Equipment Maintenance Forms

Equipment maintenance forms are structured documents used to report, schedule, and document maintenance activities for equipment and assets. They help teams track maintenance needs, record service actions, and maintain a clear history of repairs, inspections, and preventive maintenance. Equipment maintenance forms are commonly used in manufacturing, facilities, healthcare, laboratories, construction, and IT environments to reduce downtime and extend equipment lifespan. Typical workflows include maintenance requests, inspection logs, preventive maintenance checklists, repair reports, and service completion confirmations. By standardizing maintenance documentation, these forms improve response time, support compliance, and make maintenance planning more reliable.

With Jotform, equipment maintenance forms can be created quickly using a no-code, drag-and-drop Form Builder and customized for different equipment types and maintenance workflows. Conditional logic can adjust fields based on issue type, priority, or equipment category, and file upload fields can collect photos, invoices, or service reports. Submissions are stored in Jotform Tables, allowing teams to track maintenance status, filter by equipment ID, and keep audit-ready maintenance records. Automated notifications can alert maintenance teams when urgent issues are submitted or when scheduled maintenance is due.

Use Cases of Equipment Maintenance Forms

Equipment maintenance forms support preventive maintenance, repair intake, and service documentation. Below are common ways these forms are used and the challenges they help solve.

Cas d'utilisation possibles :

• Prise en charge des demandes de réparation et d’entretien des équipements
• Soumissions de listes de contrôle dans le cadre de la maintenance préventive
• Registres d'inspection et d'évaluation de l'état des équipements
• Documentation des services et d'achèvement des bons de travaux
• Planification de la maintenance et coordination des temps d'arrêt
• Documentation et approbation des visites de service des prestataires externes

Types de problèmes résolus :

• Réduisez les temps d’arrêt en identifiant les problèmes plus tôt et en acheminant les demandes plus rapidement
• Améliorez la planification de la maintenance grâce à des dossiers et des calendriers cohérents
• Favorisez la conformité grâce à l'historique documenté des inspections et des interventions
• Aidez les équipes à suivre les problèmes récurrents et la performance des équipements au fil du temps

Propriétaires et utilisateurs potentiels :

• Techniciens de maintenance et superviseurs
• Responsables des installations et des opérations
• Équipes de production ou de laboratoire qui signalent des problèmes
• Équipes chargées de la gestion des équipements et de la conformité
• Fournisseurs et sous-traitants qui fournissent des services

Différences entre les méthodes de création :

• Les formulaires de demande de maintenance d'équipement se concentrent sur l'identifiant de l'équipement, la description du problème, la gravité, l'impact sur les opérations et le moment d'intervention privilégié.
• Les formulaires de maintenance préventive et d'inspection mettent l'accent sur les points de contrôle, les évaluations d'état, les relevés de mesures et les confirmations de type succès-échec, avec des actions correctives si nécessaire.
• Les formulaires de fin de réparation et de registre d'entretien priorisent les travaux effectués, les pièces utilisées, les détails sur les temps d'arrêt, les notes du technicien, les pièces jointes telles que les factures et les dates d'échéance de la prochaine maintenance.

How to Create an Equipment Maintenance Form

Creating an equipment maintenance form with Jotform helps you standardize maintenance reporting and keep service history organized and easy to track.

1. Choisissez un modèle ou partez de zéro

Dans « Mon Espace de Travail », cliquez sur « Créer », puis sélectionnez « Formulaire ». Commencez avec un modèle de maintenance ou de bon de travaux et personnalisez-le pour votre équipement.

2. Add Equipment Identification and Location Fields

Recueillez le nom de l'équipement, l'identifiant de l'actif, le numéro de série, l'emplacement et le service afin que la maintenance puisse être acheminée correctement.

3. Capture Maintenance Request or Checklist Details

Ajoutez le type de problème, l'urgence, la description et les éventuels symptômes. Pour la maintenance préventive, ajoutez les points de contrôle et les relevés.

4. Use Conditional Logic for Failures and Urgent Issues

Affichez des champs supplémentaires pour les risques de sécurité, les décisions de « mise hors service » et le téléversement de photos lors du signalement de problèmes.

5. Add Attachments and Service Evidence

Incluez des champs de téléversement de fichiers pour les photos, les factures, les notes du technicien ou les documents des prestataires de services.

6. Publish and Track Records in Jotform Tables

Publiez le formulaire et stockez les soumissions dans les Tableaux Jotform pour permettre un filtrage par équipement, type de problème et statut de maintenance.