Pillow Logistics Groupは、インディアナポリスを拠点に、医療機器や医療用品の配送・保管・輸送を手がける配送サービス会社です。壊れやすい品物を、時間に正確かつ確実に届けることが求められるため、効率的な業務フローと正確な書類管理が日々の運営に欠かせません。
さらに、医療に関わる情報を扱っているため、HIPAA（医療保険の相互運用性と説明責任に関する法律）のプライバシー規則を遵守する必要があります。
ところが、HIPAA規則のような静的なポリシー文書を、ドライバー向けの研修資料に作り変えるには、多くの手作業が必要でした。担当者は、規制関連のPDFをHIPAAのコンプライアンス評価テストに作り直さなければなりません。加えて、資格を満たした応募者だけが次の選考へ進めるよう、細かい条件分岐を組み込んだ業務委託者向けのスクリーニングフォームも用意する必要がありました。
事業の拡大にともない、Pillow Logistics Groupは、分厚いドキュメントを対話型のフォームや自動化されたワークフローへと効率よく変える方法を探していました。
そして、まさに求めていた答えがJotform AIにありました。
バックエンド業務の刷新
「HIPAAのオリエンテーション用フォームを作っていたとき、突然、Jotform AIによるフォーム生成ツールのプロンプトが表示されたんです」と、Pillow Logistics Groupの社長兼COOであるMatthew Straub氏は語ります。「やりたいことを伝えて、HIPAA規則のPDFをアップロードしただけで、数秒でフォーム全体が出来上がりました」
こうして完成したのが、ドライバー向けの全100問から成る、対話型のHIPAA知識確認テストでした。
Pillow Logisticsのスタッフは、すぐにJotform AIを使いこなすようになり、AIフォームコパイロットで業務の効率化を進めました。Jotform AIは、業務委託者の審査プロセスをはじめとする各種の業務フォームの作り直しにも役立ちました。保険の加入状況や車両の保有といった条件に応じて応募者を自動で選別する分岐も組み込めるようになったのです。
チャット画面で会話するようにフォームを調整できるので、Pillow Logisticsは手作業でフォームを作り直すことなく、ロジックや構成、レイアウトをすばやく整えられました。
静的な文書が、数秒で自動化ワークフローに
Jotform AIを使うことで、Pillow Logistics Groupは、規制関連のPDFを対話型の研修テストへと作り変え、業務委託者の審査フォームに資格判定のロジックを組み込み、顧客向けのフォームも見やすく入力しやすいものに仕上げられました。
「私にはプログラミングの経験がないので、この手のフォーム作成は到底、自分の手に負えるものではありませんでした」とStraub氏は話します。「でも、Jotform AIは驚くほど直感的に使えます。すぐ隣にアシスタントがいて、編集を手伝いながら、完成度の高い仕上がりまで導いてくれるような感覚でした」
Pillow Logistics Groupにとって、Jotform AIはフォーム作成を速くしてくれただけではありませんでした。一人の担当者でも作れる範囲を大きく広げ、静的な文書を、数秒で拡張性のある自動化ワークフローへと変えてくれたのです。
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