Laboratory Forms

Laboratory forms are structured documents used to record, track, and manage lab activities, samples, tests, and compliance processes. They help labs collect consistent information for sample intake, experiment documentation, equipment use, results reporting, and safety procedures in a clear and organized way. Laboratory forms are commonly used in research labs, clinical labs, educational labs, manufacturing QA labs, and environmental testing settings. Typical use cases include sample submission, chain of custody documentation, test request forms, lab result reporting, equipment logs, and safety incident reporting. By standardizing lab workflows, laboratory forms reduce errors, improve traceability, and support quality and regulatory requirements.

With Jotform, laboratory forms can be created quickly using a no-code, drag-and-drop Form Builder and customized for different lab workflows. Conditional logic can show different fields based on test type, sample category, or urgency, while file upload fields can collect supporting documents such as protocols or reference files. Submissions are stored in Jotform Tables so authorized teams can track samples, monitor turnaround, and maintain searchable records. Automated notifications help labs route submissions to the right team members and respond faster when urgent or nonconforming cases occur.

Use Cases of Laboratory Forms

Laboratory forms support sample handling, testing operations, and documentation across research and quality workflows. Below are common ways these forms are used and the problems they help solve.

Cas d'utilisation possibles :

• Demandes de soumission et de réception d'échantillons
• Formulaires de demande et de priorisation d'analyses de laboratoire
• Documentation relative à la chaîne de traçabilité et au transfert d'échantillons
• Flux d'approbation et de reporting des résultats de laboratoire
• Registres d'utilisation et d'entretien du matériel
• Signalement des incidents, des non-conformités et des situations de sécurité

Types de problèmes résolus :

• Améliorer la traçabilité des échantillons, des tests et des résultats
• Réduire les informations manquantes lors du prélèvement d'échantillons et des demandes d'analyse
• Documenter l'assistance au contrôle qualité et à la conformité
• Aider les laboratoires à suivre la charge de travail, les délais d'exécution et les exceptions

Propriétaires et utilisateurs possibles :

• Techniciens et responsables de laboratoire
• Chercheurs et étudiants qui soumettent des échantillons
• Équipes d'assurance qualité et de conformité
• Personnel clinique ou de diagnostic (le cas échéant)
• Responsables de la sécurité et coordinateurs de laboratoire

Différences entre les méthodes de création :

• Les formulaires de soumission et de réception d'échantillons portent sur les identifiants des échantillons, les détails de la collecte, les conditions de stockage, les analyses demandées et les besoins en matière de priorité ou de délai de traitement.
• Les formulaires de résultats et les analyses de laboratoire mettent l'accent sur les méthodes de test, les domaines de mesure, les contrôles qualité, les validations des réviseurs et les exigences en matière de format de rapport.
• Les formulaires de conformité et d'équipement de laboratoire donnent la priorité aux identifiants des équipements, à l'état d'étalonnage ou de maintenance, aux journaux d'utilisation, aux contrôles de sécurité et à la documentation des incidents en cas de problème.

How to Create a Laboratory Form

Creating a laboratory form with Jotform helps you capture lab data in a consistent format and keep lab workflows traceable from intake to reporting.

1. Choisissez un modèle ou partez de zéro

Sur la page Mon Espace de Travail, cliquez sur « Créer », puis sélectionnez « Formulaire ». Vous pouvez partir d’un modèle de demande ou de journal et le personnaliser pour les flux de travail de laboratoire. Un formulaire classique convient aux soumissions détaillées, tandis qu’un formulaire sous forme de fiche guide les utilisateurs étape par étape et réduit les saisies incomplètes.

2. Add Core Lab Context and Identification Fields

Cliquez sur le bouton « Ajouter un élément » pour recueillir les informations concernant le demandeur, le service du laboratoire, l'identifiant de l'échantillon, le type de test, la date et l'heure, ainsi que toute référence ou identifiant de projet requis. Les listes déroulantes permettent de standardiser les catégories d'échantillons et les méthodes de test.

3. Build Sections Based on Lab Workflow

Incluez les détails de prélèvement des échantillons (méthode de prélèvement, quantité, température de stockage), les champs de la demande d'analyse (méthode, délai d'exécution) et les exigences de rapport (unités, critères de réussite/échec). Pour les registres d'équipement, inclure l'identifiant de l'équipement, la durée d'utilisation et les notes sur son état.

4. Use Conditional Logic for Different Tests and Priorities

La logique conditionnelle permet d'afficher différentes sections selon le type de test ou la catégorie d'échantillon, ainsi que des champs supplémentaires pour les cas urgents ou réglementaires. Par exemple, si « Clinique » est sélectionné, afficher les identifiants patient ou les champs d'approbation requis (le cas échéant). Si « Urgent » est sélectionné, afficher les champs de remontée à la hiérarchie et de notification.

5. Add Supporting Documentation and Attachments

Utilisez les champs de téléversement de fichiers pour vos protocoles, vos documents de référence, les photos ou les fichiers de sortie des instruments. Cela améliore la traçabilité et réduit les échanges inutiles.

6. Publish, Test, and Track Submissions in Jotform Tables

Prévisualisez et testez le formulaire avant de le publier. Partagez-le en interne ou avec des personnes approuvées qui le rempliront pour le tester. Les soumissions sont stockées dans les Tableaux Jotform, où les équipes peuvent filtrer par identifiant d'échantillon, type de test, priorité et statut.