テネシー州のリプスコム大学は、優れた教育で知られる大学です。2025年にはフォーブス誌の「全米トップ大学」リストに選ばれるなど、数多くの評価を受けてきました。
ところが少し前まで、同大学の重要な業務の多くは、紙の書類や大量のメール、手作業での引き継ぎに頼っていました。この方法では書類が紛失したり、作業の進捗が見えにくかったり、手作業のデータ入力でミスが起きたりと、全体的に効率が悪い状態でした。200以上の専攻を約5,000人の学生に提供するキャンパスにとって、こうした業務のやり方はもう限界に来ていたのです。
2022年、事務統括兼学術オペレーション部長としてアビー・ベル氏が同大学に加わると、彼女は事務処理を今の時代に合ったものへと変えていく方法を探し始めました。そこで出会ったのがJotformです。ベル氏はすぐに自動化を試し始め、まず手を付けたのが、時間のかかる非常勤講師の採用業務でした。
ベル氏はJotformの自動化機能を使い、Jotformワークフローを設定して、フォームが学部長や学科長、その他の審査担当者へ自動的に振り分けられるようにしました。提出されたデータはそのまま確認・分析でき、Jotformの連携機能を使えば、データは外部のクラウドサービスへ自動で送られます。これにより手作業の入力がなくなり、データの正確さも向上。約300名の常勤教員が、必要な情報にいつでもアクセスできるようになりました。
あるワークフローでは、1つだけで必要な作業の80パーセントを自動化しています。今ではリプスコム大学のキャンパス全体で、100以上の自動化ワークフローが動いています。さらにベル氏は、700人を超える新入生の知識確認を手助けするために、Jotform AIエージェントも活用しました。ベル氏は、こうしたプレゼンテーション型のエージェントには、教育そのものを変える可能性があると感じています。
「Jotformが本当に気に入っていて、今ではすっかり『Jotformのキャンパス』になりました。学術関連のプロセスやワークフローのほとんど、ほぼすべてがJotformに移行しています。学長室はもちろん、イベントや学生寮、学生生活といったキャンパス内のさまざまな部署でも、まず頼りにするツールになっています」と彼女は話します。
Case study results at a glance
非常勤講師の採用業務の80%を自動化
かつてリプスコム大学にとって負担だった非常勤講師の採用業務。Jotformワークフローのおかげで、今ではほぼ完全に自動化されています。
117のワークフローで時間を節約
連絡、データ転送、通知などを自動化するワークフローが、大学の各部署で時間を節約しています。
752名の新入生がJotform AIプレゼンテーションエージェントで学ぶ
Jotform AIエージェントが新入生の知識確認を行い、教育におけるAIの未来を垣間見せてくれます。
「このままでは人生が削られていく」
学長室の紙ベースの業務を置き換えるデジタルの解決策を探し始めたとき、ベル氏にとって一番の急務だったのが、リプスコム大学の非常勤講師の採用業務を改善することでした。
「非常勤講師を1人採用するのに、書類を処理するだけで1時間半から2時間半もかかっていました。うちは年間でおよそ300人の非常勤講師を採用するので、あまりにも時間がかかりすぎていたんです。
しかも、それは私1人の話ではありません。採用を担当する学科長や学部長も関わっていましたし、その後、私たちの部署が非常勤講師や教員の契約書を作成していました。当時はちょうど人手が足りない時期で、私は自分の仕事と他の人の仕事を兼ねていました。『これは無理。何とか解決策を見つけないと。このままでは人生が削られていく』と思いましたね。すべてを片付けようとして、とんでもない時間働いていました」
最初のきっかけは非常勤講師の採用でしたが、キャンパス全体に散らばる紙ベースのさまざまな業務も問題を引き起こしていました。
「とにかく紙が多くて、いろいろなものが紛失していました。ある人から『署名が必要な書類を5枚、アシスタントに持たせてそちらへ送りました』と言われても、私は『たぶん届いていないと思います。本当に送りましたか』と答えるような状態でした。
何が実際に処理されたのかをきちんと追跡する手立てがなかったので、いろいろなことが抜け落ちていたんです」
Jotformで私が一番気に入っているのは、裏側で動くワークフローです。おかげで仕事が何万倍も楽になりました。提出一覧やレポートを開いて、今どこまで進んでいるのかを一目で確認できるのが本当に便利なんです。受信トレイを開けば、まだフォームに署名していない人も分かります。これが本当に、本当に助かっています。
アビー・ベル氏、リプスコム大学 事務統括兼学術オペレーション部長
イベントの承認作業も、すぐに手を付ける必要がありました。イベントの申込フォームは紙で記入するかメールで送られてくるため、提出状況を追うのが難しかったのです。「一か所にまとまっていなかったので、いろいろなことが抜け落ちていました」とベル氏は話します。
