Baskı Teslim Onay Formu

Onay Formu Şablonları, çeşitli iş ve organizasyon ihtiyaçları için onay talep etme, inceleme ve verme sürecini düzenlemek ve otomatikleştirmek üzere tasarlanmış özel online formlardır. Bu şablonlar genellikle izin talepleri, satın alma siparişleri, masraf geri ödemeleri, proje teklifleri, belge onayları ve daha fazlası için kullanılır. Yapılandırılmış bir iş akışı sağlayarak, onay formları taleplerin ilgili karar vericilere yönlendirilmesini, verimli bir şekilde takip edilmesini ve uyumluluk ve şeffaflık için belgelenmesini sağlar. İster dahili İK süreçlerini, ister satın alma veya proje yönetimini yönetiyor olun, onay formları karar verme sürecini standartlaştırmanıza ve hızlandırmanıza yardımcı olur.

Jotform ile kullanıcılar, hiçbir kod yazmadan özel onay iş akışları oluşturmak için Onay Form Şablonlarından kolayca yararlanabilir. Jotform'un kullanımı kolay sürükle-bırak Form Oluşturucusu, alan eklemenize, koşullu mantık kurmanıza ve 40'tan fazla ödeme ağ geçidi veya üçüncü taraf araçla entegrasyon yapmanıza olanak tanır. Yanıtlar otomatik olarak depolanır ve Jotform Tablolar'da yönetilebilir, bu da her talebin durumunu takip etmeyi kolaylaştırır. Gerçek zamanlı bildirimler, özelleştirilebilir otomatik yanıtlayıcılar ve gelişmiş arama özellikleri, onay süreçlerinizin verimliliğini daha da artırarak Jotform'u onay iş akışlarını dijitalleştirmek ve optimize etmek isteyen işletmeler için ideal bir çözüm haline getirir.

Onay Form Şablonlarının Kullanım Alanları

Onay Form Şablonları, çeşitli kurumsal senaryolara uyarlanabilen çok yönlü araçlardır. Talepler ve kararlar için net ve denetlenebilir bir yol sağlayarak yaygın iş akışı darboğazlarını çözerler. İşte nasıl kullanılabilecekleri, kimler için faydalı oldukları ve yapılarının nasıl farklılaşabileceği:

- Olası Kullanım Senaryoları:

Çalışan izin veya tatil talepleri

Satın alma siparişi onayları

- Gider iade talepleri

- Proje veya bütçe teklifleri

İmza belgesi veya sözleşme onayları

- BT veya tesis erişim talepleri

Etkinlik veya seyahat izinleri

- Problem Çözme Noktaları:

Manuel evrak işlerini ve e-posta zincirlerini ortadan kaldırır

Yönlendirmeleri ve bildirimleri otomatikleştirerek onay gecikmelerini azaltır

Dijital denetim izleriyle uyumluluk ve kayıt tutmayı sağlar

İstek yönetimini kolay takip ve raporlama için merkezileştirir

- Olası Sahipler ve Kullanıcılar:

- İK yöneticileri (izin, seyahat ve masraf onayları)

- Finans ve tedarik ekipleri (satın alma siparişleri, geri ödemeler)

- Proje yöneticileri (proje teklifleri, kaynak talepleri)

BT yöneticileri (erişim ve ekipman talepleri)

- Bölüm başkanları ve yöneticiler (son onaylayanlar)

- Oluşturma Yöntemlerinin Farkları:

- İçerik ve Alanlar: İzin talep formları çalışan bilgilerini, tarihleri ve izin nedenini içerirken, satın alma sipariş formları tedarikçi bilgilerini, öğe listelerini ve bütçe kodlarını gerektirir.

- Onay Yönlendirme: Bazı formlar çok aşamalı onaylar (örn., yönetici, departman yöneticisi, finans) gerektirirken, diğerleri yalnızca tek bir imza gerektirir.

- Koşullu Mantık: Formlar, kullanıcı girdisine bağlı olarak alanları gösterebilir veya gizleyebilir (örneğin, yüksek değerli alışverişler için ek belgeler).

