ジョージア州にあるコロンビア郡学区（CCSD）は、小学校から高校まで31のキャンパスを運営しています。この学区が掲げているのは、約3万人の生徒の学びを引き出し、豊かにし、意欲をかき立てるという使命です。その使命を支えるために、CCSDの職員は実にさまざまなフォームを使っています。少し前まで、そのフォームの多くは紙でした。
承認のやりとりはほとんど追えず、完了までに時間がかかりすぎていました。教職員は最新の状況を把握するために、メールをかき分けて長いスレッドを探す必要があったのです。
「紙のフォームは、いつだって時間を奪うものです」と、CCSDのビジネスシステムアナリストであるJoahn Sperry氏は話します。「社内便で送るか、手渡しで提出する。今となっては、もう時代遅れという感じですね」
機能があまりに遅れていて、思わず目をえぐりたくなるようなソフトウェアを扱うこともあります」と彼女は言います。「その点、Jotformはしっかり時代に追いついてくれています。
Joahn Sperry氏、ビジネスシステムアナリスト、CCSD
CCSDの管理者はより良い方法を探し、jotformエンタープライズにたどり着きました。今では、オンラインフォームを簡単に作って共有できます。入力する側も楽になりました。送信されたデータは整理されていて、並べ替えもできます。ワークフローが自動化されたおかげで、処理もずっと速くなりました。管理チームは承認の状況をはっきり把握でき、長いメールのやりとりはもう必要なくなっています。
「Jotformで仕事は楽になったか？ええ、間違いなくそうです」とSperry氏は語ります。
Case study results at a glance
31キャンパスでの連携
1,800人の教員を含む3,600人の職員が、紙のフォームからの脱却で恩恵を受けています。
送信数は45,000件以上、今も増加中
ワークフローがスムーズになったことで、約3万人の生徒が教職員とより充実した時間を過ごせています。
15通のメールスレッドが、たった一つの確かな情報源に
Jotformならデータの追跡が簡単になり、各ワークフローから不要なメールがなくなります。
無法地帯のような状態
この学区には、人事や給与、コンプライアンス関連の書類を扱うデジタルシステムはすでに整っていました。ただ、Sperry氏が説明するように、学区の運営はそうした特定の業務だけで回っているわけではありません。
「組織を回していくだけでも、一般的なビジネス用のフォームが何千種類も必要なんです」と彼女は言い、高校生向けの駐車許可証の申請書や、校外学習の許可書などを例に挙げます。
これだけ多くのフォームが使われていると、送信内容を追うのはほぼ不可能でした。特に困っていたのが、ソフトウェアの承認ワークフローです。「まるで西部開拓時代のような無法状態になっていました。学校側が正式な審査を経ずに、ソフトウェアを申請したり、場合によっては勝手に導入したりしていたんです」とSperry氏は振り返ります。
Sperry氏と事務局長のKarin Edwards氏によると、一件の承認申請を終わらせるのに15回以上ものメールのやりとりが必要だったそうです。「メールでやりとりはしていましたが、実際のプロセスの記録は残っていませんでした」とSperry氏は言います。「メールは保存できても、それだけでは process を追うのに役立たないんです」
監査証跡がなければ、関係者は申請が承認されたのか却下されたのかを確認する手立てがありません。1,800人の教員を含む3,600人の職員を抱える学区にとって、こうした扱いにくいワークフローは積もり積もって、教職員に膨大な雑務を押しつける結果になっていました。
学区としては、状況をもう一度コントロールし、正式な承認なしにソフトウェアが使われてしまうのを防ぐ必要がありました。そこでSperry氏は、jotformエンタープライズを使ってソフトウェアの承認プロセスのワークフローを作ることから始めたのです。
GoogleとMicrosoftの両方に連携できるJotformは、卒業後のさまざまな環境に対応できる生徒を育てます
毎日使うテクノロジーには、たくさんの選択肢があります。それは教育機関でも同じです。Googleを使っている学校もあれば、Microsoftを使っている学校もあります。
