Googleフォームのメリットとデメリット

アンケート、クイズ、投票を作成するためのフォーム作成ツールを探しているなら、Googleフォームの利用を検討したことがあるかもしれません。多くのユーザーに選ばれている理由は数多くありますが、だからといってすべての人に適しているとは限りません。

この記事では、Googleフォームのメリットとデメリットを整理するとともに、さまざまな場面で実際に利用した経験を持つ人の意見も紹介します。さらに、人気のあるGoogleフォームの代替ツールであるJotformについても取り上げ、あなたのニーズに合ったフォーム作成ツールかどうかを判断するための参考情報を提供します。

Googleフォームのメリット

アンケート、質問票、クイズ、投票などを作成する際に、なぜGoogleフォームを検討すべきなのでしょうか。Googleフォームがフォーム作成ツールの中でも広く利用されている理由はいくつもあります。

使いやすさ

Googleフォームは直感的なユーザーインターフェースを備えているため、簡単に使い始めることができます。基本的なITスキルがあれば、数分でフォームを作成することも可能です。チャットプラットフォームFlingster のチーフ・ダイバーシティ・オフィサーである、Naomi Clarke氏も、その使いやすさを評価しています。「シンプルさこそが、多くの人に選ばれている理由です。このシンプルな設計のおかげで、テクノロジーに慣れているユーザーにとって導入のハードルがほとんどありません」と彼女は述べています。

コスト効率の高さ

Googleフォームは、Googleアカウントを作成すれば無料で利用できます。小規模ビジネス向けのSEOエージェンシーである、The Digital Projects の創業者、Rhealyn Mugri氏は次のように述べています。「Googleフォームは無料で使えるため、予算が限られている小規模ビジネスにとって最適です。地元の起業家と仕事をする際も、コストがかからない分、マーケティングオートメーションやSEOサービスなど、他の分野にリソースを回すことができます。結果として、無理のない形で包括的なマーケティング施策を実施できるのです。」　

カスタマイズ性

Googleフォームでは、配色、フォームの構成、内容を調整してフォームをカスタマイズできます。カスタマイズの選択肢はそれほど多くはありませんが、多くのユーザーにとっては十分な機能です。個人向け金融サイトWealth of Geeks の創業者でありファイナンシャルアドバイザーのMichael Dinich氏は次のように述べています。「基本的な機能で、私たちの小規模なチームのニーズは十分に満たされています。」

「Googleフォームは、組織が特定の要件に合わせて独自のフォームを設計する必要がある場合など、さまざまな場面に柔軟に対応できます」とClarke氏は付け加えます。「質問の種類を自由に設定できるほか、回答内容に応じてフォームの表示を変える条件分岐を追加することも可能です。また、画像やブランド要素を取り入れてデザインを調整することもできます。このようなカスタマイズ性により、Googleフォームはシンプルな投票から、複数の分岐を持つ複雑なアンケートまで幅広く活用できます。」

Google Workspaceとの連携

組織でGoogle Workspaceを利用している場合、GoogleフォームはGoogleの各種サービスとスムーズに連携できます。また、もともとGoogleスプレッドシートの補完ツールとして開発されたため、特にGoogleスプレッドシートとの連携に優れています。

「Googleフォームの回答は自動的にGoogleスプレッドシートに記録されるため、データを手動でコピーすることなく処理したり、結果を他の人と共有したりできます」とClarke氏は述べています。「これにより作業の効率が高まり、時間が限られている場合でも、より迅速に対応したり、その場で必要な追加作業を行ったりすることができます。」　

共有のしやすさ

フォームを作成した後は、簡単に他の人と共有できます。メールで送信したり、リンクを共有したり、ウェブサイトに埋め込んだり、SNSで共有したりすることが可能です。さらに、回答者はデスクトップ、ノートパソコン、タブレット、スマートフォンなど、さまざまなデバイスからGoogleフォームを利用できます。「Googleフォームは、インターネットに接続できるデバイスであればどこからでも簡単にアクセスできます」とMugri氏は述べています。

回答数の制限がない

「Googleフォームを使えば、無制限にフォームを作成でき、回答も制限なく収集できます」と、機械メーカーACCURLのCEOであるCameron Lee氏は述べています。「この機能は、ACCURLのように多くの調査やフォームを同時に扱う必要がある大規模な組織にとって特に有益です。追加費用や制限を気にすることなく、従業員、顧客、パートナーから幅広いデータを収集することができます。」

Googleフォームのデメリット

Googleフォームには多くのメリットがありますが、すべての人や用途にとって最適なツールとは限りません。ここでは、Googleフォームのいくつかのデメリットを紹介します。

デザインのカスタマイズが限定的

Googleフォームにはいくつかのカスタマイズ機能がありますが、他のフォーム作成ツールが提供している豊富なデザインオプションと比べると、その選択肢は限られています。

