KwikPsychの導入事例:Jotformで週15時間の業務時間を削減

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要約ツール：

KwikPsychを率いるMonika Sreeja Thangada医師（MD, FAPA）が患者さんに約束しているのは、メンタルヘルス治療をすぐに受けられることです。提供しているサービスは、ADHDの評価から遠隔精神医療、精神科の服薬管理まで多岐にわたります。

ところが、その約束を阻んでいたのが、患者さんの受付書類や、融通のきかない電子カルテ（EHR）システム、そして動的な機能を備えていないオンラインフォームでした。そんなときに出会ったのがJotformです。

Jotformのおかげで、患者さんの予約やご来院までの流れが本当にスムーズになりました。
Monika Sreeja Thangada医師（MD, FAPA）、KwikPsych Clinics 創設者兼メディカルディレクター

Jotformを使うことで、KwikPsychのチームは条件分岐を取り入れたフォームを自由にカスタマイズできるようになり、受付のスピードと治療へのアクセスが向上しました。

「第一保険でも第二保険でも、あるいは患者さんが未成年の場合でも、その方に関係のある項目だけが表示されるんです」とThangada医師は話します。

さらにKwikPsychでは、JotformとGoogleカレンダーの連携や、EHRシステムとのAPI接続を活用して、患者さんの予約管理を効率化しています。患者さんは、KwikPsychのウェブサイトに掲載されているさまざまなサービスの中から、受けたい治療を申し込めます。

「Jotformのおかげで、患者さんの予約やご来院までの流れが本当に楽になりました」とThangada医師は言います。

モバイル対応フォームと電子署名で受付をもっとスムーズに

患者さんにとって便利なのが、KwikPsychの受付フォームで使われているファイルや写真のアップロード機能です。スマートフォンで保険証や身分証明書を撮影し、そのままJotformにアップロードできます。わざわざスキャンしてファイルを送ったり、情報を手で入力したりする必要はもうありません。

患者さんが受付フォームを送信すると、確認メールが自動で届きます。さらに、予約の前日と当日には、リマインダーも自動的に送られます。

また、KwikPsychはHIPAA対応のJotformを利用しているため、フォームの下部にはHIPAA準拠のシールが表示されます。これにより、入力する患者さんは自分の情報がきちんと守られると安心できます。

「患者さんの安心感が高まりましたし、Jotformは紙の書類より記入にかかる時間が短いので、業務全体のスピードも上がっています」とThangada医師は話します。

Jotformサインのおかげで、書類をスキャンする手間も保管スペースも必要なくなりました。
Monika Sreeja Thangada医師（MD, FAPA）、KwikPsych Clinics 創設者兼メディカルディレクター

ペーパーレスな診療への第一歩

KwikPsychがそれまで使っていたオンラインフォームには電子署名を集める機能がなく、署名が必要な書類はすべて印刷し、手書きで記入してから保管しなければなりませんでした。

Jotformサインを使えば、監査証跡付きで電子署名を集められます。おかげで記録の管理は紙いらずになり、余計な心配もなくなりました。

「Jotformサインのおかげで、書類をスキャンする手間も保管場所も不要になりました」とThangada医師は言います。

Thangada医師の見積もりでは、署名を手作業で集める必要がなくなったことで、患者さん1人の来院あたり30分以上を節約できているそうです。今の患者数で考えると、これはパートタイム1人分の仕事量に相当します。あらゆる工程を自動化することで生まれた効率が、KwikPsychの成長を支えています。

「うちの診療所は成長を続けています」とThangada医師。「Jotformは時間を大幅に節約してくれますし、患者さんにすべての方針をきちんと理解してもらえるようにもなりました」

自動化で診療と患者ケアをさらに広げる

診療所の立ち上げは大変に感じることもあるとThangada医師は認めますが、それでも今後の成長への期待に胸を膨らませています。これから数か月のうちに、JotformのAPIを使ってクリアリングハウスとの保険資格確認を自動化する予定です。「ワークフローがぐっと楽になるはずです」と話します。

「手作業を減らすために、できる限り自動化していきたいと考えています。だからこそ、Jotformの柔軟なAPIや連携機能は私たちにとって大きな強みなんです」とThangada医師は語ります。

医療提供者の立場から見ると、Jotformは新しい診療所を立ち上げるときにつきものの悩みを和らげてくれる存在です。「迷わずJotformをおすすめします」とThangada医師は話します。「HIPAA準拠に対応していますし、ワークフローや各種連携もぐっと楽になります。診療所に取り入れない理由が見当たらないくらいです」

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著者

Jotform編集チーム

Jotform編集部は、ビジネスや教育現場に役立つ実践的な情報を発信する専門チームです。学校・塾・大学などの教育機関運営、イベントや各種申請業務の効率化といった現場課題から、アンケート設計、データ活用、書類管理のポイントまで、すぐに活かせるノウハウをわかりやすく解説。さらに、業務改善やDX推進に役立つツールや活用事例も厳選してご紹介しています。