「とにかくすべてを刷新したかったんです。全体をもっと整理して、効率よく回せるようにする必要がありました。そして最終的には、比較的すぐに導入できるものが欲しかったのです」
「Jotformのキャンパス」へ
ベル氏は無料のJotformアカウントに登録し、すぐにオンラインフォームの作成を始めました。Jotformの使いやすさと、Jotformチームのサポートのおかげで、彼女は思い描いていたものをそのまま形にできました。
「とても使いやすくて、直感的に操作できます」とベル氏。「それに、何か困ったときはいつでも、Jotformのサポートがすぐに対応してくれて、不具合の直し方や、自分が思い描いた動きにする方法を一緒に考えてくれました」
ベル氏は、リプスコム大学のすべての教職員が使えるJotformアカウントの導入を後押ししました。こうして大学はJotformエンタープライズへとアップグレードします。このプランには、次のような機能が備わっています。
- フォームやアセットを無制限に作成できる
- チーム専用のワークスペース
- 役割に応じたアクセス権の設定
- 安全に地域内でデータを保管できるデータレジデンシーセンター
- ユーザーやフォームなどを一覧で把握できる管理コンソール
拡張性の高いJotformアカウントを手にしたベル氏は、ほかの紙ベースの業務もどんどん置き換えていきました。
「イベントチームと打ち合わせをして、『このツールを使ってほしいんです』とお願いしました。すると彼らはすぐに、一連のフォームを作り、みんながワークフローを進めやすいようにしてくれました。まず、どんなイベントなのか、登壇者がいるのかどうかを明確にする必要があります。
それに、大学でそのイベントを開催する承認が要るのか、スポンサーを付けるなら別の承認が必要なのか、マーケティングなどの面で誰が関わるべきなのか、といったことも整理します。イベントチームが導入すると、キャンパス中のみんなが使い始めました。今では、Jotformがほぼすべての業務に関わっています」
提出されたフォームは、承認のために関係者へ自動的に振り分けられ、ワークフローの各ステップが完了するたびに、自動でメール通知が送られます。データはリプスコム大学のJotformエンタープライズアカウントに安全に保管され、JotformテーブルやJotform Inbox、Jotformレポートビルダーを使って、簡単に表示・並べ替えができます。
Jotform AIで教育を変える
最近、ベル氏はJotformのAIプレゼンテーションエージェントを使い、リプスコム大学に入学する752名の新入生を対象に知識確認を行いました。学生とやり取りしながら、一人ひとりの理解度に合わせて対応できるところに、ベル氏は感心しています。
「Jotform AIプレゼンテーションエージェントの一番すごいところは、使う人に合わせて対応を変えられる点です。私はプレゼンテーションを作り、その中に知識確認の仕組みを組み込んで、学生が教わった内容をきちんと理解できているかを確かめられるようにしました。
もし内容が簡単すぎる場合は、プレゼンテーションエージェントが学習の段階を調整してくれます。学ぶ側が『ここはもう分かっているので、先に進めてもらえますか』とか、『〇〇についてもっと詳しく教えてもらえますか』と伝えることもできます。まさにチューターのように機能して、学生それぞれのニーズに合わせて教えてくれるんです」
リプスコム大学では、よくある質問への回答にも複数のAIエージェントを活用しており、教職員の時間をさらに節約しています。ベル氏は、進化し続ける教育分野のAI活用の最前線に立っており、これからの可能性に大きな期待を寄せています。
「先日、『AIを使った教育』をテーマにした学会で発表をして、Jotform AIプレゼンテーションエージェントを紹介しました。このプレゼンテーションエージェントには本当に特別なものがあると感じていて、教育、特に非同期型の学習を変えていくと思っています」
「Jotformで私が一番気に入っているのは、裏側で動くワークフローです。おかげで仕事が何万倍も楽になりました。提出一覧やレポートを開いて、今どこまで進んでいるのかを確認できるのがとても気に入っています。受信トレイを開けば、まだフォームに署名していない人も分かります。これが本当に、本当に助かっています」
とても使いやすくて、直感的に操作できます。それに、何か困ったときはいつでも、Jotformのサポートがすぐに対応してくれて、不具合の直し方や、自分が思い描いた動きにする方法を一緒に考えてくれました。
アビー・ベル氏、リプスコム大学 事務統括兼学術オペレーション部長
最近リプスコム大学では、終身在職権や昇進の申請をスムーズに進めるためのワークフローを導入しました。こうした申請は手間のかかる作業ですが、その負担を軽くしてくれたのはJotformのおかげだとベル氏は話します。
