Die 6 beste Freigabeprozess Software für Formular-Routing und Genehmigungen in 2026

Wenn Formulareingaben wie Urlaubsanträge oder Bestellanforderungen manuell weitergeleitet werden, können sie leicht in E-Mail-Postfächern untergehen. Dadurch ist es schwer nachzuvollziehen, welche Anfragen noch offen sind und wer den Genehmigungsprozess vorantreiben muss.

Die beste Freigabeprozess Software für Formular-Routing und Genehmigungen macht manuelle Arbeit überflüssig. Anstatt dass jemand jede Einreichung manuell an die zuständige Person weiterleitet, senden diese Tools Formulare automatisch anhand benutzerdefinierter Regeln an die richtigen Genehmiger. Außerdem können Sie den Formularstatus in Echtzeit verfolgen und Unterschriften elektronisch einholen.

Für Teams, die ein benutzerfreundliches Tool für Formular-Routing suchen, könnte Jotform Approvals die passende Plattform sein. Die No-Code-Genehmigungsmanagement Software hilft Ihnen, automatisierte Freigabeworkflows zu erstellen – ganz ohne technische Kenntnisse. Sie nutzt Gruppengenehmigungen, um mehrere Entscheidungsträger einzubeziehen, bedingte Logik, um Formularanfragen nach bestimmten Kriterien weiterzuleiten, mobile Freigaben, um Genehmigungen von überall einzuholen, und sofortige Benachrichtigungen, um die richtigen Personen zu informieren, wenn Handlungsbedarf besteht.

Dennoch lohnt es sich, auch andere Optionen in Betracht zu ziehen. Dieser Leitfaden vergleicht die sechs besten Tools für Formular-Routing und Freigabeprozesse, damit Sie Alternativen bewerten und die Lösung finden können, die am besten zu Ihren Anforderungen passt.

Tool	Ideal für	Wichtigste Routing- & Genehmigungsfunktion	Preis
Jotform	Erstellung von No-Code-Freigabeworkflows für Formulare	Drag-and-Drop-Workflow-Builder mit bedingtem Routing	Kostenloser Plan; kostenpflichtig ab 39 $/Monat
Formstack	Verwaltung komplexer Genehmigungsprozesse	Workflow-Logik und anpassbare Genehmigungen	Kein kostenloser Plan; 14-tägige kostenlose Testversion; kostenpflichtig ab 99 $/Monat
Kissflow	Automatisierung einfacher, regelbasierter Freigabeprozesse	Bedingtes Routing, sequenzielle und parallele Genehmigungen sowie automatische Eskalationen	Kein kostenloser Plan, aber kostenlose Testversion nach Beratung; kostenpflichtig ab 2.500 $/Monat
Fillout	Verwaltung zahlreicher Einreichungen mit kleinem Budget	Bedingte Logik und integrierte Workflow-Entwicklung	Kostenloser Plan; kostenpflichtig ab 19 $/Monat
DocuWare	Automatisierung von Dokumenten-Workflows über Formulare hinaus	Automatisierung von Dokumenten-Workflows	Kein kostenloser Plan; 30-tägige kostenlose Testversion; individuelle Preisgestaltung
monday.com	Erstellung von Aufgaben- oder Projekt-Workflows	Regelbasierte Workflow-Automatisierung	Kostenloser Plan; kostenpflichtig ab 12 $/Benutzer/Monat

1. Jotform

Wichtigste Funktion: Drag-and-Drop-Workflow-Builder und No-Code-Tool für Formular-Routing

Mit Jotform Approvals können Sie Formulareingaben in automatisierte Freigabeworkflows umwandeln – auch ohne Programmierkenntnisse. Fügen Sie einfach ein bestehendes Formular hinzu oder erstellen Sie eines von Grund auf mit den Funktionen des Formulargenerators und den erweiterten Formularoptionen. Wenn Sie kein Formular komplett neu erstellen möchten, können Sie Vorlagen für Genehmigungsformulare, Jotform Workflows oder einen KI-Workflow-Builder nutzen.

Anschließend ziehen Sie Elemente per Drag-and-Drop, um Genehmigungsworkflows zu erstellen, die starten, sobald jemand das Formular absendet. Sie können auch benutzerdefinierte Auslöser festlegen, die bestimmen, wann der Workflow beginnt.

