さまざまな企業がカンバン方式を活用し、取り組むべき作業や作業時間を把握しています。企業によってカンバン方式の取り入れ方は異なりますが、共通しているのは、作業工程を段階ごとに分け、カンバンボードの列で管理することです。通常、タスクはカンバンカードとして表示され、ボード上を移動させることで、完了までの進捗状況を把握できます。
組織では、それぞれのニーズに応じてさまざまな種類のカンバンシステムが活用されています。では、カンバン方式が自分たちの業務に適しているか、またどのシステムを選べばよいかは、どのように判断すればよいのでしょうか。その判断に役立つのが、簡単な計算です。
仕掛かり作業（WIP）の上限を決める場合でも、カンバンボードに設けるスイムレーンの数を決める場合でも、自社に最適なカンバン方式を検討するうえで数値は欠かせません。一方で、カンバン方式を取り入れすぎて、従業員やワークフローに余計な負担をかけないようにすることも大切です。
そこで役立つのが、いくつかのカンバン方式の計算式です。数値を当てはめるだけで、自社に適した運用方法を簡単に算出できます。難しそうに聞こえるかもしれませんが、計算自体はそれほど複雑ではありません。
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カンバン方式の基本的な計算式を解説
製造業では、カンバンカードを製品の特定の部品に対応させて管理する計算式が使われています。この場合、担当者は各部品にカンバンカードを付けます。メーカーは基本的なカンバン方式の計算式を使って、在庫を追加購入するタイミングを判断し、必要な在庫を「ジャストインタイム」で発注することで、効率化を図ります。
基本となる計算式は、次のとおりです：
N = DT(1+X) / C
それぞれの文字が何を表すのか、詳しく見ていきましょう。
- N：在庫を補充するまでに必要なカンバンカードの枚数 カンバンカードの枚数
- D：部品の需要量（リードタイム内に使用される数量。1日あたりの部品数で算出する場合もあります）
- T：リードタイム（生産開始から完了までにかかる時間）
- C：コンテナの収容数
- X：安全係数。安全在庫とも呼ばれ、在庫不足に備えて確保しておく在庫の割合を指します。安全在庫に関する方針に基づいて、確保しておく在庫の割合を決定します。
カンバン方式の計算例
例えば、文房具会社で特殊なカード用紙を使用しているとします。在庫を抱えすぎてオフィスが資材であふれるのは避けたい一方、必要な量は常に確保しておきたいところです。では、カード用紙を追加発注するタイミングは、どのように判断すればよいのでしょうか。
ここでは、次の条件を想定します：
- D = 500：1日に使用するカード用紙500枚
- T = 2日：仕入先に発注してからカード用紙が補充されるまでの期間
- X = 0.10：安全在庫の割合
- C = 100：1パックあたり100枚
これらの数値をカンバン方式の計算式に当てはめると、次のようになります：
- N = 500 × 2 × (1 + 0.20) ÷ 100
- N = 1,000 × 1.20 ÷ 100
- N = 1,200 ÷ 100
- N = 12
つまり、カード用紙の在庫が12箱になった時点で、追加発注が必要であることを示すカンバンカードが表示されます。
リトルの法則を使って仕掛かり作業（WIP）を計算する
進行中の作業が少ないほど、業務プロセスはスムーズに進みます。これが、カンバン方式で仕掛かり作業（WIP）に上限を設ける考え方です。一度に取り組むタスクを少数に絞り、完了したらカンバンボードから次の作業を引き取ることで、作業に集中しやすくなります。
では、WIPの上限はどのくらいに設定すればよく、生産性にはどのような影響があるのでしょうか。その計算には、ジョン・リトルが1961年に発表した公式をもとにした「リトルの法則」がよく使われます。リトルの法則では、進行中のタスク数と作業の完了ペースの関係を、次の式で表します。（WIP = スループット × サイクルタイム）
それぞれの用語の意味は次のとおりです：
3つの要素のうち2つが分かれば、残りの1つを計算することができます。さまざまなWIP上限を検討したい場合は、式を次のように変形してスループットを求めることもできます。（スループット = WIP ÷ サイクルタイム）
リトルの法則の計算例
例えば、時計工場で、作業員が1日に生産できる時計の数を計算するとします。8時間の勤務時間で200個の時計を生産する場合、スループットは1時間あたり25個です。また、時計1個を生産するサイクルタイムは1時間とします。
WIP = 25 × 1
WIP = 25
WIPが25の場合、常に25個の時計が生産工程にあることになります。この数値をもとに、25個の時計を生産工程で処理するために必要な作業員数を算出できます。例えば、需要に対応するには5人の作業員が必要になるかもしれません。これはシンプルな例ですが、同じ考え方をさまざまな状況に応用できます。
Jotformでカンバン方式を活用する
Jotformボードは、フォームへの回答をチームで効率的に処理できる、直感的なタスク管理ツールです。フォームの回答を実行可能なタスクに変換し、カンバンボード上で整理・管理しながら、チームで共同作業を進められます。新しいボードを一から作成する場合も、既存のボードにフォームを連携する場合も、Jotform内でタスクの進捗確認、担当者の割り当て、優先順位の設定、コメントによるコミュニケーションが可能です。こうしたシームレスな連携により、タスクの見落としを防ぎながら、元のフォームから送信された関連データもJotform内ですぐに確認できます。
基本的なタスク管理に加えて、Jotformボードのテンプレートを使えば、ボードのグループを編集したり、タスクフィールドを作成したり、レイアウトを調整したりして、ワークフローを自由にカスタマイズできます。また、複数のフォームを1つのボードに連携できるため、さまざまなフォームから集まるタスクを一か所でまとめて管理できます。
さらに、ドラッグ＆ドロップ、リアルタイムでの共同作業、モバイル対応などの機能により、外出先でもチームの作業状況を把握し、スムーズに業務を進められます。Jotformボードはタスク管理を効率化するだけでなく、タスクを最初から最後まで一元管理できる環境を提供することで、チームでの共同作業もスムーズに進めることができます。
ビジネス写真：Magnific（magnific.com）
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