So richten Sie Benachrichtigungen für Formularübermittlungen in HubSpot ein

Ob im Online-Marketing, im Customer-Relationship-Management (CRM) oder in abteilungsübergreifenden Teams: Alle kennen denselben Druck. Auf eine Formularübermittlung muss man reagieren, bevor ein vielversprechender Lead oder eine dringende Anfrage verpufft.

Die gute Nachricht: Mit den Benachrichtigungen zu Formularübermittlungen von HubSpot behält Ihr Team neue Aktivitäten im Blick. Diese automatischen Hinweise schicken Ihrem Team jedes Mal eine E-Mail, wenn jemand ein Formular ausfüllt. So gehen neue Kontakte und Anfragen in Ihrem CRM nicht unter.

Die schlechte Nachricht: Weil diese Hinweise per E-Mail kommen, übersieht man sie in einem vollen Posteingang leicht. Und mit dem Tempo, das moderne Vertriebs-, Support- oder Operations-Teams in Echtzeit vorlegen, halten sie nicht immer Schritt.

Wenn Ihr Team den Großteil des Tages in Messaging-Apps und am Smartphone verbringt, reichen reine E-Mail-Hinweise einfach nicht aus. Sie brauchen eine schnellere, verlässlichere Alternative wie das Multichannel-Benachrichtigungssystem von Jotform. Jotform schickt sofortige Hinweise per Push, SMS, WhatsApp, Slack und Microsoft Teams, die Ihr Team rasch erreichen.

Vielleicht arbeitet Ihr Team tief in HubSpot. Deshalb erklären wir Ihnen, wie die dortigen Benachrichtigungen zu Formularübermittlungen funktionieren. Anschließend können Sie selbst entscheiden, ob Sie lieber auf ein flexibleres System wie Jotform setzen.

So richten Sie Benachrichtigungen zu Formularübermittlungen in HubSpot ein

Wenn jemand Ihr HubSpot-Formular ausfüllt, soll Ihr Team das schnell sehen. Nur so kann man nachfassen, solange das Interesse noch hoch ist.

HubSpot verschickt die E-Mails an Ihr Team automatisch. So sieht man neue Chancen in dem Moment, in dem sie entstehen, und kann besonders interessierte Kontakte in die passenden Workflows holen, bevor das Interesse nachlässt.

Um die Standard-Benachrichtigungen von HubSpot für ein bestimmtes Formular anzupassen, gehen Sie so vor:

1. Öffnen Sie in Ihrem HubSpot-Konto Marketing > Formulare und erstellen Sie entweder ein neues Formular oder fahren Sie mit der Maus über ein vorhandenes. Klicken Sie auf Bearbeiten.​
   
2. Klicken Sie im linken Bereich des Formular-Editors auf das Einstellungen-Symbol. Öffnen Sie dann den Reiter Übermittlungseinstellungen.​
   
3. Unter Echtzeit-Benachrichtigungen zu Übermittlungen wählen Sie Kontaktinhaber benachrichtigen, wenn der oder die Zuständige für den Datensatz die Hinweise erhalten soll.​
   
4. Über Zu benachrichtigende Nutzer hinzufügen wählen Sie weitere HubSpot-Nutzer oder Teams aus, die bei jeder Formularübermittlung eine E-Mail bekommen sollen.​
   
5. Klicken Sie auf Überprüfen und aktualisieren (oder Aktualisieren), um Ihre Änderungen zu speichern.​

Damit diese E-Mails tatsächlich ankommen, muss außerdem jeder Nutzer die Benachrichtigungen in den eigenen Einstellungen einschalten. Dazu geht man zu Einstellungen > Benachrichtigungen > E-Mail und Desktop und aktiviert Formularübermittlungen für die gewünschten Kanäle.

Brauchen Sie gezieltere Hinweise, lässt sich ein einfacher kontaktbasierter Workflow aufbauen. Enterprise-Leads gehen dann etwa an den Vertrieb und Support-Tickets an Ihren Helpdesk. Der Workflow nimmt jeden Kontakt auf, der ein bestimmtes Formular absendet, und schickt die Benachrichtigungs-E-Mails an die richtigen Personen.

Wenn Ihr Team schneller arbeiten muss, als E-Mail es zulässt, lohnt sich ein Benachrichtigungssystem, das außerhalb des Posteingangs funktioniert.

Das Multichannel-Benachrichtigungssystem von Jotform im Überblick

Wenn Ihr Team lieber in WhatsApp oder Slack arbeitet oder vieles einfach am Handy erledigt, sorgen reine E-Mail-Hinweise fast schon dafür, dass etwas Wichtiges durchrutscht.

