IBEW Local 26がjotformエンタープライズでメンバー申請を92%高速化した方法

IBEW Local 26 + Jotform Enterprise: Results at a glance

Application completion time reduced by

92%

# of applications processed in 2025

3,000+

Increase in the # of applications processed annually since 2018

77%

労働組合やその他の非営利団体を率いている方なら、採用、オンボーディング、コンプライアンス、報告業務、そしてその間にある無数の作業を同時にこなしているのではないでしょうか。使命に対して強い情熱を持っている一方で、書類作業や手作業のプロセスが、生み出そうとしているインパクトから時間とエネルギーを奪ってしまうことがあまりにも多いのです。

まさにこれが、ほんの数年前のIBEW Local 26が置かれていた状況でした。

1892年に設立されたIBEW Local 26は、国際電気労働者兄弟団（International Brotherhood of Electrical Workers）労働組合の支部であり、ワシントンD.C.、メリーランド州、バージニア州の電気技師を代表しています。この組織は、公正な賃金、充実した福利厚生、安全な労働環境を求めて活動するとともに、次世代の熟練電気技師の育成にも取り組んでいます。その使命は明確です。すなわち、トップレベルの研修で組合員を支援し、彼らの権利を守り、あらゆる現場で卓越した成果を提供することです。

しかし、1世紀以上の歴史を持つ使命感にあふれた組織であっても、時代遅れのプロセスに頼ってしまうことがあります。

紙の山をデジタルの効率性へ

Jotformを導入する前、IBEW Local 26の組合員の採用とオンボーディングは紙ベースのプロセスでした。候補者は対面のセッションに参加し、6〜7ページに及ぶ書類の記入に1時間近くを費やしていました。しかも、複数のフォーム間で同じ情報を何度も記入することが多かったのです。

オーガナイザーのマーク・ポンテッロ氏が説明するように、このプロセスは時間がかかり非効率的でした。オーガナイザーたちは物事を進めるために「DropboxとOutlookのテンプレートの寄せ集め」を管理していました。何が提出され、何がまだ不足しているのかを把握するには、手作業でのフォローアップが必要でした。

ポンテッロ氏は、奥さんが記入していたオンラインフォームを通じてJotformを知りました。そして、これこそが組織のワークフローをデジタル化し、組合員へのサービスを中断することなく継続するために必要なソリューションだと、すぐに気づいたと言います。

「これを見つけて、私たちの申請書に活用する方法が分かったら、あとは一気に進みました」とポンテッロ氏は語ります。

この組合は、紙の組合員フォームから完全にデジタル化された申請書へと一気に移行しました。

その効果は劇的でした。かつては記入に1時間かかっていた書類が、5分で記入できる単一のオンラインフォームになったのです。これは申請時間の92パーセント削減にあたります。

2018年、IBEW Local 26は年間約700件の組合員申請を処理していました。2025年までに、その数は3,000件を超え、77パーセントの増加となりました。

まさに状況を一変させるものです。

マーク・ポンテッロ氏、オーガナイザー、IBEW Local 26

フォームだけでなく、ワークフロー全体をデジタル化

多くの非営利団体のリーダーは、デジタル変革には複雑なITプロジェクトや高額なコンサルタントが必要になるのではないかと心配します。しかし、ポンテッロ氏の経験はそうではないことを示しています。

彼は組合員申請を管理するためのシングルユーザープランから始めました。このプラットフォームが提供する価値を実感し、組織は各部門にわたってアクセスを拡大するためにJotformエンタープライズへとアップグレードしました。

現在、書類の収集や承認を含む組合員申請プロセスはすべてJotformを通じて行われています。「これにより、受け取ったものと申請者からまだ必要なものを把握しやすくなります」とポンテッロ氏は説明します。

組合員になるために必要な実務経験は書類で証明する必要があるため、Jotformのファイルアップロード機能は不可欠なものとなりました。メールのやり取りの中で添付ファイルを追いかける代わりに、申請者はすべてを安全にアップロードでき、IBEW Local 26のスタッフはそれらを一か所でまとめて確認できるようになりました。

ポンテッロ氏は、高度な複数ステップの承認ワークフローまで自分で構築しました。それは「試行錯誤」の末に完成したものだと笑いますが、その成果は絶大です。申請書は果てしないメールのやり取りなしに承認を進み、適切な関係者に自動的に通知が届きます。

「メールの自動送信は、チームメンバーにとって大きな助けになりました」とポンテッロ氏は語ります。

現在、彼らはポンテッロ氏が申請プロセスのバージョン2.0と呼ぶ段階にあり、新しいJotformの機能がリリースされるたびに継続的に改良と改善を重ねています。

チームメンバーの力を引き出す

非営利団体が成長するにつれて、連携はより難しくなります。複数のスタッフが同じ情報にアクセスする必要がありますが、権限の障害やサイロ化されたシステムは混乱を招くことがあります。

Jotformエンタープライズを利用することで、IBEW Local 26は一元化されたデータベースから業務を行っています。全員が同じ唯一の信頼できる情報源をもとに作業できるのです。

「全員が同じ認識を持つことが、はるかに簡単でスムーズになります」とポンテッロ氏は語ります。

スタッフ、ボランティア、管理部門を統括する非営利団体のリーダーにとって、このレベルの明確さは変革をもたらすものです。会議でスプレッドシートの照合に時間を費やす代わりに、チームは戦略やサービスの提供に集中できます。

ポンテッロ氏は、そのメリットは労働組合の枠をはるかに超えると考えています。

「これは職能団体だけにとどまりません。採用やオンボーディングを行うあらゆる部署が、その恩恵を受けられるでしょう」とポンテッロ氏は語ります。

未来を見据えて

IBEW Local 26がJotformエンタープライズの利用を、ポンテッロ氏が「完全なエンタープライズ展開」と呼ぶ段階へと拡大していく中で、スタッフは残りの部門全体にプラットフォームを導入するという目標に向けて取り組んでいます。これにより、すべてのスタッフに独自の権限と、自分自身のデジタルプロセスを管理する能力が提供されます。

「今後数か月で、私たちはこのプラットフォームを活用して大きく羽ばたいていくと思います」とポンテッロ氏は語ります。

同業者への彼のアドバイスは明快です。組織は、特に職能団体においては、テクノロジーに遅れずについていかなければなりません。適切なプラットフォームは、あなたの使命に取って代わるものではなく、それを強化するものなのです。

あるいは、ポンテッロ氏の言葉を借りれば、「まさに状況を一変させるものです」。