Genehmigungsformulare

Vorlagen für Genehmigungsformulare sind spezielle Online-Formulare, die den Prozess der Anforderung, Überprüfung und Erteilung von Genehmigungen für eine Vielzahl geschäftlicher und organisatorischer Anforderungen optimieren und automatisieren sollen. Diese Vorlagen werden häufig für Urlaubsanträge, Bestellaufträge, Spesenerstattungen, Projektvorschläge, Dokumentenfreigaben und vieles mehr verwendet. Durch die Bereitstellung eines strukturierten Workflows stellen Genehmigungsformulare sicher, dass Anfragen an die entsprechenden Entscheidungsträger weitergeleitet, effizient nachverfolgt und zur Einhaltung von Vorschriften und Transparenz dokumentiert werden. Ganz gleich, ob Sie interne HR-Prozesse, Beschaffung oder Projektmanagement verwalten – Genehmigungsformulare helfen dabei, Entscheidungsprozesse zu standardisieren und zu beschleunigen.

Mit Jotform können Benutzer ganz einfach Genehmigungsformularvorlagen nutzen, um individuelle Genehmigungs-Workflows ohne Programmierkenntnisse zu erstellen. Der intuitive Drag-and-Drop Formulargenerator von Jotform ermöglicht es Ihnen, Felder hinzuzufügen, bedingte Logik einzurichten und mit über 40 Zahlungsportalen oder Drittanbieter-Tools zu integrieren. Antworten werden automatisch gespeichert und können in Jotform Tabellen verwaltet werden, wodurch es einfach ist, den Status jeder Anfrage nachzuverfolgen. Echtzeit-Benachrichtigungen, anpassbare automatische Antworten und erweiterte Suchfunktionen steigern die Effizienz Ihrer Genehmigungsprozesse zusätzlich und machen Jotform zur idealen Lösung für Unternehmen, die ihre Genehmigungs-Workflows digitalisieren und optimieren möchten.

Use Cases von Genehmigungsformularen

Genehmigungsformularvorlagen sind vielseitige Tools, die an eine Vielzahl von organisatorischen Szenarien angepasst werden können. Sie lösen häufige Workflow-Engpässe, indem sie einen klaren, nachvollziehbaren Weg für Anfragen und Entscheidungen bieten. Hier erfahren Sie, wie sie verwendet werden können, wer von ihnen profitiert und wie sich ihre Struktur unterscheiden kann:

- Mögliche Use Cases:

- Urlaubsanträge oder Urlaubsgesuche von Mitarbeitern

- Genehmigungen von Bestellaufträgen

- Anträge auf Kostenerstattung

- Projekt- oder Budgetvorschläge

- Dokumenten- oder Vertragsfreigaben

- Anfragen für IT- oder Facility-Zugang

- Genehmigungen für Veranstaltungen oder Reisen

- Lösungsansätze:

- Eliminiert manuelle Schreibarbeit und E-Mail-Ketten

- Reduziert Genehmigungsverzögerungen durch automatisierte Weiterleitung und Benachrichtigungen

- Gewährleistet Compliance und die Aufbewahrung von Aufzeichnungen mit digitalen Audit-Trails

- Zentralisiert das Anfragemanagement für einfaches Tracking und Reporting

- Mögliche Verantwortliche und Nutzer:

- HR-Manager (Urlaubs-, Reise- und Spesengenehmigungen)

- Finanz- und Beschaffungsteams (Bestellaufträge, Erstattungen)

- Projektmanager (Projektvorschläge, Ressourcenanfragen)

- IT-Administratoren (Zugriffs- und Ausrüstungsanfragen)

- Abteilungsleiter und Führungskräfte (endgültige Genehmiger)

- Unterschiede der verschiedenen Erstellmethoden:

- Inhalt und Felder: Urlaubsanträge erfordern möglicherweise Angaben zum Mitarbeiter, Daten und den Grund für den Urlaub, während Bestellauftragsformulare Informationen zum Lieferanten, detaillierte Listen und Budgetcodes erfordern.

- Genehmigungsprozess: Einige Formulare erfordern möglicherweise mehrstufige Genehmigungen (z. B. Vorgesetzter, Abteilungsleiter, Finanzabteilung), während andere nur eine einzige Unterschrift benötigen.

- bedingte Logik: Formulare können Felder basierend auf Benutzereingaben ein- oder ausblenden (z. B. zusätzliche Unterlagen für hochwertige Käufe).

