Denetim

Denetim formları, bir kuruluş içindeki süreçleri, operasyonları, uyumluluğu veya varlıkları sistematik olarak değerlendirmek, incelemek veya gözden geçirmek için tasarlanmış özel araçlardır. Bu formlar, standartlara uygunluğu sağlamak, iyileştirme alanlarını belirlemek ve bulguları belgelemek için finans, sağlık, üretim, eğitim ve konaklama gibi sektörlerde yaygın olarak kullanılmaktadır. Denetim formları, güvenlik denetimleri, kalite kontrol işlemleri, uyumluluk denetimleri, iç süreç incelemeleri ve tesis değerlendirmeleri dahil olmak üzere çok çeşitli senaryoları kapsayabilir. Veri toplama için yapılandırılmış bir format sağlayan denetim formları, kuruluşların hesap verebilirliği sürdürmelerine, düzeltici eylemleri takip etmelerine ve sürekli iyileştirme girişimlerini desteklemelerine yardımcı olur.

Jotform ile kullanıcılar, hiçbir kod yazmadan ihtiyaçlarına özel denetim formları oluşturabilir, özelleştirebilir ve kullanıma alabilir. Jotform'un kullanımı kolay sürükle-bırak Form Oluşturucu'su, kapsamlı şablon kütüphanesi ve güçlü entegrasyonları sayesinde doğru bilgileri toplayan, otomatik iş akışlarını tetikleyen ve yanıtları güvenli bir şekilde depolayan denetim formları tasarlamak çok kolay. İster mobil cihazlar kullanarak yerinde denetimler yapmak, ister denetim verilerini uzaktan toplamak isteyin, Jotform form oluşturmadan veri analizine kadar tüm süreci kolaylaştırarak kuruluşların zaman kazanmasına, hataları azaltmasına ve uyumluluğu artırmasına yardımcı olur.

Denetim Formlarının Kullanım Alanları

Denetim formları çok yönlüdür ve çeşitli kurumsal ihtiyaçlara uyarlanabilir. Nasıl kullanılabileceklerini, kimlerin kullanabileceğini ve içeriklerinin nasıl farklılaşabileceğini aşağıda inceleyebilirsiniz:

1. Olası Kullanım Senaryoları:

• Güvenlik Denetimleri: İşyeri güvenliğini, ekipman durumunu veya güvenlik düzenlemelerine uyumluluğu değerlendirmek için kullanılır.
• Kalite Kontrol Denetimleri: Ürün kalitesini, üretim süreçlerini veya hizmet sunum standartlarını değerlendirin.
• Uyumluluk Denetimleri: Yasal, düzenleyici veya iç politika gerekliliklerine uyumu sağlayın.
• Tesis veya Saha Denetimleri: Binaların, ekipmanların veya altyapının durumunu inceleyin.
• İç Süreç İncelemeleri: İş akışı verimliliğini, prosedürlere uyumu veya risk yönetimi uygulamalarını analiz edin.

2. Problem Çözme Noktaları:

• Tutarlı raporlama için veri toplama işlemini standartlaştırır.
• Uyumluluk ihlallerini veya iyileştirme gerektiren alanları belirler.
• Düzeltici faaliyetlerin takibini ve izlemesini kolaylaştırır.
• Evrak işlerini ve elle yapılan hataları azaltır.

3. Olası Sahipler ve Kullanıcılar:

• İş güvenliği görevlileri, kalite yöneticileri, uyumluluk ekipleri, denetçiler, tesis yöneticileri, İK uzmanları ve departman yöneticileri.

4. Oluşturma Yöntemlerinin Farkları:

• Güvenlik Denetimleri: Tehlikeler, acil durum ekipmanları ve olay raporlama alanları için kontrol listeleri içerebilir.
• Kalite Denetimleri: Ürün özelliklerine, hata takibine ve süreç uyumuna odaklanır.
• Uyumluluk Denetimleri: Düzenleyici referanslar, kanıt toplama ve imza bölümleri için zorunlu alanlar gerektirir.
• Tesis Denetimleri: Varlık durum değerlendirmelerini, bakım ihtiyaçlarını ve fotoğraf yüklemelerini içerir.
• İç İncelemeler: Açık uçlu sorular, puanlama sistemleri ve iş akışı onay alanları kullanabilir.