Stecken die Hinweise in einem überfüllten Posteingang, sieht Ihr Team sie erst Stunden später. Bis diese E-Mails endlich geöffnet werden, ist der Lead schon kalt. Vertrieb, Support und Teams in der Patientenbetreuung erleben das Tag für Tag.

Genau hier kommt das Echtzeit-Benachrichtigungssystem von Jotform ins Spiel. Diese Komplettlösung räumt die Grenzen der E-Mail-Hinweise von HubSpot aus dem Weg. Sie holt Ihr Team dort ab, wo es ohnehin schon arbeitet, sodass jede Formularübermittlung in Echtzeit in den Kanälen auftaucht, die Ihr Team sowieso im Blick hat.​

Statt mit mehreren Tools zu jonglieren, verwaltet Ihr Team mit dem Formulargenerator von Jotform alles an einem zentralen Ort für Benachrichtigungen. Für jedes Formular wählen Sie die sinnvollen Zustellkanäle – Push-Nachrichten, SMS, WhatsApp, Slack oder Microsoft Teams – und schalten sie in den Formulareinstellungen oder über Formular-Integrationen in weniger als einer Minute frei.

Sie können außerdem einzelne Formularfelder in Ihre Hinweise übernehmen und sich vor dem Aktivieren eine Vorschau ansehen. So hebt jede Benachrichtigung genau die Angaben hervor, die Ihr Team wirklich braucht. Ein einfacher Bestätigungsschritt – eine Telefonnummer für SMS, ein QR-Code für WhatsApp, ein Link zur Mobile-App für Push-Nachrichten – hält Ihre Kanäle sicher und den Ablauf unkompliziert.

Diese Benachrichtigungen bringen ganz unterschiedlichen Nutzern etwas:

• Inhaber kleiner Unternehmen, die ihren Tag mit Kundschaft verbringen statt mit dem Posteingang, bekommen sofort einen Hinweis aufs Handy, anstatt sich durch E-Mail-Verläufe wühlen zu müssen.
• Teams im Gesundheitswesen leiten dringende Patientenaufnahme-Formulare an WhatsApp oder Teams, damit Pflegekräfte und Koordinatoren sie sofort sehen, selbst in einer hektischen Schicht.
• HR-Teams, die Bewerbungen unterwegs sichten, halten ihre Recruiting-Prozesse mit Push-Nachrichten aufs Handy oder per SMS in Bewegung.
• Vertriebs- oder Customer-Success-Teams posten Gruppenbenachrichtigungen zu Formularübermittlungen in Slack oder Microsoft Teams, sodass sich die passende Ansprechperson sofort um jede neue Gelegenheit kümmert.

Und weil die Formularbenachrichtigungen von Jotform fest in der Plattform verankert sind, greifen sie direkt auf andere Jotform-Produkte zu, die Sie bereits nutzen. Sie müssen Ihre Hinweise also nicht mit zusätzlichen Tools verwalten.

Mit Jotform Workflows lassen sich Übermittlungen, die über Slack oder Microsoft Teams eingehen, automatisch weiterleiten, genehmigen oder eskalieren. Jotform Mobile Forms sorgt dafür, dass Push-Hinweise und das Nachfassen unterwegs reibungslos klappen. Brauchen Sie mehr Kontrolle darüber, was Ihr Team sieht, können Sie die Benachrichtigungen in Jotform Mobile Forms anpassen, sodass in jedem Hinweis genau die richtigen Angaben erscheinen.

Benachrichtigungen ganz einfach auf Ihren Workflow abstimmen

Die Benachrichtigungen zu Formularübermittlungen von HubSpot passen gut, wenn Ihr Team hauptsächlich über E-Mail arbeitet und nicht sofort reagieren muss. Für schnelle Teams in Vertrieb, Support, HR und Operations können reine E-Mail-Hinweise die Reaktionszeiten jedoch bremsen und dafür sorgen, dass vielversprechende Leads oder zeitkritische Anfragen eher durchrutschen.

Für solche Echtzeit-Abläufe bietet Jotform ein flexibleres Multichannel-Benachrichtigungssystem. Es schickt sofortige Hinweise per Push-Nachricht, SMS, WhatsApp, Slack und Microsoft Teams, damit Ihr Team Neuigkeiten in den Kanälen sieht, in denen es ohnehin schon arbeitet.

Probieren Sie die Multichannel-Formularbenachrichtigungen von Jotform aus und gewinnen Sie an Tempo, Übersicht und Effizienz im gesamten Workflow.