Als Versicherungsmakler mit Spezialisierung auf Lebensversicherungen, Berufsunfähigkeitsversicherungen und Rentenversicherungen hat Diversified Insurance Brokers (DIB) eine wichtige und einzigartige Nische gefunden: die Unterstützung von Familien bei der Studienfinanzierung. Durch den Einsatz von Versicherungsprodukten zum Schutz des Vermögens vor der Anrechnung auf die Studiengebühren (FAFSA) hat DIB einen stark nachgefragten Service geschaffen, der in Präsenzveranstaltungen und Workshops angeboten wird.
Doch mit dem Wachstum des Unternehmens gerieten die manuellen Prozesse von DIB bei der Veranstaltungsabwicklung zunehmend unter Druck. Die Verwaltung von Teilnehmerdaten mittels Tabellenkalkulationen und Salesforce war für ein Unternehmen, das auf Skalierung ausgerichtet ist, nicht länger tragbar.
„Als wir noch 10 Personen pro Monat bearbeiteten, war es in Ordnung, sich auf eine manuelle Nachverfolgung und Dokumentation zu verlassen“, sagt Jason Stolz, Chef-Underwriter bei DIB. „Aber bei 500 bis 1.000 Fällen pro Monat ist das manuell einfach nicht mehr zu bewältigen.“
Glücklicherweise schlug ein Kollege von Stolz eine Software vor, die sie bereits in einer früheren beruflichen Tätigkeit genutzt hatten: Jotform.
Nahtlose Erfassung und Integration
Aufgrund dieser Empfehlung führte Stolz Jotform ein, um die Datenflut aus den verschiedenen Workshops und digitalen Kontaktpunkten von DIB zu bewältigen. Die Umstellung erfolgte unmittelbar, sodass das Team Links auf seiner Website, in E-Mail-Signaturen und sogar in sozialen Medien bereitstellen konnte.
Es wäre unmöglich, das, was wir tun, manuell zu erledigen – ohne Jotform ist es schlichtweg unmöglich.
Jason Stolz, Chef-Underwriter, Diversified Insurance Brokers
Doch der eigentliche Wendepunkt für DIB war die Fähigkeit von Jotform, mit dem bestehenden Technologie-Stack – konkret dem Customer-Relationship-Management-System (CRM) monday.com – zu kommunizieren.
„Der Wechsel zu Jotform war eine große Hilfe“, sagt Stolz. „Einen Lead zu erfassen – was Jotform ja leistet – ist die eine Sache; aber wenn wir die Daten anschließend manuell in unser CRM-System übertragen müssten, hätten wir damit nur ein Problem gegen ein anderes eingetauscht.“
Unermessliche Zeitersparnis
Seit der Einführung von Jotform konnte DIB einen deutlichen Effizienzschub verzeichnen. Stolz merkt an, dass das Unternehmen inzwischen rund 500 Formulare pro Monat bearbeitet – ein Volumen, das ohne die Automatisierungsfunktionen von Jotform nicht zu bewältigen wäre.
„Zeitlich gesehen ist das nicht einmal messbar“, sagt er. „Es wäre unmöglich, das, was wir tun, manuell zu erledigen – ohne Jotform wäre es schlichtweg unmöglich. Wenn es also eine größtmögliche Zahl gibt, um das zu beziffern, dann wäre das meine Zahl.“
Zuverlässigkeit, auf die Sie vertrauen können
Für Stolz ist der ultimative Beweis für den Wert von Jotform, dass es so reibungslos funktioniert, dass man glatt vergisst, dass es überhaupt da ist. Wenn er und sein Team mit „hunderten von Menschen pro Woche“ sprechen, ist ein einfaches, effektives System von entscheidender Bedeutung.
Um die Auswirkungen zu quantifizieren, zieht Stolz einen Vergleich heran: „Es ist wie beim American Football. Wenn man von den Spielern der Offensiv-Linie nichts hört, bedeutet das, dass sie ihren Job gut machen. Wenn ein Teil dieser Unterstützung wegfällt, gerät das gesamte System ins Wanken. Jotform ist das Fundament, auf dem unsere Arbeit aufbaut.“
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