Modulo di Informazioni Fornitore

Supplier management forms are structured documents used to manage supplier onboarding, information updates, performance tracking, and ongoing coordination with vendors. They help organizations collect consistent supplier details, evaluate vendor reliability, document approvals, and maintain clear records for procurement and compliance workflows. Supplier management forms are commonly used by procurement teams, operations departments, finance teams, and supply chain managers to handle vendor registration, contract and compliance documentation, supplier scorecards, and issue reporting. By standardizing supplier processes, these forms reduce risk, improve vendor communication, and support more efficient purchasing decisions.

With Jotform, supplier management forms can be created quickly using a no-code, drag-and-drop Form Builder and tailored to different supplier types, categories, and approval rules. Conditional logic can show different fields based on supplier region or service category, while file upload fields can collect certificates, tax documents, insurance files, and contracts. Submissions are stored in Jotform Tables so teams can track supplier status, review documentation, and maintain a searchable vendor database. Automated notifications can route submissions to procurement, compliance, or finance for approvals and follow-up.

Use Cases of Supplier Management Forms

Supplier management forms support vendor lifecycle workflows from onboarding to evaluation and issue resolution. Below are common ways these forms are used and the challenges they help solve.

Possibili utilizzi:

• Inserimento e registrazione dei fornitori
• Aggiornamenti delle informazioni sui fornitori (dati bancari, indirizzo, contatti)
• Raccolta di documenti di conformità e certificazione
• Revisioni delle prestazioni e schede di valutazione dei fornitori
• Segnalazione di problemi con i fornitori (qualità, consegna, controversie)
• Nuovi flussi di lavoro per l'approvazione dei fornitori e le richieste di approvvigionamento

Problem-Solving Points:

• Centralizzano i dati dei fornitori invece di e-mail e file sparsi
• Migliorano la conformità raccogliendo i documenti richiesti in modo coerente
• Supportano una migliore selezione dei fornitori con criteri di valutazione strutturati
• Accelerano l'onboarding e riducono i ritardi negli acquisti

Possibili proprietari e utenti:

• Team di approvvigionamento e acquisto
• Responsabili della catena di fornitura e delle operazioni
• Team di finanza e contabilità
• Personale addetto alla conformità e alla gestione del rischio
• Fornitori che inviano le informazioni e i documenti richiesti

Differenze nei metodi di creazione:

• I moduli di onboarding e registrazione dei fornitori si concentrano sui dettagli dell'azienda, sulle categorie di prodotti o servizi, sui contatti, sulle informazioni bancarie e fiscali e sui caricamenti della documentazione richiesta.
• I moduli di conformità dei fornitori e di raccolta dei documenti mettono in risalto certificazioni, assicurazioni, riconoscimenti normativi, fascicoli contrattuali e campi di monitoraggio di rinnovi o scadenze.
• I moduli di gestione delle prestazioni e dei problemi dei fornitori danno priorità alle metriche di consegna e qualità, alle descrizioni degli incidenti, alle richieste di azioni correttive e ai campi di revisione interna o di escalation.

How to Create a Supplier Management Form

Creating a supplier management form with Jotform helps you standardize vendor workflows and maintain clear supplier records from onboarding through performance management.

1. Choose a Template or Start from Scratch

Ne Il mio Workspace, fai clic su "Crea" e seleziona "Modulo". Inizia da zero o adatta un modello di onboarding o conformità del fornitore.

2. Add Supplier Identification Fields

Raccogli nome del fornitore, tipo di attività, contatto principale, sede e categoria di servizio. Utilizza i menù a discesa per standardizzare le categorie.

3. Collect Required Documents and Compliance Info

Aggiungi campi di caricamento file per certificati, moduli fiscali, assicurazioni e contratti. Includi le necessarie attestazioni di partecipazione, ove necessario.

4. Use Conditional Logic for Supplier Type

Mostra domande diverse in base alla categoria del fornitore, alla regione o al livello di rischio. Ad esempio, i fornitori con un rischio più elevato potrebbero richiedere campi di conformità aggiuntivi.

5. Set Up Notifications and Approval Routing

Notifica automaticamente agli uffici acquisti e finanza quando un fornitore invia informazioni. Inoltra le richieste ad alto rischio per un'ulteriore revisione.

6. Track Suppliers in Jotform Tables

Utilizza le tabelle per filtrare in base a stato, categoria, date di rinnovo e prestazioni ed esportare i dati per la creazione di report.