Fleet Management Forms

Fleet management forms are structured documents used to manage and document fleet operations, vehicle usage, maintenance coordination, and compliance activities. They help organizations collect consistent information about vehicles, drivers, schedules, costs, incidents, and service needs so fleets can run safely and efficiently. Fleet management forms are commonly used by logistics companies, delivery services, construction and field service teams, municipalities, and any organization operating multiple vehicles. Typical workflows include vehicle assignment, inspection reporting, maintenance requests, fuel and mileage tracking, incident documentation, and compliance checks. By standardizing these processes, fleet management forms reduce downtime, improve accountability, and support better operational decision-making.

With Jotform, fleet management forms can be created quickly using a no-code, drag-and-drop Form Builder and customized for different vehicle types and operational policies. Conditional logic can show relevant questions based on vehicle category or request type, while file upload fields can collect photos, receipts, or supporting documents. Submissions are stored in Jotform Tables, making it easy to track fleet activity, filter by vehicle or driver, and maintain organized records. Automated notifications can alert managers about urgent issues such as failed inspections, accidents, or overdue maintenance needs.

Use Cases of Fleet Management Forms

Fleet management forms support daily operations, maintenance workflows, and safety and compliance documentation. Below are common ways these forms are used and the challenges they help solve.

Olası Kullanım Senaryoları:

• Araç ataması ve sürücü yetkilendirme talepleri
• Sefer öncesi ve sonrası kontroller ve arıza bildirimi
• Bakım talepleri ve hizmet planlama alımı
• Yakıt, kilometre ve gider takibi yanıtları
• Filo olay raporlama ve sigorta belgeleme
• Uyumluluk kontrol listeleri ve denetime hazır kayıt toplama

Problem Çözme Noktaları:

• Filo bilgilerini dağınık kayıtlar ve e-postalar yerine merkezileştirin
• Denetimleri ve sorun raporlamayı standartlaştırarak güvenliği artırın
• Bakım ihtiyaçlarını daha hızlı yönlendirerek duruş süresini azaltın
• Araçlar genelinde maliyet takibini ve uyumluluk belgelerini destekler

Olası Sahipler ve Kullanıcılar:

• Filo yöneticileri ve faaliyet ekipleri
• Sürücüler ve araç operatörleri
• Sevkiyat koordinatörleri
• Bakım ve servis ekipleri
• Güvenlik ve uyumluluk personeli

Oluşturma Yöntemlerinin Farkları:

• Filo muayene ve arıza raporu formları, kontrol listesi tabanlı araç durum raporlaması, geçti-kaldı ögeleri, arıza notları ve kanıt için fotoğraf ekleri üzerine odaklanır.
• Filo bakım ve servis talep formları araç kimliği, sorun kategorisi, önem derecesi, randevu uygunluğu, tedarikçi tercihleri ve onay veya iş emri detaylarını vurgular.
• Filo kullanımı ve maliyet takip formları, seyahat detaylarını, kilometre, yakıt kullanımı, makbuzları, gider kategorilerini ve sürücü hesap verebilirliği alanlarını önceliklendirir.

How to Create a Fleet Management Form

Creating a fleet management form with Jotform helps you standardize fleet workflows while keeping reporting fast and field-friendly.

1. Şablon Seçin veya Sıfırdan Başlayın

Çalışma Alanım'da "Oluştur"a tıklayın ve "Form"u seçin. Sıfırdan başlayın veya filo, muayene ya da bakım şablonu kullanın. Klasik Form ayrıntılı kayıtlar için iyi çalışırken, Kart Form sürücülere adım adım rehberlik edebilir.

2. Add Vehicle and Driver Identification Fields

Araç kimliği/birim numarası, plaka, sürücü adı, konum ve tarih/saat eklemek için Eleman Ekle'yi kullanın. Açılır menüler, araç türlerini ve rotaları standartlaştırmaya yardımcı olur.

3. Build Sections Based on Fleet Workflow

İhtiyaçlarınıza göre kontrol listesi kontrolleri, bakım sorunu alanları, yakıt ve kilometre girişleri veya olay detayları ekleyin. Raporlamanın araçlar arasında karşılaştırılabilmesi için alanları tutarlı tutun.

4. Use Conditional Logic for Exceptions

Takip sorularını yalnızca sorunlar bildirildiğinde göstermek için koşullu mantık kullanın. Örneğin, bir denetim öğesi başarısız olursa, kusur açıklaması ve fotoğraf yükleme alanlarını gösterin. Ciddiyet yüksekse, eskalasyon ve "araç hizmet dışı" alanlarını gösterin.

5. Bildirimleri ve Onayları Ayarlayın

Acil sorunlar bildirildiğinde filo yöneticilerini veya bakım ekiplerini hemen uyarması için bildirim e-postalarını yapılandırın. Belirli talepler yönetici onayı gerektiriyorsa onaylar ekleyin.

6. Publish, Test, and Track in Jotform Tables

Formu mobil cihazda test edin ve farklı senaryolar için yanıtlar gönderin. Yayınlayın ve bağlantıyı veya QR kodunu sürücülerle paylaşın. Yanıtlar, filtreleme, dışa aktarma ve raporlama için Jotform Tablolar'da saklanır.