DocuSignのテンプレートをDropbox Signに移行する方法

DocusignからDropbox Signへの移行を検討しているチームは少なくありません。Docusignの操作が複雑に感じられる場合でも、コストを抑えたい場合でも、Dropbox Signは有力な選択肢になります。電子サインのプラットフォームに求められる基本機能がひととおりそろっていて、しかも導入時の手間が少なくて済みます。

DocusignのテンプレートをDropbox Signに移したいとき、どんな手順になるのか気になる方も多いはずです。嬉しいことに、DocusignとDropboxの移行ツールを使えば、テンプレートを一から作り直さなくても、比較的スムーズに乗り換えられます。 

ただし注意点もあります。DocusignとDropbox Signには互換性の違いがあるため、移行後も各テンプレートを一つずつ確認して手直しする時間が必要になります。

このガイドでは、DocusignとDropbox Signの移行がどのように進むのか、どんな制約があるのか、そしてJotformサインのような代替ツールを検討する理由について解説します。 

DocusignのテンプレートをDropbox Signに移行する方法

まずは、それぞれのプラットフォームについて確認しておきましょう。

Docusignを使うと、顧客や従業員など、さまざまな関係者から電子サインを集められます。オンラインでの契約や販売を最終的にまとめる場面で役立ちます。受信者は、共有されたリンクから、または自分のDocusignアカウントを通じてDocusignの書類に署名できます。 

Dropboxは、ドキュメントの保存や共有ができるクラウドストレージです。そのオプションサービスとしてDropbox Signが提供されています。DropboxアカウントとDropbox Signを組み合わせれば、電子サインを依頼したり、署名済みの書類が自動的にDropboxに保存されるワークフローを作ったりできます。

Dropboxのメリットには、どこからでもファイルにアクセスできること、データが暗号化されること、ファイルを手軽に共有できることなどがあります。これにDropboxの電子サインを加えれば、電子サインとファイル保存をまとめて行えるオールインワンの仕組みが手に入ります。

すでにDropboxを使っている方にとって、DocusignからDropbox Signへの移行は理にかなった選択です。ただ、その前に、今あるDocusignのテンプレートをDropbox Signに移しておく必要があります。 

その手順を見ていきましょう。

1. Dropboxの管理コンソールで、テンプレートを移行できるユーザーを確認する

Dropboxの移行ツールを使うには、管理者による権限付与が必要です。管理者は、次の手順で移行の設定を変更できます。 

1. Dropbox Signにログインします。アバターまたはイニシャルをクリックして、管理コンソールを開きます。
2. 管理コンソール、設定、ドキュメントとテンプレートの順にクリックします。
3. DocuSignテンプレートをDropbox Signテンプレートに移行を有効にします。 

2. Docusignのテンプレートを準備してアップロードする

アカウントを最初に設定したとき、おそらくDocusignでテンプレートを使う方法を覚えるのにかなりの時間をかけたはずです。この手順では、そのときの作業をDropbox Signに引き継げます。 

1. 移行したいDocusignのテンプレートを、zip形式のファイルにまとめて保存します。 
2. Dropbox Signのアカウントにログインします。
3. テンプレート、移行済み、テンプレートを移行の順に進みます。
4. テンプレートが入ったzipファイルを選び、アップロードをクリックします。

アップロードが完了すると、移行済みタブでファイルを確認できます。

3. テンプレートを確認して編集する

DocusignとDropbox Signではテンプレートの扱い方が異なるため、移行の際に一部の要素がそのまま引き継がれないことがあります。Dropbox Sign向けにテンプレートを変換する作業が必要になる場合もあります。各テンプレートの移行状況を確認し、必要に応じて書類を編集してください。

1.  Dropbox Signで、テンプレート、すべてのテンプレートの順に進みます。 
2.  移行したテンプレートを選び、テンプレートを編集をクリックします。
3.  必要に応じて署名者の役割を追加し、次へをクリックします。
4. フィールドの欠落を示す赤い警告マークがないか確認します。（警告マークが黒い場合は、書類が正しく移行されています。）
5. 欠落しているフィールドを編集し、終わったら次へ、テンプレートを保存の順にクリックします。 

もう一つの移行先として、Jotformサインという選択肢

Dropbox Signの代替ツールの中でも、Jotformサインは有力な候補です。テンプレートの移行がよりシンプルで、Dropboxにはない機能も使えます。テンプレートを刷新したり作り直したりしたいと考えるブランドが、その柔軟さと使いやすさを理由にJotformを選んでいます。

Jotformサインなら、DocusignやHelloSignのテンプレートを、PDFをそのままアップロードする形でインポートできます。システムが自動で、すぐに使えるJotformサインのテンプレートに変換してくれます。新しく書類を作りたいときも安心で、800種類を超えるカスタマイズ可能なテンプレートが用意されています。一から作らなくても、自社のニーズに合わせて手を加えるだけで使えます。

Jotformサインには主要な機能を備えた無料プランがあり、各100フィールドまでのフォームを5つまで作成できます。有料プランにすると、動的なテンプレートや条件分岐、100を超える連携機能など、さらに多くの機能が使えるようになります。 

Dropbox SignとJotformサインをざっと比べてみる

	Jotformサイン	Dropbox Sign
ずっと使える無料プラン
署名用のテンプレート	800種類以上	40種類以上
無料プランで使えるテンプレート	無制限
データ管理	jotformテーブル
グラフとデータの可視化	jotformレポートビルダー
リンクで招待
ドキュメントの埋め込み
クラウドストレージ
署名者への役割の割り当て
モバイル対応
独自ブランディング
入力または手描きでの署名
自動リマインダーメール
ドキュメントの有効期限の設定
サインのインボックス

DocusignからJotformサインへ移行する方法

Jotformなら、今使っているDocusignのテンプレートやワークフローの移行がとても簡単です。移行ツールが大部分を自動で処理してくれるので、追加で設定する手間はほとんどありません。使い方は次のとおりです。

1. JotformのDocusign移行ページにアクセスします。
2. Docusignのアカウントにログインします。
3. 画面の案内に沿って進めれば、移行は完了です。

移行が終わると、DocusignのテンプレートがJotformのワークスペースに表示されます。本当にこれだけで済むのです。 

もっと手軽な方法としてのJotformサインへの移行

Docusignから乗り換えたいと考えているなら、魅力的な選択肢がいくつもあります。Dropbox Signもその一つですが、テンプレートの移行がわかりやすく、機能も充実しているという点で、Jotformサインはひときわ目を引く存在です。

Jotformサインなら、Docusignのテンプレートを編集可能なPDFとしてインポートできます。さらに、すぐ使えるテンプレートを無制限に利用でき、業務の流れをシンプルにする自動化ツールも備わっています。主要な機能を備えた無料プランに加えて、より高度な機能が必要なチーム向けの有料プランも用意されています。

互換性の問題に悩まされることなくスムーズに移行したいなら、Jotformサインに勝るものはありません。その柔軟さと直感的な操作性のおかげで、移行はあっという間に終わります。今すぐJotformサインを使い始めて、最新の電子サインツールがどのように業務を支えてくれるのか、ぜひ体験してみてください。 

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