Die Software ermöglicht es Ihnen, Genehmiger zuzuweisen und die Aktionen festzulegen, die sie ausführen können – etwa Unterschreiben, Kommentieren oder das Anfordern zusätzlicher Informationen. Zusätzlich zum Ablehnen oder Genehmigen von Formulareingaben können Sie auch benutzerdefinierte Genehmigungsergebnisse erstellen.

Das automatisierte Formular-Genehmigungssystem nutzt bedingtes Formular-Routing, um Einreichungen je nach ihren Details auf unterschiedliche Pfade zu leiten. So können Sie beispielsweise einen einstufigen Workflow erstellen, der eine Einreichung basierend auf der Abteilung, an die sie gesendet wurde, an den zuständigen Genehmiger weiterleitet.

Wenn eine Gruppe eine Anfrage gleichzeitig prüfen muss, können Sie parallele Workflow-Pfade erstellen, die die Anfrage an mehrere Teammitglieder gleichzeitig weiterleiten. Jede Person in der Gruppe kann unabhängig Feedback geben und die Anfrage genehmigen. Sie können auch Gruppenabschlussregeln festlegen, z. B. dass jedes Teammitglied antworten muss, bevor der Workflow fortgesetzt wird.

Jotform Approvals hilft Ihnen nicht nur, Workflows mit wenigen Klicks zu erstellen, sondern macht auch deren Verwaltung einfach. Sie können den Genehmigungsprozess von jedem Gerät aus verfolgen – über

• Jotform Posteingang
• Jotform Tabellen
• Jotform Mobile Forms App
• E-Mail

Mit dem bedingten E-Mail-Routing der Software können Sie Genehmiger automatisch benachrichtigen, wenn eine Einreichung ihre Aufmerksamkeit erfordert, und Formularausfüller informieren, wenn ihre Anfragen genehmigt oder abgelehnt wurden.

Preise:

• Starter: Kostenlos
• Bronze: 39 $ pro Monat
• Silver: 49 $ pro Monat
• Gold: 129 $ pro Monat
• Enterprise: Individueller Preis

2. Formstack

Wichtigste Funktion: Workflow-Logik und anpassbare Genehmigungen

Formstack ermöglicht es Ihnen, mehrere Genehmiger hinzuzufügen, die Reihenfolge festzulegen, in der sie Einreichungen prüfen, und ihnen die Möglichkeit zu geben, Anfragen direkt per E-Mail zu genehmigen oder abzulehnen. Genehmiger, die Formstack bereits nutzen, können Anfragen auf der Plattform aufrufen und prüfen.

Sie können bedingte Logik hinzufügen, um festzulegen, wann ein Genehmiger eine Einreichung prüfen muss. Beispielsweise können Sie einen Vertriebsleiter nur dann einbeziehen, wenn ein Formular an die Vertriebsabteilung gesendet wird. Sie können für jeden Genehmiger mehrere bedingte Regeln erstellen, was Ihnen mehr Kontrolle darüber gibt, wer eine Einreichung wann prüft.

Wenn Ihre Genehmiger über Formstack-Konten verfügen, können Sie verlangen, dass sie sich in ihren Konten anmelden, bevor sie eine eingereichte Anfrage einsehen, genehmigen oder ablehnen. Außerdem können Sie automatisierte Genehmigungs- und Ablehnungsnachrichten einrichten.

Formstack bietet ein zentrales Admin-Dashboard zur Nachverfolgung des Genehmigungsstatus aller Einreichungen. Sie können sehen, wo sich jede Einreichung im Genehmigungsprozess befindet, ohne einzelne Formulare überprüfen oder Genehmiger nach Updates fragen zu müssen. Vom Dashboard aus können Sie bestimmte Genehmiger überspringen, eine Genehmigung oder Ablehnung übersteuern oder eine Notiz zu einer Einreichung hinterlassen, ohne deren Ergebnis zu ändern.

Da Formstack eines der kostspieligsten Routing-Tools in unserem Vergleich ist, eignet es sich möglicherweise nicht für budgetbewusste Teams. Außerdem gibt es keinen kostenlosen Plan, und der Einstiegsplan enthält keine Routing- und Genehmigungsworkflows.

