Генералан приступ процесу креирања тока одобравања

January 13, 2023

Сада можеш креирати токове са Jotform одобравањима! Без имало програмирања, можеш да конвертујеш своје онлајн обрасце у прилагођене аутоматозоване токове за одобравање. Само превуци и пусти да додаш особе за одобравање, имејлове, условно гранање, и још много тога.

Имај на уму да сваки ток одобравања почиње са обрасцем. Следећи водич ће ти помоћи да креираш свој први образац користећи Jotform.

Под претпоставком да си у Креатору обрасца и да ти је образац спреман за креирање тока, отвори подешавања и кликни на Ток одобравања.

Креирање тока обрасца

Кликом на „Креирај ток одобравања“ отвориће се креатор тока. Основни ток ће бити креиран.

Основни ток одобравања

Такође је могуће креирати ток одобравања кроз страну Моја одобравања: https://www.jotform.com/sr/myapprovals

Да сазнаш више о креирању тока одобравања, посети следећи водич или погледај кратак видео испод: Како креирати ток одобравања користећи Jotform.

Стари начин за креирање тока за одобравање

Информације испод су наш стари начин за креирање тока за одобравање. Циљ нам је да спојимо ову методу са новим Jotform одобравањима, али, у неким случајецима, ова метода може бити корисна.

Компаније користе сопствене процесе за одобравање. Сигурно нећемо успети да покријемо све примере, па ћемо се фокусирати на генералним смерницама о томе како креирати радни ток који може да се прилагоди твојим потребама.

Пре свега, шта је уопште ток одобравања? Можда неке већ користиш и желиш да их уградиш у свој образац. Једноставно речено, процес је начин на који неко може да добри (или одбије) пријаву, унос или регистрацију.

Jotform све пријаве третира једнако и немамо основни начин да се пријава прихвати или одбје. Хтели би да прикажемо неке кључне могућности и опције које имамо које је могуће искоритити и искомбиновати како би креирали ток одобравања.

Следи типичан случај како би имао идеју како функционише

  1. Клијент попуни и пошаље образац
  2. Менаџер А прими пријаву путем имејла и прегледа је.
  3. Менаџер А потврди пријаву тако што је измени и пошаље образац опет.
  4. Менаџер Б (или неко други) прими следећи имејл након што је Менаџер А одобрио пријаву.
  5. Клијент прими последњи имејл без обзира да ли је пријава одобрена или одбијена.

Имајући у виду сценарио изнад, кључна опција су имејлови. Без обзира колико је дугачак процес одобравања (на пример да ли два или више менаџера требају да погледају и прегледају пријаву), све се своди на обавештавање одређеног корисника пре или након што пријава буде одобрена/одбијена.

У теорији, потребне су ти следеће опције како би све функсионисало:

  • Сакривено поље – ово ће да служи као статус одобравања. Наша препорука је да се користи падајућа листа. Ово ће олакшати процес дозвољавајући корисницима да одаберу једну од две опције – одобрено или одбијено.
  • Имејл обавештење – ово ће се користити за слање имејлова менаџерима, особљу или било коме ко треба да вуде укључен у процесу одобравања.
  • Имејл аутоматског одговора – ће се користити за слање имејлова клијентима. Вероватно ћеш желети користити различите имејлове у зависности да ли је пријава одобрена или одбијена.
  • Виџети – биће ти потребан Преузми URL обрасца виџет који се ће се користити у комбинацији са условима и поље за потпис као процес одоравања уколико је потребно.
  • Линк за мењање пријаве – ће се користити са условном логиком да се покрене акција у зависности од URL-а који се користи за попуњавање обрасца.
  • Условна логика ће бити срж целог тока и постоји много разлога за коришћење услова. Сви услови ће бити објашњени у даљем тексту.