- Integrationen: Spesenformulare können in Buchhaltungssoftware integriert werden, während IT-Anfragen möglicherweise mit Helpdesk-Systemen verbunden werden.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Genehmigungsformularvorlagen an jeden Genehmigungsprozess angepasst werden können und gewährleisten, dass Anfragen in Ihrem Unternehmen effizient und transparent bearbeitet werden.

So erstellen Sie ein Genehmigungsformular

Mit Jotform lässt sich ganz einfach ein effektives Genehmigungsformular erstellen, das an jedes Genehmigungsszenario angepasst werden kann, von einfachen einstufigen Freigaben bis hin zu komplexen mehrstufigen Workflows. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen Ihres eigenen Genehmigungsformulars, das auf die Anforderungen Ihrer Organisation zugeschnitten ist:

1. Starten Sie mit der richtigen Vorlage oder einem leeren Formular

- Melden Sie sich bei Ihrem Jotform-Konto an und klicken Sie auf Ihrer Seite „Mein Workspace“ auf „Erstellen“.

- Wählen Sie „Formular“ und beginnen Sie entweder ganz neu oder wählen Sie aus der Bibliothek mit Genehmigungsformularvorlagen von Jotform aus.

- Wählen Sie ein Layout: Klassisch (alle Fragen auf einer Seite) oder Karte (eine Frage pro Seite).

2. Hinzufügen wichtiger Formularfelder

- Klicken Sie auf das Menü „Element hinzufügen“, um die für Ihren Genehmigungsprozess relevanten Felder per Drag-and-Drop zu verschieben.

- Für einen Urlaubsantrag sollten Sie Felder wie den Namen des Mitarbeiters, die Abteilung, die Urlaubsdaten und den Grund einfügen.

- Fügen Sie für Bestellaufträge Lieferantendetails, Artikelbeschreibungen, Mengen und Budgetcodes hinzu.

- Verwenden Sie das Tab „Widgets“ für erweiterte Felder wie Datei-Uploads (für Belege oder Begleitdokumente) oder E-Signaturen.

3. Logik für Genehmigungs-Workflow einrichten

- Verwenden Sie die bedingte Logik von Jotform, um Einsendungen basierend auf den Formularantworten an die entsprechenden Prüfer weiterzuleiten (z. B. gehen Anfragen über einen bestimmten Betrag an einen Manager).

- Fügen Sie bei Bedarf mehrere Genehmigungsschritte hinzu und stellen Sie sicher, dass jeder Prüfer eine Benachrichtigung erhält und die Anfrage genehmigen oder ablehnen kann.

4. Anpassen des Formulardesigns

- Klicken Sie auf das Farbrollen-Symbol, um den Formular Designer zu öffnen.

- Passen Sie Farben, Schriftarten und Layout an das Branding Ihrer Organisation an.

- Wenden Sie ein professionelles Design an oder erstellen Sie ein individuelles Erscheinungsbild für Ihr Genehmigungsformular.

5. Konfigurieren Sie E-Mail Benachrichtigungen und automatische Antworten

- Richten Sie im Menü „Einstellungen“ E-Mail Benachrichtigungen für Prüfer und Bestätigungs-E-Mails für Anfragende ein.

- Passen Sie Nachrichten an, um Anfragedetails und nächste Schritte einzubeziehen.

6. Veröffentlichen und Teilen Ihres Formulars

- Klicken Sie auf „Veröffentlichen“, um einen teilbaren Link zu erhalten oder das Formular in Ihr Intranet oder Ihre Website einzubetten.

- Teilen Sie das Formular per E-Mail oder über interne Kommunikationskanäle.

7. Testen und überwachen Sie die Antworten

- Nutzen Sie die Vorschau, um das Formular und den Genehmigungsprozess zu testen.

- Senden Sie eine Testanfrage, um sicherzustellen, dass Benachrichtigungen und Genehmigungen wie vorgesehen funktionieren.

- Verfolgen Sie Einreichungen und Genehmigungsstatus in Jotform Tabellen für eine einfache Verwaltung und Berichterstattung.

Durch Befolgen dieser Schritte können Sie ein robustes Genehmigungsformular erstellen, das Ihren Workflow automatisiert, manuelle Fehler reduziert und eine transparente Aufzeichnung aller Anfragen und Entscheidungen bietet. Die Flexibilität von Jotform ermöglicht es Ihnen, das Formular an jedes Genehmigungsszenario anzupassen und so ein nahtloses Erlebnis für Antragsteller und Prüfer zu gewährleisten.