「私の立場からすると、誰の申請が完了しているのかを把握できるのが本当にありがたいです。いろいろなワークフローをどんどん積み重ねてきましたし、Jotformの面白い使い方も次々と見つけています」
リプスコム大学では、Google Workspaceをはじめとする人気のEdTechツールも活用しています。JotformのGoogle連携を使えば、ベル氏はデータを大学のGoogleドライブへ一瞬で転送できます。この連携によって手作業の入力がなくなり、時間が節約できるうえ、データの正確さも向上しました。
「すべてがそこにあるんです。あちこち移動させる必要もなく、必要なものが一か所にまとまっています。データをそのままGoogleドライブに入れられるのは、本当に素晴らしいですね」
わずか数年のうちに、ベル氏と同僚たちは100を超える自動化ワークフローを作り上げてきました。どのワークフローも事務作業の負担を減らしており、ベル氏の非常勤講師の採用業務も、そのワークフローによって作業量が80パーセント削減されました。
あらゆる業務にJotformを
かつては一日がかりの仕事だったベル氏の非常勤講師の採用業務も、今ではほんのわずかな時間で終わるようになりました。
「この業務を担当している職員にとっては、本当に負担が軽くなりました。今では仕事全体のうち、非常勤講師関連はせいぜい15〜20パーセントくらいで、残りの80パーセントは大学が本当に必要としているほかの仕事に充てられています。彼女はうちのアナリストなので、業務量のデータや予算など、いろいろなものを分析してくれているんです。まさに状況を一変させてくれました」
私たちは、まさに「Jotformのキャンパス」になりました。学術関連の業務やワークフローのほとんど、ほぼすべてがJotformへ移行しています。学長室はもちろん、イベントや学生寮の運営、学生生活の支援など、キャンパス中のさまざまな部署で欠かせないツールになっています。
アビー・ベル氏、リプスコム大学 事務統括兼学術オペレーション部長
しかも、これはたった1つのワークフローの話にすぎません。では、リプスコム大学では一体いくつのワークフローが稼働しているのでしょうか。その答えを教えてくれたのが、Jotformエンタープライズの管理コンソールでした。
「管理者向けの分析プラットフォームがあるので、データを調べられるんです。これがまた素晴らしくて、それによると、うちには117のワークフローと249のフォームがあります」とベル氏。「ほとんどすべてのフォームが、何らかのワークフローに結び付いています」
大切な業務がより速く片付くようになっただけでなく、その質も上がりました。書類が行方不明になることはなくなり、承認が曖昧なまま進んでしまうこともなくなりました。教職員は、各ステップの進み具合をリアルタイムで把握できます。データは一度入力すれば一元的に保管され、キャンパス全体で再利用できるのです。
「節約できている時間は、かなりのものです。以前はこうしたフォームを集めて、紙からスプレッドシートに手作業で情報を入力していましたが、今はより質の高いデータが得られるようになりました。本当に、あらゆる場面で使っています」
事務業務は、どの教育機関にとっても土台となる存在です。リプスコム大学はわずか数年のうちに、Jotformエンタープライズによって業務を大きく改善しました。ベル氏と同僚たちは、技術チームの手を借りなくてもこうしたワークフローを自分たちで作れるため、柔軟な解決策をすばやく用意できます。
「Jotformがどれだけ私たちの役に立ってきたか、よく分かっています」とベル氏は話します。「とにかく使いやすいんです。どれほど素晴らしいか、いくら強調してもし足りないくらいです」
Jotformでもっと多くのことを
ベル氏の取り組みは、たった一人の教職員が旗振り役になるだけでも、大規模な業務改善が実現できることを示してくれました。とはいえ、彼女は決して一人きりだったわけではありません。助けが必要なときには、いつもJotformのサポートがそばにいました。
「何か問題や疑問があったとき、皆さんのチームはいつも親身に手を貸してくれました。すべてを効率化するうえで、本当に助けになりました」
紛失した紙のフォームや、途中で止まってしまうワークフローに悩まされる日々は、リプスコム大学ではとっくに過去のものです。そして、同大学の挑戦はまだ始まったばかりです。教職員が煩雑な雑務から解放され、学生が豊かな未来へ羽ばたくための準備という本来の仕事に集中できるようになれば、Jotformエンタープライズで節約できる時間にも、改善できる業務の数にも、恩恵を受けられる学生の数にも、限界はありません。
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