Googleフォームで免責同意書を作成する方法

署名入りの免責同意書を集めることは、しばしば省略できないステップです。初めてクラスを受ける新規のクライアントであれ、初出勤を迎える新入社員であれ、Google Formsは最初に思い浮かぶ選択肢になりがちです。無料で、しかも多くの人がすでにGoogle Formsの使い方を知っているからです。

しかし、免責同意書は同意文書であり、Google Formsは署名ではなくデータを収集します。本物の署名フィールドがないため、テキストボックスを使い、名前を入力してもらうしかありません。印刷可能な免責同意書も必要な場合、Google Formsは回答を単独で完成した免責同意書に変換できないため、Google Docsで別途作成・書式設定しなければなりません。 

そこで役立つのがJotformです。Jotformサインを使えば、フォームに電子署名フィールドを直接追加できます。Jotformのオンライン免責同意書フォームは同意を収集するため、オンラインの免責同意書が記録として機能します。

このガイドでは、Google Formsで免責同意書を作成する方法、正式な同意においてどこが不十分なのか、そしてJotformが全体のプロセスをどのように簡単にするのかをご紹介します。 

フォームをJotformに移行する準備はできましたか？

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Google Formsで免責同意書を作成する方法

標準的な質問タイプを使えば、Google Formsで約10分で免責同意書を作成できます。Google Formsで免責同意書を作成する方法は次のとおりです。

1. forms.google.comにアクセスし、空白のフォーム（プラス記号）を選択して新規作成します。
2. フォームに名前を付け、免責同意書の全文をフォームの説明欄に貼り付けて、参加者が回答する前に条件を読めるようにします。
3. 参加者の詳細を収集するために、氏名、日付、メールアドレスを尋ねる短文回答の質問を追加します。
4. 同意の質問を追加するには、「上記の条件を読み、同意します」のような選択式の質問を挿入し、「同意する」という選択肢を1つだけ用意して、必須オプションをオンにします。これにより、誰もこの項目なしでは送信できなくなります。

5. 署名フィールドがないため、参加者に署名として氏名を入力してもらう短文回答の質問を追加するか、サードパーティの署名アドオンの利用を検討してください。
6. 設定を開いてフォームがメールアドレスを収集するよう確認し、公開をクリックして回答者リンクをコピーし、フォームを共有します。

テキストボックスに入力された名前は、手書きのデジタル署名と同じ体験や検証を提供するものではありません。誰でも他人の名前を入力でき、Google Formsは署名のタイムスタンプも本人確認も残さないため、同意を特定の人物に結び付けられません。社内での確認であれば問題ないかもしれませんが、法的に自分を守るためのビジネス目的の電子免責同意書では、その同意が有効かどうかに疑問が生じます。

免責同意書にGoogle Formsを使う際の問題点

最大の問題は、すでに直面したものです。Google Formsには本物のデジタル署名がなく、テキストボックスに入力された名前があるだけです。入力された名前は、実際に誰がフォームに記入したのかを何も証明せず、署名記録がないため、容易に異議を唱えられる同意しか残りません。保護こそが目的である文書にとって、これは深刻な欠陥です。 

他にもいくつかの制約が問題を増やしています。

• 自動PDFがない: Google Formsは回答をスプレッドシートに保存します。参加者ごとに整った個別の免責同意書を得るには、手作業でエクスポートして書式を整え直すか、それを行うスクリプトを組む必要があります。
• 本人確認がない: 署名者に紐づくタイムスタンプも、署名済みコピーのメール確認も、監査証跡もないため、免責同意書がいつ、誰によって完了したのかを証明できません。
• セキュリティと管理が限定的: リンクを持つ人は誰でも送信前に回答を編集でき、免責同意書の本文をロックできないため、条件が変更されたりスキップされたりするのを防ぐ手立てがほとんどありません。

本物の免責同意書が必要ですか？代わりにJotformを使いましょう

免責同意書が実際にあなたのビジネスを守る必要がある場合、JotformはGoogle Formsが対応できない欠陥を補います。 

• 本物の電子署名: Jotformには専用の署名フィールドがあり、参加者は指やマウスで署名できます。これにより、ただのテキストボックスでは実現できない専門的な電子署名体験を得られます。
• 自動PDF記録: 誰かが署名するたびに、Jotformは整ったブランド入りのPDFを生成し、あなたと参加者の双方にコピーをメール送信できます。あなたの側でエクスポートやスクリプトは一切不要です。
• スマートPDF: すでに免責同意書をお持ちですか？ゼロから作り直すことなく、入力可能なスマートpdfフォームに変換できます。
• 免責同意書のコンプライアンス: 収集を社内基準に沿ったものに保ちます。Jotformは、署名者が免責同意書の本文を変更できない、プライベートでロックされた体験を提供します。
• 標準でモバイル対応: 参加者は受付のタブレットで署名することも、来場前に自分のスマートフォンで署名することもできます。何より、そのためにアカウントは不要なので、チェックインがスムーズに進みます。
• ブランドに合うテンプレート: 数百種類の免責同意書フォームテンプレートから始めるか、20,000を超えるフォームテンプレートのライブラリ全体を閲覧し、見た目をあなたのアイデンティティに合わせて調整できます。

これらの機能を組み合わせることで、基本的な同意フォームが、いざという時に本当に頼れる免責同意書へと変わります。

Google FormsをワンクリックでJotformの免責同意書に移行する

Google Formsは名前とチェックボックスを収集できますが、免責同意書には本物の署名、整った記録、そして誰も変更できない本文が必要です。Google Formsの代替にとどまらず、Jotformはそのすべてを回避策なしで実現します。 

すでにGoogle Formsで免責同意書を作成していても、最初からやり直す必要はありません。ワンクリックでGoogle FormsからJotformに移行し、あなたの免責同意書に欠けていた署名機能やPDF機能を追加できます。Jotformを無料で試して、基本的な同意フォームを、実際にビジネスを守るものへと変えましょう。