Jotformの連携機能は、両方のOSを使いこなせる生徒を育てるというCCSDの方針にぴったり合っています。必要なときには、JotformのGoogle連携やMicrosoft連携を使って、送信データをGoogle スプレッドシートにもMicrosoft Excelにも自動で転送できます。
「幼稚園から5年生まではGoogle Classroomを使っています」とSperry氏は説明します。「でも6年生以上になると、Microsoftも取り入れていきます。こうすることで、生徒たちは卒業するときにバランスの取れた学び手になっているんです」
Jotformには数百もの連携機能があります。さらにJotformのWebhookを使えば、Jotformにつなげられる外部アプリの幅は事実上無限に広がります。
シンプルなデジタルソリューション
Sperry氏がワークフローを作り始めたとき、ノーコードで使えるJotformのワークフロービルダーのおかげで、作業はとても簡単でした。IT チームの負担を増やすことなく、自分自身でワークフローを組み立てられたのです。
彼女が作ったソフトウェア申請のワークフローは、どの部署からの申請かといった必要な情報を集めるフォームから始まります。条件分岐ロジックが送信内容を適切な関係者や部署に振り分けるので、全員が状況を把握できます。
「今では、利用者はフォームで必要な情報を入力するよう案内されます。その申請が私のところに届いて、審査するわけです」とSperry氏は説明します。「私がソフトウェア会社に連絡を取り、ソフトを評価します。そのあと、申請は承認プロセスに沿って各承認者へと回っていきます」
ソフトウェア申請のワークフロー管理を手伝っているEdwards氏は、承認状況がはっきり見えるようになった点を高く評価しています。「以前は、最新のメールに誰かが返信しないままになることもありました」と彼女は言います。「全体の流れが一か所にまとまっていなかったんです。でも今は、すべてがそこに揃っています」
ワークフローが追いやすくなったおかげで、Sperry氏は過去の判断を確認できます。「『いいえ、これはちゃんとやりました。ほら、証拠もあります』と言えて、おかげで一度や二度は危ないところを助けられたと思います」と彼女は笑います。
Jotformで仕事は楽になったか？ ええ、間違いなくそうです。
Joahn Sperry氏、ビジネスシステムアナリスト、CCSD
学区はさらに、職員の休暇申請プロセスもJotformで改善しました。このワークフローも、以前は紙ベースだったものです。紙のフォームをJotformでオンラインのワークフローに変える作業は、学区が使っている他のソフトよりも簡単だった、とSperry氏は話します。
「機能があまりに遅れていて、思わず目をえぐりたくなるようなソフトウェアを扱うこともあります」と彼女は言います。「その点、Jotformはしっかり時代に追いついてくれています」
jotformエンタープライズのおかげで、Sperry氏とチームは複雑なワークフローを作りながらも、驚くほど簡単に管理できています。「ちょっと入って、2〜3時間で何かを作り上げて、しかも履歴まで見られる。これは本当に大きいです」
送信データをExcelに送りたいなら、Excel連携をぜひチェックしてみてください。
雑務を減らし、本当に大切な仕事に時間を
紙の書類とメールのやりとりが「西部開拓時代」のように入り乱れていた状態をデジタル化したことで、コロンビア郡学区はばらばらだった業務を、すっきりと透明性のあるワークフローに置き換えました。jotformエンタープライズは長々としたメールの連鎖を過去のものにし、監査証跡を一元管理することで、31すべてのキャンパスで説明責任を果たせるようになっています。
送信数は4万5,000件を超え、学区は非効率な紙のフォームや手作業の催促から離れ、柔軟でノーコードのソリューションへと移行を続けています。その結果どうなったか。教職員は承認を追いかけたり書類を探し回ったりする時間が減り、3万人の生徒の学びを引き出し、豊かにし、意欲をかき立てることに、より多くの時間を使えるようになったのです。
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