- Entegrasyonlar: Masraf formları muhasebe yazılımıyla entegre olabilirken, BT talepleri yardım masası sistemlerine bağlanabilir.

Özetle, Onay Form Şablonları herhangi bir onay iş akışına uyacak şekilde özelleştirilebilir ve böylece kurumunuz genelinde taleplerin verimli ve şeffaf bir şekilde işlenmesini sağlar.

Onay Formu Nasıl Oluşturulur

Jotform ile etkili bir Onay Formu oluşturmak, basit tek adımlı imzalardan karmaşık çok seviyeli iş akışlarına kadar her türlü onay senaryosuna uyarlanabilen basit bir süreçtir. İşte kuruluşunuzun ihtiyaçlarına göre özelleştirilmiş kendi onay formunuzu oluşturmak için adım adım bir kılavuz:

1. Doğru Şablon veya Boş Form ile Başlayın

Jotform hesabınıza giriş yapın ve çalışma alanı sayfanızda "Oluştur"a tıklayın.

- "Form"u seçin ve sıfırdan başlayın ya da Jotform'un Onay Form Şablonları kütüphanesinden seçim yapın.

Bir düzen seçin: Klasik (tüm sorular tek sayfada) veya Kart (sayfa başına bir soru).

2. Gerekli Form Elemanlarını Ekleyin

- Onay sürecinizle ilgili alanları sürükle-bırak yapmak için "Eleman Ekle" menüsüne tıklayın.

İzin talebi için çalışan adı, departman, izin tarihleri ve izin sebebi gibi alanları ekleyin.

Satın alma siparişleri için tedarikçi bilgilerini, öğe açıklamalarını, miktarları ve bütçe kodlarını ekleyin.

- Dosya yüklemeleri (makbuzlar veya destekleyici belgeler için) veya e-imzalar gibi gelişmiş alanlar için "Widget" sekmesini kullanın.

3. Onay İş Akışı Mantığını Ayarlayın

- Form yanıtlarına göre yanıtları uygun onaylayıcılara yönlendirmek için Jotform'un koşullu mantığını kullanın (örneğin, belirli bir tutarın üzerindeki talepler bir yöneticiye gider).

Gerekirse birden fazla onay adımı ekleyin, her onaylayıcının bildirim almasını ve talebi onaylayıp reddedebilmesini sağlayın.

4. Form Tasarımını Özelleştirin

Form Tasarımcısını açmak için Boya Rulosu simgesine tıklayın.

Organizasyonunuzun markasına uygun olarak renkleri, yazı tiplerini ve düzeni ayarlayın.

Onay formunuz için profesyonel bir tema uygulayın veya özel bir görünüm oluşturun.

5. E-posta Bildirimlerini ve Otomatik Yanıtlayıcıları Yapılandırın

Ayarlar menüsünde, onaylayanlar için e-posta bildirimleri ve talep edenler için onay e-postaları ayarlayın.

Talep detaylarını ve sonraki adımları içerecek şekilde mesajları özelleştirin.

6. Formunuzu Yayınlayın ve Paylaşın

- Paylaşılabilir bir bağlantı almak veya formu intranetinize ya da web sitenize yerleştirmek için "Yayınla"ya tıklayın.

- Formu e-posta veya dahili iletişim kanalları aracılığıyla paylaşın.

7. Yanıtları Test Et ve İzle

Formu ve onay akışını test etmek için Önizleme özelliğini kullanın.

Test isteği göndererek bildirimlerin ve onayların beklendiği gibi çalıştığından emin olun.

Kolay yönetim ve raporlama için yanıtları ve onay durumlarını Jotform Tablolar'da takip edin.

Bu adımları takip ederek, iş akışınızı otomatikleştiren, manuel hataları azaltan ve tüm talep ve kararların şeffaf bir kaydını sunan sağlam bir onay formu oluşturabilirsiniz. Jotform'un esnekliği, formun her türlü onay senaryosuna uyarlanmasına olanak tanıyarak, hem talep edenler hem de onaylayanlar için sorunsuz bir deneyim sağlar.