Equipment Request Forms

Equipment request forms are structured documents used to request new equipment, replacements, upgrades, or temporary equipment access in a standardized way. They help organizations collect consistent details about what is needed, why it is needed, when it is needed, and how it should be approved and fulfilled. Equipment request forms are commonly used in offices, schools, healthcare facilities, labs, construction teams, and IT departments for items like laptops, monitors, tools, lab devices, safety equipment, and specialized gear. By formalizing requests, these forms reduce back-and-forth, support budget control, and improve tracking from request to delivery.

With Jotform, equipment request forms can be created quickly using a no-code, drag-and-drop Form Builder and customized to match internal procurement or asset policies. Conditional logic can show different fields based on equipment type, urgency, or cost level, while file upload fields can collect quotes or supporting justification documents. Submissions are stored in Jotform Tables, making it easy to track request status, approvals, and fulfillment details. Automated notifications can route requests to managers or procurement teams and keep requesters updated throughout the process.

Use Cases of Equipment Request Forms

Equipment request forms support purchasing, allocation, and temporary access workflows. Below are common ways these forms are used and the challenges they help solve.

Mögliche Use Cases:

• Anfragen für neue Ausrüstungskäufe
• Ersatzanfragen für defekte oder veraltete Ausrüstung
• Anfragen zur vorübergehenden Ausleihe von Ausrüstung (kurzfristige Nutzung)
• Projektbasierte Ausrüstungsanfragen für bestimmte Teams
• IT Hardware- und Zubehöranfragen
• Genehmigung und Budgetbegründung für Geräteanschaffungen

Lösungsansätze:

• Standardisiert Beschaffungsanfragen und reduziert unvollständige Einreichungen
• Verbessern Sie die Budgetkontrolle durch klare Begründungen und Genehmigungen
• Beschleunigen Sie das Fulfillment durch die Erfassung der erforderlichen Details im Voraus
• Erstellen Sie eine nachverfolgbare Dokumentation von Geräteanfragen und Entscheidungen

Mögliche Verantwortliche und Nutzer:

• Mitarbeiter, Studierende oder Mitarbeitende, die Anfragen einreichen
• Manager genehmigen Ausrüstungsbedarf
• Beschaffungs- und Einkaufsteams
• IT und Asset Management Teams
• Finanzteams, die Budgets überprüfen

Unterschiede der Erstellungsmethoden:

• Formulare für die Anforderung neuer Ausrüstung konzentrieren sich auf Artikelspezifikationen, Menge, geschäftliche Begründung, Budgetrahmen und erforderliche Genehmigungen.
• Ersatz- oder reparaturbasierte Anfrageformulare legen den Schwerpunkt auf die aktuelle Asset-ID, die Problembeschreibung, die Dringlichkeit und die bevorzugte Lösung (Reparatur oder Ersatz).
• Formulare für die vorübergehende Ausleihe von Geräten priorisieren Abhol- und Rückgabedaten, den Verwendungszweck, die Bestätigung der Verantwortung des Entleihers und Schritte zur Verfügbarkeitsbestätigung.

How to Create an Equipment Request Form

Creating an equipment request form with Jotform helps you manage equipment demand transparently and route requests through the right approval workflow.

1. Wählen Sie eine Vorlage oder beginnen Sie ganz neu

Klicken Sie in „Mein Workspace" auf „Erstellen" und wählen Sie „Formular". Beginnen Sie mit einer Antragsvorlage und passen Sie diese für Ausrüstungs-Workflows an.

2. Add Requester and Department Details

Erfassen Sie den Namen, die Rolle, die Abteilung und die Kontaktdaten des Antragstellers, damit Anfragen korrekt weitergeleitet und bearbeitet werden können.

3. Collect Equipment Details and Justification

Fügen Sie Artikeltyp, Spezifikationen, Menge, Dringlichkeit und den Grund für die Anforderung der Ausrüstung hinzu. Fügen Sie Budgetfelder hinzu, wenn Genehmigungen von den Kosten abhängen.

4. Use Conditional Logic for Request Type

Zeigen Sie unterschiedliche Fragen für Neuanschaffungen, Ersatzbeschaffungen oder Darlehensanfragen an. Fügen Sie bei Bedarf Felder zum Datei-Upload für Angebote oder unterstützende Dokumente hinzu.

5. Benachrichtigungen und Genehmigungen einrichten

Benachrichtigen Sie Manager und Beschaffungsteams automatisch. Senden Sie Bestätigungs-E-Mails an Antragsteller mit Statuserwartungen.

6. Track Requests in Jotform Tables

Speichern Sie die Antworten in Jotform Tabellen, damit Teams nach Anfragetyp, Priorität, Status und Abteilung filtern und Berichte exportieren können.