Preise:

• Forms: Ab 99 $ pro Monat
• Suite: Ab 299 $ pro Monat
• Salesforce Solutions: Individuelle Preisgestaltung
• Enterprise Solutions: Individuelle Preisgestaltung

3. Kissflow

Wichtigste Funktion: Sequenzielle und parallele Genehmigungen mit Audit-Trails

Kissflow ist eine Business-Process-Management-Plattform zum Erstellen von Genehmigungsworkflows ohne Programmierung. Sie können Routing und Genehmigungen automatisieren – auch ohne technisches Fachwissen.

Kissflow ermöglicht es Ihnen, Genehmigungsstufen festzulegen, indem Sie die Reihenfolge bestimmen, in der Genehmiger eine Einreichung prüfen. Sequenzielles Routing ist besonders wichtig bei Geschäftsprozessen, die eine Genehmigung auf niedrigerer Ebene erfordern, bevor sie an das obere Management weitergeleitet werden.

Sie können auch parallele Genehmigungspfade erstellen, sodass mehrere Personen eine Einreichung gleichzeitig prüfen können. Das verkürzt die Genehmigungszeit, wenn verschiedene Abteilungen dieselbe Anfrage unabhängig voneinander freigeben müssen.

Darüber hinaus können Sie bedingtes Routing konfigurieren – in natürlicher Sprache statt mit Formeln oder Code. Bei der Bearbeitung von Bestellanfragen können Sie beispielsweise eine Regel festlegen, die eine Genehmigung durch den Finanzmanager erfordert, wenn die Ausgaben einen bestimmten Betrag überschreiten.

Auch Eskalationsregeln lassen sich einrichten. So können Sie beispielsweise eine Regel erstellen, die eine Anfrage an einen höherrangigen Manager weiterleitet, wenn ein Genehmiger innerhalb eines festgelegten Zeitraums nicht reagiert. Kissflow überwacht die Frist und versendet Eskalationsbenachrichtigungen automatisch, sodass Sie nicht manuell nachfassen müssen. Zudem protokolliert Kissflow jede Aktion im Freigabeprozess, sodass Sie bei Compliance-Prüfungen nachweisen können, wer was und wann genehmigt hat.

Mögliche Nachteile der Plattform: Einige Kissflow-Nutzer auf G2 berichten, dass die Plattform beim Erstellen komplexer Workflows einschränkend sein kann. Andere wünschen sich erweiterte mobile Funktionen.

Preise:

• Basic: Ab 2.500 $ pro Monat
• Enterprise: Individuelle Preisgestaltung

4. Fillout

Wichtigste Funktion: Integrierte Genehmigungsworkflows

Fillout kombiniert Formularerstellung mit Workflow-Automatisierung, sodass Sie Genehmigungsprozesse auslösen können, ohne auf eine separate Automatisierungsplattform angewiesen zu sein. Der integrierte Formulargenerator für Genehmigungsworkflows hilft Ihnen, einen Workflow für ein bestehendes Formular zu erstellen und festzulegen, wer jede Einreichung prüfen soll.

Wenn Genehmiger eine Einreichung prüfen müssen, können Sie sie per E-Mail oder Slack benachrichtigen. Bei zahlreichen Einreichungen ermöglicht Ihnen das zentrale Dashboard von Fillout, Genehmigungen an einem Ort zu verwalten – mit vollständiger Transparenz darüber, wer was und wann genehmigt hat. Außerdem können Sie automatisierte Benachrichtigungen für Annahmen und Ablehnungen einrichten.

Fillout unterstützt bedingte Logik, mit der Sie verschiedene Genehmigungspfade basierend auf den im Formular übermittelten Informationen erstellen können. Die Plattform lässt sich zudem mit gängigen Business-Tools integrieren, darunter Slack, Salesforce, Excel und SAP. So können Sie Formular-Workflows mit den Systemen verbinden, die Sie bereits nutzen – ohne Daten manuell aus verschiedenen Tools exportieren zu müssen.

Der kostenlose Plan von Fillout unterstützt unbegrenzte Formulare und Benutzer sowie bis zu 1.000 Einreichungen pro Monat. Das macht ihn zu einer praktischen Option für Einzelpersonen und kleine Teams, die Formular-Routing und Genehmigungen automatisieren möchten, ohne sich für einen kostenpflichtigen Plan entscheiden zu müssen.

