US Sailing + Jotformエンタープライズ：成果のまとめ
Jotformを利用している部署の割合
100
ボート所有者ごとに収集するデータ項目数
2,000以上
利用している連携ツールの数
4（Googleカレンダー、Googleスプレッドシート、Gmail、Dropbox）
多くの非営利団体にとって、業務の効率化は単なる目標ではなく、欠かせない条件です。ボランティアや寄付者の管理、限られた予算のやりくりに活動そのものがかかっているなら、1時間を節約できれば、その分だけ地域への貢献に時間を使えます。セーリング競技の国内統括団体であるUS Sailingのチームも、Jotformエンタープライズを導入して、まさにそのことを実感しました。
US Sailingは1897年の創設以来、教育や競技の運営、水上での平等な機会づくりを通じて、セーリングの裾野を広げてきました。レース役員の育成や認定から、オリンピック選手の支援まで、その活動はセーリングの世界のあらゆる場面に関わっています。ところが数年前までは、その多くが紙のフォームやばらばらのメール、手作業での管理に足を取られていました。
紙の山から、整理されたプロセスへ
Jotformを使う前、US Sailingのチームは昔ながらのやり方で依頼の受付やデータ収集をこなしていました。つまり、すべて手作業で、多くの場合は紙です。教育部門のディレクターを務めるPeri Burns氏は、当時の苦労を今でもはっきりと覚えています。新しい講座の申し込みや講座へのフィードバックを集めるには、メールを追いかけ、山積みの紙のフォームを仕分けし、抜け漏れが出ないよう祈るしかなかったのです。
Jotformに切り替えてからは、業務の進め方が格段に効率的になりました。Burns氏はこれを「必要な転換だった」と表現します。フォームをデジタル化したことで依頼の窓口が一本化され、進捗の管理もぐっと簡単になり、かつての混乱に秩序が生まれたと言います。「時間の節約になっています」とBurns氏。
Jotformエンタープライズのおかげで、より質の高いデータを集められるようになりました。
Sydney Hough氏、US Sailing メンバーシップマネージャー
データの収集と管理を1つのプラットフォームにまとめたことで、US Sailingのチームはよりスムーズにデータを扱えるようになりました。「あらゆるデータ収集を一箇所にまとめられたこと、これが本当に助かっています」とBurns氏は話します。
セーリング講座を軌道に乗せ続ける
教育はUS Sailingの主要プログラムの1つです。セーリング講座の受講申し込みは、今ではすべてシンプルなJotformのフォームから始まり、そこから自動でワークフローが動き出します。講座がチームの対応リストに追加され、担当のインストラクターに割り当てられる仕組みです。そして講座の終了後には、受講者にフォローアップのアンケートが自動で送られます。
教育部門では、データにもとづいた判断を下すために、Jotformのレポート機能も活用しています。「レポートはよく作成します」とBurns氏。フィードバックや講座の指標にすぐアクセスできるので、チームは研修プログラムを改善したり、インストラクターをリアルタイムで支援したりできます。
組織全体に浸透した一番の理由は、使いやすさでした。「フォームを作る側にとっても、フォームに回答する側にとっても分かりやすいんです」とBurns氏は続けます。今やJotformエンタープライズは、次世代のセーラーを育て、その意欲をかき立てるという団体の使命を支えながら、日々の業務を動かす存在になっています。
使えるデータで一歩先へ
レース運営の側では、Judie McCann氏が全国のレース役員の申請と認定のプロセスを統括しています。彼女にとってJotformエンタープライズは、単なるフォーム作成ツールではなく、毎日の仕事に欠かせない一部です。「本当に一日中、毎日使っています」とMcCann氏は言います。
彼女のチームは、申請や身元確認、異議申し立て、推薦の管理にJotformを使っています。トロフィーの投票を集計したり、提出内容を確認したりするときには、Jotformテーブルが必要なデータにすぐアクセスさせてくれます。「提出内容のレポートを引き出せるのが、とても助かります」とMcCann氏。「自分でレポートを作る必要がありません。すべて勝手にまとめてくれるんです」
