliercreatie- en goedkeuringspipeline kan afhandelen: Jotform.

Met Jotform hoef je je geen zorgen te maken over het beheren van een Google Formulier, een Form Approvals-abonnement, een gekoppeld Google Sheet, een Gmail-account en een dashboard voor workflowbeheer. Alles wat je nodig hebt is inbegrepen in het Jotform-platform. 

Zo werkt het. Je begint met het bouwen van je eerste gegevensverzamelingsformulier in Jotform. Vervolgens breng je het proces visueel in kaart. Je bepaalt wie toegang heeft tot het formulier en het kan indienen, en wie de ontvangers en goedkeurders zijn. Met Jotform kun je taken toewijzen, een handtekening of betaling aanvragen, PDF’s genereren, geautomatiseerde meldingen versturen en de voortgang van elk formulier volgen — allemaal zonder een duur goedkeuringsproduct bovenop je formulier toe te voegen.

Met Jotform krijg je

• Jotform Workflows: Dit is je visuele, no-code drag-and-drop workflowbouwer waarmee je je volledige goedkeuringsproces in enkele minuten in kaart kunt brengen.
• Directe toegang tot sjablonen voor goedkeuringsworkflows: Stel sequentiële, parallelle, individuele en groepsgoedkeuringen in. 
• Formulieren met ondersteuning voor voorwaardelijke logica: Hiermee kun je een formulier ontwerpen dat op basis van de invoer van de indiener bepaalt wat er wordt weergegeven. 
• Jotform Sign: Met deze tool kun je PDF’s omzetten in e-sign-documenten en handtekeningen verzamelen zonder papierwerk. 
• Jotform PDF-editor: Voor het on-demand genereren en bewerken van PDF’s. 
• Meer dan 200 workflowsjablonen: Zet ingewikkelde processen, zoals onkostendeclaraties en ticketescalaties, om in een gestroomlijnde workflow.

Jotform bevat alle native functies van Form Approvals, maar biedt veel meer. Naast het automatiseren van het goedkeuringsproces kun je Jotform gebruiken voor het ondersteunen van betalingsinningen, opvolgingen, taaktoewijzingen, e-handtekeningen en volledige workflows. Je kunt de functionaliteit zelfs uitbreiden met Jotform-integraties, waaronder Google Sheets, Salesforce en Asana.

Bij het vergelijken van Form Approvals versus Jotform is het volgende belangrijk om te onthouden: Form Approvals is de juiste keuze wanneer je al Google Formulieren gebruikt en een eenvoudige goedkeuringslaag wilt toevoegen, maar elke Form Approvals-workflow is sterk afhankelijk van Google Workspace-componenten, nauwkeurige rolgebaseerde workflows en een add-on van derden. Met Jotform elimineer je al die extra’s ten gunste van één enkel platform dat alles voor je afhandelt.

Hoeveel kost Jotform?

Jotform biedt vijf betaalbare plannen om uit te kiezen. Hier is een overzicht van de jaarprijzen:

• Starter (gratis): Eén gebruiker, vijf formulieren en 100 inzendingen 
• Bronze ($34 per maand): Eén gebruiker, 25 formulieren en 1.000 inzendingen
• Silver ($39 per maand): Eén gebruiker, 50 formulieren en 2.500 inzendingen
• Gold ($99 per maand): Eén gebruiker, 100 formulieren en 10.000 inzendingen
• Enterprise (prijs op maat): Meerdere gebruikers, onbeperkt aantal formulieren en onbeperkt aantal inzendingen

Het beste van alles: als je organisatie een school is, kun je profiteren van onze onderwijskorting. Hiermee daalt de prijs van de Bronze-, Silver- en Gold-plannen met 50 procent. Dus als je het Bronze-plan kiest, betaal je $17 per maand in plaats van $34.

Non-profitorganisaties komen mogelijk ook in aanmerking voor de non-profitkorting. Deze biedt dezelfde korting van 50 procent en geeft daarnaast een reductie van 30 procent op het Enterprise-plan. 

Als je al Google Formulieren gebruikt, kun je je bestaande formulieren in enkele seconden naar Jotform migreren. We hebben een migratietool die de overstap vergemakkelijkt, en je kunt de formulieren en velden selecteren die je wilt overzetten. Je hoeft je geen zorgen te maken over het opnieuw opbouwen van een formulier — koppel het formulier gewoon aan een visuele workflow, voeg goedkeuringsvoorwaarden toe, wijs taken toe en volg elke stap vanuit je Jotform-account.

Klaar om te beginnen? Meld je vandaag nog aan bij Jotform en profiteer van formulieren en workflows waarvoor geen add-on van derden nodig is.