Fillout verfügt außerdem über KI-Funktionen zum Zusammenfassen, Klassifizieren oder Analysieren von Erkenntnissen aus Ihren Formulareingaben, die Ihnen helfen, wichtige Informationen und Muster schnell zu erkennen, ohne jede einzelne Einreichung durchsehen zu müssen.

Teams mit hochkomplexen Genehmigungsmanagement-Prozessen finden Fillout möglicherweise weniger nützlich als fortschrittlichere Alternativen wie Jotform. Einige Nutzer auf G2 berichten, dass Fillout eingeschränkte Datenvisualisierungsfunktionen bietet. Andere bemängeln, dass bestimmte wichtige Funktionen nur in teureren Plänen verfügbar sind.

Preise:

• Kostenloser Plan
• Starter: 19 $ pro Monat
• Pro: 49 $ pro Monat
• Business: 89 $ pro Monat

5. DocuWare

Wichtigste Funktion: Dokumenten-Workflow-Automatisierung und -Verwaltung

Im Gegensatz zu Formulargeneratoren, die sich auf das Erfassen und Weiterleiten von Formulareingaben konzentrieren, hilft DocuWare Unternehmen dabei, Genehmigungsprozesse für jede Art von Dokument – einschließlich Verträge – zu verwalten und zu automatisieren.

Sie können Workflows erstellen, die Dokumente automatisch anhand bestimmter Kriterien wie Abteilung und Dokumentenkategorie an die zuständigen Genehmiger weiterleiten. Das Routing kann auf folgende Arten erfolgen:

• Sequenziell: Ein Dokument wird nacheinander in einer festgelegten Reihenfolge an die Genehmiger gesendet.
• Parallel: Ein Dokument wird gleichzeitig an mehrere Genehmiger gesendet, sodass sie es unabhängig voneinander prüfen können.
• Bedingt: Das Dokument wird an verschiedene Genehmiger weitergeleitet, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind.

Bei teambasierten Genehmigungen können Genehmiger Inhalte an einem zentralen Ort prüfen und zusammenarbeiten, indem sie Dokumente annotieren und auf zugehörige Dateien zugreifen. Die Versionskontrolle von DocuWare stellt sicher, dass alle abteilungsübergreifenden Genehmiger im Workflow stets auf die aktuellsten Dokumente zugreifen können.

Sie können auch elektronische Unterschriften in Ihren Dokumentenmanagement-Workflow einbinden. Die Plattform unterstützt mehrere Sicherheitsstufen für E-Signaturen:

• Einfach: Geeignet für weniger sensible interne Dokumente
• Fortgeschritten: Verifiziert die Identität des Unterzeichners
• Qualifiziert: Bietet das höchste Maß an Sicherheit zur Überprüfung der Echtheit der Unterschrift

DocuWare eignet sich für Unternehmen, die große Mengen an Dokumenten verarbeiten oder mehr als einfaches Formular-Routing benötigen. Wenn Sie jedoch lediglich Einreichungen erfassen und zur Genehmigung weiterleiten möchten, können die umfassenderen Dokumentenmanagement-Funktionen die Plattform komplexer wirken lassen als spezialisierte Formulargeneratoren. Einige Nutzer auf G2 berichten, dass die Plattform nur begrenzte Integrationen bietet und Zeit braucht, um sie zu verstehen.

Wenn dieses System nicht die richtige Wahl zu sein scheint, werfen Sie einen Blick auf DocuWare-Alternativen und vergleichen Sie die besten Freigabeprozess-Software-Lösungen für Formular-Routing und Genehmigungen.

Preise:

DocuWare bietet individuelle Angebote anstelle fester Preisstufen. Faktoren, die den Preis beeinflussen, sind unter anderem:

• Die Anzahl der Benutzer in Ihrem Dokumentenmanagementsystem
• Der benötigte Speicherplatz für Ihre Dateien
• Umfang und Komplexität der Software-Funktionen
• Zahlungszyklus (monatlich oder jährlich)
• Bereitstellungsart der Software (Cloud oder On-Premises)

Die monatlichen Kosten pro Benutzer für die cloudbasierte DocuWare-Lösung liegen in der Regel zwischen 30 $ und 125 $+.