フォームもデータもレポートも1か所にまとまっているおかげで、US Sailingのレース運営チームは最も大切なこと、つまり競技の公平性や安全性、質の高さを保つことに集中できます。「すべてが1か所にそろっているのは、ワークフローの面で本当に役立っています」とMcCann氏。広報・マーケティングディレクターのSarah Hawkins氏も、こう言い添えます。「私たちはJotformが大好きです。ワークフローでも日々の仕事でも、頼りにしています」
私たちはJotformが大好きです。ワークフローでも日々の仕事でも、頼りにしています。
Sarah Hawkins氏、US Sailing 広報・マーケティングディレクター
拡張できる仕組みで、スムーズに前へ
US Sailingのオフショア部門は、大型ボートで競技に参加するオーナーたちを支援し、公平で安全、そして平等なレースの実現に力を注いでいます。この部門では、毎年1,000人を超える大型ボートのオーナーのデータを扱うため、複雑なワークフローと大量のデータに対応できる、拡張性のある仕組みが必要でした。「1隻ごとに本当にたくさんのデータを集めていて、それを一連のJotformのフォームでこなしています」と、メンバーシップマネージャーのSydney Hough氏は説明します。
Hough氏のチームはJotformエンタープライズを使って、社内データベースと連動するシームレスな申請システムを構築しました。そこには自動ワークフローやAPI連携、GoogleカレンダーやGmailといったツールとの連携が組み込まれています。オーナー1人あたり数千項目ものデータを集めるなかで、こうした自動化は貴重な時間を節約し、正確さも保ってくれます。「この連携のおかげで作業を早められ、ずっと効率的になりました」とHough氏は話します。
Jotformエンタープライズを使えば、ベテランのセーラーから初参加の人まで、幅広い利用者に合わせてデータの集め方を調整することもできます。Hough氏は、年齢やデジタル機器への慣れを問わず誰でも気軽にフォームに回答できる点と、スタッフ側でデータの見せ方を柔軟に変えられる点を挙げています。さらに、フォームをカスタマイズして、かなり具体的な質問を設定できるところも高く評価しています。「データが分かりやすくなりました」とHough氏。「より質の高いデータを集められるようになったんです」
では、複雑なワークフローの構築に手助けが必要になったときはどうだったのでしょうか。「エンタープライズのサポートチームは素晴らしかったです」とHough氏。「カスタマーサービスは最高レベルですね」
Jotformエンタープライズは、どなたにでも自信を持っておすすめできます。
Sydney Hough氏、US Sailing メンバーシップマネージャー
組織全体の成長を支えるチーム連携ツール
US Sailingにとって、Jotformエンタープライズはデータ収集を今風にしただけではありません。チームの連携を強め、データの精度を高め、スタッフが本当に大切な活動に集中できる時間を生み出してくれました。
非営利団体には、変化し続ける使命に合わせて進化できる仕組みも欠かせません。Hough氏は、Jotformの豊富な機能のおかげで、US Sailingは変わりゆくニーズにしっかり対応できていると話します。「必要な機能を探しに行くと、いつもちゃんと用意されているんです。まるで3歩先を行っているみたいに」とHough氏。
「Jotformエンタープライズは、どなたにでも自信を持っておすすめできます」と彼女は付け加えます。この言葉からは、自分たちに合ったテクノロジーがどれほど大きな変化をもたらすかが伝わってきます。
あなたの団体の使命を、もっと大きく
US Sailingのような全国規模のプログラムを運営している場合でも、地域の取り組みを進めている場合でも、Jotformエンタープライズは非営利団体の業務をシンプルにし、連携を深め、新たな気づきを得る手助けをします。しかも、最も大切なことに使う時間まで生み出してくれます。Jotformエンタープライズが、あなたの団体でより質の高いデータを集め、連携をスムーズにし、チームが本来の使命にもっと集中できる時間をどう生み出せるのか、ぜひご覧ください。
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