Özetle, denetim formları, belirli denetim hedeflerine ve sektör gereksinimlerine bağlı olarak değişen içerik ve yapıyla, çok çeşitli senaryolara uyacak şekilde özelleştirilebilir.

Denetim Formu Nasıl Oluşturulur

Jotform ile etkili bir denetim formu oluşturmak kolay ve son derece özelleştirilebilir bir süreçtir. Bu sayede güvenlik denetimleri, uyumluluk kontrolleri veya kalite kontrol incelemeleri gibi çeşitli denetim senaryolarını ele alabilirsiniz. Kuruluşunuzun ihtiyaçlarına uygun bir denetim formu oluşturmak için adım adım rehberimizi inceleyin:

1. Doğru Temelle Başlayın:

• Jotform hesabınıza giriş yapın ve Çalışma Alanım sayfanızda "Oluştur" butonuna tıklayın.
• "Form"u seçin ve sıfırdan başlamaya veya Jotform'un 10.000'den fazla şablonundan birini kullanmaya karar verin. Denetim formları için güvenlik denetimi, uyumluluk kontrolleri, tesis denetimleri ve daha fazlası için şablonlar bulabilirsiniz.

2. Uygun Düzeni Seçin:

• Tek sayfada tüm soruların bulunduğu Klasik Form ile her sayfada tek soru bulunan Kart Formu arasında seçim yapın. Detaylı denetimler için, daha kolay gezinme ve inceleme sağladığından genellikle Klasik Form tercih edilir.

3. Temel Form Elemanlarını Ekleyin:

• "Eleman Ekle" menüsüne tıklayarak aşağıdaki alanları sürükle-bırak ile ekleyebilirsiniz:
• Denetçi adı, tarih ve konum için metin alanları
• Uyumluluk kontrolleri için çoktan seçmeli veya onay kutusu alanları.
• Denetim kategorilerini veya departmanları seçmek için açılır menüler.
• Fotoğraf veya belge eklemek için dosya yükleme alanları
• Denetçi ve yönetici onayı için imza alanları.
• Nicel değerlendirmeler için derecelendirme ölçekleri veya puanlama alanları.
• Denetim türünüze göre alanları özelleştirin (örn. güvenlik, kalite, uyumluluk).

4. Koşullu Mantık Ekleyin:

• Jotform'un koşullu mantığını kullanarak önceki yanıtlara göre alanları gösterin veya gizleyin. Örneğin, bir uyumluluk ihlali tespit edildiğinde, düzeltici eylemler için takip sorusu görüntüleyin.

5. Form Tasarımını Kişiselleştirin:

• Form Tasarımcısı'na erişmek için Boya Fırçası simgesine tıklayın.
• Renkleri, yazı tiplerini ve düzeni kuruluşunuzun markalaşmasına uyacak şekilde ayarlayın.
• Profesyonel bir görünüm için şirket logonuzu ekleyin.

6. Bildirimleri ve İş Akışını Ayarlayın:

• Ayarlar menüsünde, denetim gönderildiğinde ilgili ekip üyelerini bilgilendirmek için e-posta bildirimlerini yapılandırın.
• Denetçi veya denetlenene cevaplarının alındığı onayını göndermek için otomatik yanıtlayıcıları ayarlayın.

7. Denetim Formunuzu Yayınlayın ve Paylaşın:

• "Yayınla"ya tıklayarak form bağlantısını kopyalayın veya intranete yerleştirin.
• Formu denetçilerle e-posta, QR kodu veya saha kullanımı için mobil cihazlar aracılığıyla paylaşın.

8. Test Edin ve İyileştirin:

• Formunuzu test etmek ve tüm alanların ve mantığın amaçlandığı gibi çalıştığından emin olmak için Önizleme özelliğini kullanın.
• Test yanıtı gönderin ve bildirimlerin ve veri depolamanın doğru çalıştığını doğrulayın.

9. Yanıtları Yönetin ve Analiz Edin:

• Yanıtları kolayca incelemek, filtrelemek ve dışa aktarmak için Jotform Tablolar'da denetim yanıtlarına erişin.
• Gelişmiş arama ve filtreleme özelliklerini kullanarak trendleri takip edin, tekrarlayan sorunları belirleyin ve raporlar oluşturun.

Bu adımları takip ederek, veri toplama sürecini kolaylaştıran, doğruluğu artıran ve kuruluşunuzun uyumluluk ve kalite hedeflerini destekleyen denetim formları oluşturabilirsiniz.