6. monday.com

Wichtigste Funktion: Regelbasierte Workflow-Automatisierungen

monday.com ist in erster Linie eine Projektmanagement-Plattform, gehört aber dennoch zu den besten Tools für Formular-Routing und Genehmigungen. Sie können Workflows erstellen, indem Sie ein bestehendes monday.com-Board anpassen oder ein neues erstellen. Innerhalb Ihres Boards fügen Sie Spalten mit Details wie Element, Genehmiger, Genehmigungsstatus und Datum hinzu und benennen diese.

Sie können Personen in den entsprechenden Spalten Genehmigungen zuweisen. In der Statusspalte können Sie benutzerdefinierte Labels und Farbcodierungen verwenden, um Genehmigungsstatus leicht verständlich darzustellen. Beispielsweise können Sie Gelb für ausstehend, Grün für genehmigt und Rot für abgelehnt verwenden.

Sobald Ihr Board die grundlegende Struktur für die Verwaltung von Genehmigungen hat, erstellen Sie die Workflow-Logik mithilfe der Genehmigungsautomatisierungen von monday.com. So können Sie beispielsweise eine Automatisierungsvorlage verwenden, um einen Genehmiger zu benachrichtigen, wenn ein Formular oder Dokument zur Prüfung ansteht. Sie können auch eine Regel festlegen, die automatisch einen Genehmiger zuweist, wenn ein neues Element erstellt wird.

monday.com bietet einen Workflow-Builder zur Automatisierung des Routing- und Genehmigungsprozesses – mit einer visuellen Darstellung des Workflows und Drag-and-Drop-Bausteinen zum Erstellen und Bearbeiten von Workflow-Schritten.

Um weitere Optionen abzuwägen, bevor Sie sich für die beste Lösung entscheiden, werfen Sie einen Blick auf monday.com-Alternativen.

Preise:

• Kostenloser Plan
• Basic: 12 $ pro Benutzer/Monat
• Standard: 14 $ pro Benutzer/Monat
• Pro: 24 $ pro Benutzer/Monat
• Enterprise: Individuelle Preisgestaltung

Operative Engpässe mit automatisiertem Formular-Routing beseitigen

Mit der Automatisierung von Freigabeworkflows definieren Sie die Regeln und Pfade für die Weiterleitung von Formulareingaben an die richtigen Personen. So stellen Sie sicher, dass

• kein Antrag eine erforderliche Compliance- oder Finanzprüfung überspringt.
• Genehmigungsschritte Ihrer Hierarchie und Ihren Dokumentenmanagement-Richtlinien folgen.
• Genehmigungen zügig voranschreiten – mit wenig bis gar keinem manuellen Nachfassen oder Nachverfolgen.

Bei manuellen Genehmigungsprozessen können Anfragen leicht in E-Mail-Postfächern untergehen. Freigabeprozess Software leitet Einreichungen automatisch anhand vordefinierter Regeln weiter. So bleiben Genehmigungen in Bewegung, ohne dass jede Anfrage manuell weitergeleitet werden muss. Die Software bietet Ihnen außerdem einen zentralen Ort zur Nachverfolgung von Anfragen – mit einer Echtzeitansicht, wo sich jede Einreichung im Prozess befindet, wer handeln muss und was als Nächstes passiert.

Am wichtigsten ist, dass automatisierte Workflows jeden Schritt im Genehmigungsprozess dokumentieren. Mit einem Audit-Trail der Einreichungen und Genehmiger-Aktionen können Sie nachvollziehen, wie jede Anfrage bearbeitet wurde, und die Details zum Nachweis der Compliance nutzen.

Wenn Sie bereit sind, manuelle Genehmigungsprozesse durch automatisierte Workflows zu ersetzen, macht Jotform Approvals den Einstieg einfach. Der No-Code-Workflow-Builder und die Vorlagen für Genehmigungsworkflows helfen Ihnen, Formular-Routing zu automatisieren, Genehmigungsregeln festzulegen und Anfragen an einem Ort nachzuverfolgen.

Testen Sie Jotform Approvals kostenlos und erleben Sie, wie es Routing und Genehmigungsautomatisierung vereinfacht.