「Googleフォームが提供するデザイン機能は基本的なものに限られているため、フォームが画一的に見えたり、ブランドイメージと十分に一致しないことがあります」と、ACCURLのCEOであるCameron Lee氏は述べています。「私たちにとって、すべてのコミュニケーションでプロフェッショナルかつ統一感のある外観を保つためには高度なカスタマイズが重要です。そのため、こうした機能が不足している場合は、より高度なデザイン機能を備えた別のフォーム作成ツールを検討することもあります。」

Googleアカウントの必要性

フォーム、アンケート、クイズ、投票などを作成するには、Googleアカウントに登録する必要があります。ただし、フォームに回答する側はGoogleアカウントを持っていなくても回答できます。

高度な分析機能の不足

Googleフォームで収集したデータを分析する方法は、基本的なものに限られています。「Googleフォームには、フォームツール内で利用できる高度な分析機能やレポート機能が用意されていません」とClarke氏は述べています。

「GoogleフォームのデータはGoogleスプレッドシートにエクスポートしてさらに分析することはできますが、フォーム自体には高度なレポート機能や可視化機能が備わっていません」とClarke氏は付け加えています。「そのため、結果を十分に分析するには他のツールを使う必要があり、作業が少し面倒になったり、分析結果を得るまでに時間がかかったりすることがあります。」

セキュリティとプライバシーの懸念

フォームで機密性の高い情報を扱う場合は、Googleフォームのセキュリティやプライバシー機能を事前に確認しておくことが重要です。Googleのサービス全体としては高いセキュリティが備わっていますが、過去にはGoogleフォームがフィッシング詐欺に悪用された事例もあります。

高度な条件分岐機能の不足

Googleフォームは、回答内容に応じて回答者を別のセクションに移動させるなど、基本的な条件分岐は利用できます。しかし、回答内容に応じて特定の質問を表示・非表示にするなど、質問単位でのより細かな条件分岐には対応していません。

インターネット接続が必要

Googleフォームを利用するには、作成者や回答者の双方にインターネット接続が必要です。小規模ビジネス向けのSEOエージェンシーThe Digital Projectsの創業者であるRhealyn Mugri氏は次のように述べています。

「Googleフォームは安定したインターネット接続を必要とするため、現場での作業では不便になることがあります。実際に、接続が不安定な遠隔地でローカルSEOのプロジェクトを行っていた際、フォームの送信に遅れが生じる問題に直面しました。オフライン機能がないため、このような状況では作業の継続性に影響が出ることがあります。」

ファイルアップロードの制限

Googleフォームでは、回答者が無料でファイルをアップロードできますが、いくつかの制限があります。「ファイルアップロード機能を利用するには、回答者がGoogleアカウントを持っている必要があります」と、ACCURLのCEOであるCameron Lee氏は述べています。

「これは、Googleアカウントを持っていない外部の応募者や回答者にとって障壁になる可能性があります」と彼は述べています。「また、ファイルサイズの制限もあるため、候補者やパートナーから詳細なプロジェクト提案書や技術文書などの大きなファイルを収集する必要がある場合には、制約になることがあります。」

Googleフォームの代替ツール : Jotform

Googleフォームのメリットとデメリットを確認すると、同等の機能を持つ代替ツールがあるのか気になるかもしれません。Jotformは、Googleフォームの利点を備えつつ、そのデメリットを補う機能も備えたフォーム作成ツールです。詳しく見ていきましょう。

• 高度なカスタマイズ機能：Jotformには、フォーム、アンケート、質問票、クイズ、投票などの作成に利用できる数千種類のテンプレートが用意されています。これらをベースに作成することも、一から独自のデザインを作成することも可能です。また、特定のデザイン要件（企業のブランドデザインに合わせるなど）を実現したい場合には、CSSを使ったスタイリングにも対応しています。
• 高度なフォーム機能：Jotformでは、ウィジェット、電子サイン機能、質問単位での条件分岐、ファイルアップロード、高度なフォームフィールドなど、さまざまな機能を利用できます。さらに、フォームの事前入力やレスポンシブフォームの作成など、より高度な設定にも対応しています。
• サードパーティ連携：Jotformは、Googleフォームと同様にGoogleスプレッドシートやGoogleドライブなどのGoogleアプリと連携できます。さらに、PayPalのような決済サービス、SalesforceのようなCRMツール、Slackのような業務効率化ツールなど、240種類以上の外部サービスとも連携可能です。
• 高度な分析機能：Jotformでは、Jotformレポート作成ツールを利用して、フォームで収集したデータを分析・可視化するためのカスタムレポートを作成できます。　
• エンタープライズレベルのセキュリティ：JotformはGoogleフォームと同様に、GDPRなどのプライバシー規制に準拠しており、フォームのセキュリティを強化しています。さらに、安全な決済処理のためのPCI DSS Level 1 認証を取得しており、保護対象保健情報（PHI）を扱うための、HIPAAコンプライアンス機能も提供しています。

Jotformを試すもう一つの理由：JotformはレビューサイトG2で 5点満点中4.7の評価 を獲得しており、2024年のトップソフトウェア企業リストにも選ばれています。すでにGoogleフォームでフォームを作成している場合でも、それらをJotformに簡単にインポートして、すぐに次のフォーム作成を始めることができます。

写真提供：Good Faces (Unsplash)