Дакле, да почнемо:

  1. Креирај свој образац, или, ако већ имаш један користи њега.
  2. Додај Падајућу листу на образац. Подеси опције падајуће листе Одобрено и Није одобрено.
Опције падајуће листе за ток одобравања
  1. Хајде да пређемо на имејлове. Подеси имејл обавештења и имејл аутоматског одговора по својој жељи. Уколико ти је потребан различит садржај имејла када неко прегледа пријаву, одобри је, одбије и слично, подеси имејлове по својој потреби. Ови имејлови ће се користити касније у условима.

    Једна битна опција која мора бити омогућена у имејлу аутоматског одговора је Пошаљи имејл приликом измене пријаве.. Побрини се да је ова опција омогућена како би твоји корисници примили имејл након измене пријаве.
Слање имејла након измене приајве
  1. Додај линк за мењање пријаве у имејл који ће бити послат особи задуженој за одобравање пријаве.
Додавање линка за измену пријаве у имејл овавештења
  1. Време је да се додају виџети. Уколико твој процес захтева електронски потпис од шефа или менаџера који одобрава пријаву, додај жељени виџет за потпис.
Додавање потписа
  1. Затим, додај Преузми URL обрасца виџет.
Додавање Преузми URL обрасца виџета
  1. На крају, подесимо услове. Будући да овај део веома зависи од тога како желиш да твој процес функционише, представићемо неке могуће сценарије и потребне услове како би се они извршили:

Да пошаљеш Имејл аутоматског одговора кориснику након што је пријава одобрена, додај услов за промену имејл примаоца:

Услов за промену имејл примаоца
Уколико из падајуће листе одабрано „Одобрено“, пошаљи имејл примаоцу.

За слање Имејла аутоматског одговора клијентима уколико је пријава одбијена, додај услов за промену имејл примаоца:

Услов за промену имејл примаоца

Уколико из падајуће листе одабрано „Није одобрено“, пошаљи имејл примаоцу.

За приказ сакривених поља за одабир статуса и потпис једном кад менаџер прегледа пријаву кроз линк за измену пријаве, додај Прикажи/Сакриј поља услов:

Приказивање поља приликом измене
Уколико Преузми URL обрасца виџет садржи реч „eidt“, затим прикажи поља за одабир статуса и потпис.

Овај услов ће такође сакрити поље за одабир статуса и потпис, и биће приказани само уколико се образац посети користећи линк за измену пријаве.

То су минимални потребни кораци како ви све функционисало. Ево га комплетиран образац: https://www.jotform.com/220673845799978

Да прикажемо другу варијанту, образац изнад има следеће:

  • Три имејлова за слање обавештења – Имејлови су за иницијално обавештавање пре измене, као и обавештења када је пријава одобрена или одбијена након измене.
  • Два имејла за аутоматски одговор– Имејлови се шаљу кориснику након што је пријава одобрена или одбијена. Оба имејла се шаљу након што је пријава измењена.
  • Четири услова – Користе се за приказивање сакривених поља приликом измене, слање иницијалног имејла приликом прве пријаве и за слање осталих имејлова када је пријава одобрена или одбијена.
Потребни услови за одобравање

Будући да је ово релативно напредна тема, препоручујемо да се боље упознаш са радом услова. Предлажемо да клонираш наш пример обрасца и истражиш га.

Коментари и предлози су добродошли испод. Уколико имаш питање, постави га на наш форум подршке како би могли да ти помогнемо.

Да ли је ово било од помоћи?
Контактирај подршку:

Наш тим подршке је доступан 24/7 и просечно време одговора је до 2 сата.
Можеш контактирати наш тим путем:

Форум подршке: https://www.jotform.com/answers/

Контактирај Jotform подршку: https://www.jotform.com/contact/

Пошаљи коментар:

Jotform Avatar
Овај сајт је заштићен reCAPTCHA-ом, а важе и Google правила о приватности и услови коришћењ.

Коментар:

Podo CommentБуди први који ће прокоментарисати