Digitale marketeers, beheerders van klantrelatiebeheer (CRM) en teams die afdelingsoverstijgend samenwerken: ze voelen allemaal dezelfde druk. Ze moeten reageren op een ingediend formulier voordat een warme lead of dringende aanvraag afkoelt.
Het goede nieuws is dat de meldingen van HubSpot bij ingediende formulieren uw team helpen om nieuwe activiteit in de gaten te houden. Deze automatische meldingen sturen uw team een e-mail zodra iemand een formulier invult, zodat nieuwe contacten en aanvragen in uw CRM nooit onopgemerkt blijven.
Het minder goede nieuws is dat deze meldingen via e-mail binnenkomen. In een volle inbox zijn ze zo gemist, en ze houden niet altijd het tempo bij van de realtime workflows waarmee moderne sales-, support- of operationele teams werken.
Zit uw team het grootste deel van de dag in berichtenapps en op hun smartphone? Dan schiet een melding die alleen per e-mail komt gewoon tekort. U heeft een sneller en betrouwbaarder alternatief nodig, zoals het systeem met meldingen via meerdere kanalen van Jotform. Jotform stuurt directe meldingen via push, sms, WhatsApp, Slack en Microsoft Teams, zodat ze uw team snel bereiken.
Misschien werkt uw team volledig binnen HubSpot. Daarom leggen we uit hoe de meldingen bij ingediende formulieren daar werken. Zo kunt u zelf bepalen of een flexibeler meldingssysteem zoals Jotform iets voor u is.
Zo stelt u meldingen bij ingediende formulieren in HubSpot in
Als iemand uw HubSpot-formulier invult, wilt u dat uw team dat snel ziet. Zo kunnen ze opvolgen zolang de interesse nog groot is.
HubSpot stuurt uw team automatisch een e-mail. Ze zien nieuwe kansen binnenkomen en kunnen contacten met veel interesse in de juiste workflow zetten voordat die interesse wegebt.
Wilt u de standaardmeldingen van HubSpot aanpassen voor een specifiek formulier? Volg dan deze stappen:
- Ga in uw HubSpot-account naar Marketing > Formulieren en maak een nieuw formulier aan of beweeg uw muis over een bestaand formulier. Klik op Bewerken.
- Klik in het linkerpaneel van de formuliereditor op het icoon Instellingen. Open daarna het tabblad Instellingen voor indienen.
- Wilt u dat de eigenaar van het record een melding krijgt? Kies dan onder Realtime meldingen bij indienen voor Contacteigenaar op de hoogte stellen.
- Gebruik Gebruikers toevoegen om op de hoogte te stellen om extra HubSpot-gebruikers of -teams te kiezen die bij elk ingediend formulier een e-mail moeten krijgen.
- Klik op Controleren en bijwerken (of Bijwerken) om uw wijzigingen op te slaan.
Elke gebruiker moet de meldingen ook in zijn persoonlijke instellingen aanzetten, anders komen die e-mails niet binnen. Dat doet u via Instellingen > Meldingen > E-mail en desktop, waar u Ingediende formulieren inschakelt voor de kanalen van uw keuze.
Heeft u meer op maat gemaakte meldingen nodig? Denk aan zakelijke leads die naar sales gaan en supporttickets die bij uw helpdesk terechtkomen. Dan bouwt u een eenvoudige workflow op basis van contacten die contactpersonen inschrijft zodra ze een bepaald formulier indienen en de juiste mensen een melding per e-mail stuurt.
Moet uw team sneller schakelen dan e-mail toelaat? Dan is een meldingssysteem dat buiten uw inbox werkt wellicht iets voor u.
Pro Tip
Verzamelt uw team leads met Jotform? Dan kan de HubSpot-integratie automatisch records in HubSpot aanmaken of bijwerken. Die ingediende formulieren zetten dezelfde meldingen en opvolgworkflows in gang waar u al op vertrouwt.
Maak kennis met het meldingssysteem met meerdere kanalen van Jotform
Werkt uw team het liefst in WhatsApp of Slack, of handelt het zaken gewoon graag op de telefoon af? Dan zorgen meldingen die alleen per e-mail binnenkomen er bijna gegarandeerd voor dat er iets belangrijks aan hun aandacht ontsnapt.
Als meldingen verdwijnen in een overvolle inbox, ziet uw team ze pas uren later. Tegen de tijd dat die e-mails eindelijk opengaan, is de lead al afgekoeld. Teams in sales, support en patiëntenzorg maken dit elke dag mee.
