HubSpotでフォーム送信通知を設定する方法

デジタルマーケターや顧客関係管理（CRM）の担当者、部門をまたいで働くチームには、共通する悩みがあります。 それは、見込み度の高いリードや急ぎの問い合わせが冷めてしまう前に、フォームの回答へすばやく対応しなければならないということです。

こうした場面で役立つのが、HubSpotのフォーム送信通知です。 この機能を使えば、新しい動きを見逃さずに済みます。 誰かがフォームに入力するたびに、チーム宛てに自動でメールが届くので、CRMに登録される新しい連絡先や問い合わせに必ず気づけます。

ただし、注意したい点もあります。 この通知はメールが前提になっているため、受信トレイが埋もれていると見落としやすく、現代の営業・サポート・オペレーションチームが求めるリアルタイムな業務の流れに、必ずしも追いつけるとは限りません。

一日の大半をメッセージアプリやスマートフォンで過ごすチームにとって、メールだけの通知では物足りないものです。 もっと速くて確実な方法が必要で、その選択肢の一つがJotformのマルチチャネル通知システムです。 Jotformなら、プッシュ通知やSMS、WhatsApp、Slack、Microsoft Teamsのメッセージを通じて、チームへすぐに通知を届けられます。

すでにHubSpotを深く使い込んでいるチームも多いと思いますので、まずはそのフォーム送信通知の仕組みを説明します。 そのうえで、Jotformのようにもっと柔軟な通知システムを使うかどうかを判断してみてください。

HubSpotのフォーム送信通知を設定する方法

誰かがHubSpotのフォームに回答したら、関心が高いうちにフォローアップできるよう、チームにできるだけ早く気づいてほしいものです。

HubSpotは自動でチームにメールを送ります。 新しいチャンスが入ってくるたびに把握でき、関心が冷めてしまう前に、意欲の高い連絡先を適切なワークフローへ振り分けられます。

HubSpotの標準のフォーム通知を特定のフォームに合わせて変更するには、次の手順に従ってください。

1. HubSpotアカウントでマーケティング>フォームの順に進み、新しいフォームを作成するか、既存のフォームにカーソルを合わせます。 編集をクリックします。​
   
2. フォームエディタの左パネルで設定アイコンをクリックし、送信設定タブを開きます。​
   
3. レコードの所有者に通知を届けたい場合は、リアルタイム送信通知の下にあるコンタクト所有者に通知を選びます。​
   
4. フォームが送信されるたびにメールを受け取るHubSpotユーザーやチームを追加したい場合は、通知するユーザーを追加から選択します。​
   
5. 確認して更新（または更新）をクリックして、変更内容を保存します。​

こうしたメールが実際に届くようにするには、各ユーザーが自分の個人設定でも通知をオンにしておく必要があります。 具体的には、設定>通知>メールとデスクトップの順に進み、希望するチャンネルでフォーム送信を有効にします。

もっと細かく通知先を分けたい場合もあるでしょう。 たとえば、エンタープライズ向けのリードは営業へ、サポートチケットはヘルプデスクへと振り分けたいときは、コンタクトベースの簡単なワークフローを作ればOKです。 特定のフォームを送信したコンタクトを登録し、適切な担当者に通知メールを送れます。

メールでは追いつかないほどのスピードが求められるなら、受信トレイの外でも機能する通知システムを検討してみる価値があります。

Jotformのマルチチャネル通知システムを紹介します

WhatsAppやSlackで仕事を進めるのが好きなチーム、あるいはスマートフォンでそのまま対応したいチームにとって、メールだけの通知では大事な情報を見逃してしまいがちです。

あふれかえった受信トレイに通知が埋もれてしまうと、気づくのは何時間も経ってからになります。 ようやくそのメールを開いたころには、リードの熱はすっかり冷めてしまっています。 営業やサポート、患者対応のチームは、まさにこうした現実と毎日向き合っているのです。

そこで役立つのが、Jotformのリアルタイム通知システムです。 これはオールインワンの仕組みで、HubSpotのメール中心の通知が抱える制約を取り払ってくれます。 チームがすでに使っている場所に通知を届けるので、すべてのフォーム回答が、彼らがリアルタイムでチェックしているチャンネルに表示されます。​

いくつものツールを行き来する必要はありません。 Jotformのフォームビルダーを使えば、すべてを一つの通知ハブで管理できます。 フォームごとに、プッシュ通知やSMS、WhatsApp、Slack、Microsoft Teamsといった適した配信チャンネルを選び、フォーム設定やフォーム連携から1分もかからずにオンにできます。

特定のフォーム項目を通知に割り当てることもでき、有効にする前にプレビューで確認できます。 そのため、どの通知にも、チームが本当に必要とする情報がしっかり表示されます。 SMSなら電話番号、WhatsAppならQRコード、プッシュ通知ならモバイルアプリのリンクといったシンプルな認証の流れが、チャンネルの安全性を守り、運用の手間を減らしてくれます。

こうした通知は、さまざまな場面でユーザーの役に立ちます。

• 受信トレイのチェックよりも接客に一日を費やす中小企業の経営者は、メールのやり取りを掘り返す代わりに、スマートフォンで即座に通知を受け取れます。
• 医療チームなら、急ぎの患者受付フォームをWhatsAppやTeamsに振り分けられるので、忙しいシフトの最中でも看護師やコーディネーターがすぐに確認できます。
• 外出先で応募者を確認する人事チームは、モバイルのプッシュ通知やSMSを頼りに、採用の流れを止めずに進められます。
• 営業チームやカスタマーサクセスチームは、SlackやMicrosoft Teamsにフォーム回答のグループ通知を投稿できるので、適切な担当者が新しいチャンスにすぐ飛びつけます。

しかもJotformのフォーム通知はプラットフォームに組み込まれているため、すでに使っている他のJotform製品ともそのままつながります。 追加のツールで通知を管理する必要はありません。

Jotformワークフローを使えば、SlackやMicrosoft Teams経由で届いた回答を、自動で振り分けたり、承認したり、上長へエスカレーションしたりできます。 Jotform Mobile Formsを使えば、プッシュ通知や外出先でのフォローアップもスムーズです。 チームが目にする内容をもっと細かく調整したい場合は、Jotform Mobile Formsで通知をカスタマイズして、どの通知にも必要な情報が表示されるようにできます。

通知を業務の流れに合わせて手軽に設定する

チームが主にメールで仕事を進めていて、その場での即対応が求められないなら、HubSpotのフォーム送信通知はよく合っています。 ただ、動きの速い営業・サポート・人事・オペレーションのチームにとっては、メールだけの通知だと対応が遅れがちで、見込み度の高いリードや急ぎの依頼を見逃しやすくなります。

そうしたリアルタイムな業務には、Jotformのより柔軟なマルチチャネル通知システムが向いています。 プッシュ通知やSMS、WhatsApp、Slack、Microsoft Teamsを通じて即座に通知を送るので、チームはすでに使っているチャンネルで最新情報を確認できます。

対応のスピードや情報の見やすさ、そして業務全体の効率を高めるために、Jotformのマルチチャネルフォーム通知をぜひ試してみてください。