Hier komt het realtime meldingssysteem van Jotform om de hoek kijken. Het is een alles-in-één oplossing die de beperkingen van de e-mailmeldingen van HubSpot wegneemt. Het sluit aan op de plek waar uw team al werkt, zodat elk ingediend formulier in realtime verschijnt in de kanalen die ze toch al checken.
In plaats van te schakelen tussen allerlei tools, beheert uw team alles vanuit één meldingscentrale met de formulierbouwer van Jotform. Per formulier kiest u de bezorgkanalen die bij u passen: pushmeldingen, sms, WhatsApp, Slack of Microsoft Teams. U zet ze binnen een minuut aan bij Formulierinstellingen of via de integraties van het formulier.
U kunt ook specifieke formuliervelden aan uw meldingen koppelen en een voorbeeld bekijken voordat u de melding inschakelt. Zo laat elke melding precies de gegevens zien waar uw team wat aan heeft. Een eenvoudige verificatie houdt uw kanalen veilig en uw werk wrijvingsloos: een telefoonnummer voor sms, een QR-code voor WhatsApp en een link in de mobiele app voor pushmeldingen.
Deze meldingen leveren gebruikers op verschillende manieren voordeel op:
- Eigenaren van kleine bedrijven die hun dag besteden aan klanten en niet aan hun inbox, krijgen direct een melding op hun telefoon in plaats van te spitten in e-mailketens.
- Zorgteams kunnen dringende intakeformulieren voor patiënten naar WhatsApp of Teams sturen, zodat verpleegkundigen en coördinatoren ze meteen zien, ook tijdens een drukke dienst.
- HR-teams die onderweg sollicitanten beoordelen, houden hun wervingsproces op gang met pushmeldingen of sms op hun mobiel.
- Sales- of customer-successteams kunnen groepsmeldingen van ingediende formulieren in Slack of Microsoft Teams plaatsen, zodat de juiste collega meteen bovenop elke nieuwe kans springt.
En omdat Jotform-formuliermeldingen in het platform zijn ingebouwd, sluiten ze direct aan op de andere Jotform-producten die u al gebruikt. U hoeft uw meldingen dus niet met losse tools te beheren.
Jotform Workflows kan ingediende formulieren die via Slack of Microsoft Teams binnenkomen automatisch doorsturen, goedkeuren of escaleren. Met Jotform Mobile Forms verlopen pushmeldingen en opvolging onderweg moeiteloos. Wilt u meer grip op wat uw team ziet? Dan kunt u meldingen in Jotform Mobile Forms aanpassen, zodat in elke melding precies de juiste gegevens verschijnen.
Stel uw meldingen eenvoudig af op uw workflow
De meldingen bij ingediende formulieren van HubSpot passen goed bij u als uw team vooral via e-mail werkt en niet meteen hoeft te reageren. Maar voor snel schakelende teams in sales, support, HR en operations kunnen meldingen die alleen per e-mail komen de reactietijd vertragen. Zo mist u makkelijker een lead met veel interesse of een tijdgevoelige aanvraag.
Voor die realtime workflows biedt Jotform een flexibeler meldingssysteem met meerdere kanalen. Het stuurt directe meldingen via pushmeldingen, sms, WhatsApp, Slack en Microsoft Teams, zodat uw team updates ziet in de kanalen waar het toch al werkt.
Probeer de formuliermeldingen met meerdere kanalen van Jotform en werk sneller, met meer overzicht en een efficiëntere workflow.
Veelgestelde vragen
Een ingediend formulier betekent simpelweg dat een bezoeker een formulier heeft ingevuld en op Verzenden heeft geklikt, waarna zijn gegevens naar uw systeem zijn gestuurd. Die actie maakt een record aan dat u kunt volgen, doorsturen en opvolgen.
In HubSpot maken ingediende formulieren records aan in uw CRM of werken ze die bij, meestal als contacten (en soms als gekoppelde bedrijven of deals). Zodra u het record heeft, kunt u contacten segmenteren, scoren en toevoegen aan lijsten of workflows.
Als iemand een formulier indient, legt HubSpot de antwoorden vast, bewaart ze op het contactrecord van die persoon en zet het meldingen of workflows in gang op basis van uw instellingen. Die reeks gebeurtenissen maakt van een simpel formulier een opvolgtaak, een e-mailreeks of een interne melding waar uw team mee aan de slag kan.
Dit artikel is bedoeld voor digitale marketeers, CRM-beheerders en zakelijke teams die willen begrijpen hoe HubSpot-meldingen bij ingediende formulieren werken en die snellere, betrouwbaardere alternatieven willen verkennen, zoals het meldingssysteem met meerdere kanalen van Jotform.
Verstuur Opmerking: