Offboarding-Formulare

Employment release forms are essential legal documents used by employers and employees to formally acknowledge the release of certain rights, claims, or obligations related to employment. These forms are commonly utilized during employee offboarding, such as resignations, terminations, or layoffs, to confirm that both parties agree to the terms of separation and that the employee waives any future claims against the employer. Employment release forms can also be used for specific scenarios like releasing confidential information, authorizing background checks, or granting permission for reference checks. Their primary purpose is to protect both the employer and the employee by clearly outlining the terms of release and ensuring mutual understanding.

With Jotform, creating and managing employment release forms becomes a seamless, efficient process. Jotform’s no-code Form Builder allows HR professionals, managers, and business owners to quickly customize release forms to fit their organization’s needs. Users can drag and drop fields, add digital signature widgets, and set up conditional logic to ensure all necessary information is collected. Submissions are securely stored and easily accessible, streamlining the documentation process and reducing administrative burden. By leveraging Jotform’s integrations and automation features, organizations can ensure compliance, maintain accurate records, and provide a smooth experience for departing employees.

Einsatzbereiche von Offboarding-Formularen

Offboarding-Formulare erfüllen im Arbeitsalltag viele Zwecke und decken unterschiedliche Situationen und Anforderungen ab. Hier erfahren Sie, wie sie sich einsetzen lassen, wer davon profitiert und wie sich ihr Inhalt unterscheiden kann:

1. Mögliche Anwendungsfälle:

• Austritt von Mitarbeitern: Wird bei Kündigungen, Entlassungen oder Beendigungen verwendet, um die Freigabe von Ansprüchen zu bestätigen und die endgültigen Bedingungen darzulegen.
• Referenzgenehmigung: Ermöglicht es ehemaligen Mitarbeitern, die Erlaubnis für Referenzprüfungen durch zukünftige Arbeitgeber zu erteilen.
• Einverständniserklärung für Background-Check: Wird während des Einstellungsprozesses verwendet, um die Zustimmung für Background- oder Bonitätsprüfungen einzuholen.
• Schweigepflichtentbindung: Erlaubt die Weitergabe bestimmter vertraulicher Informationen unter festgelegten Bedingungen.
• Vergleichsvereinbarungen: Werden verwendet, um die Beilegung von Arbeitsplatzstreitigkeiten oder -ansprüchen zu formalisieren.

2. Welche Probleme sie lösen:

• Reduziert rechtliche Risiken durch die Dokumentation gegenseitiger Vereinbarungen.
• Gewährleistet die Einhaltung von Arbeitsgesetzen und Unternehmensrichtlinien.
• Klärt die Erwartungen und Rechte für beide Parteien.
• Optimiert HR-Prozesse und Dokumentenverwaltung.

3. Mögliche Verantwortliche und Nutzer:

• HR Manager und Abteilungen
• Business owners and executives
• Legal Teams
• Mitarbeiter (aktuelle oder ehemalige)
• Externe Background-Check-Agenturen

4. Unterschiede bei der Erstellung:

• Mitarbeiterauflösung: Kann Felder für die letzte Gehaltszahlung, Leistungen und den Trennungsgrund erfordern.
• Referenzfreigabe: Konzentriert sich auf Kontaktdaten und spezifische Berechtigungen.
• Background-Check Einverständniserklärung: Enthält Felder für die Identifikation und Einverständniserklärung.
• Schweigepflichtentbindung: Legt Umfang und Grenzen der Informationsweitergabe fest.
• Vergleichsvereinbarungen: Können detaillierte Beschreibungen des Streitfalls und der Vergleichsbedingungen erfordern.

Kurz gesagt: Offboarding-Formulare sind vielseitig und lassen sich an viele Situationen im Personalwesen anpassen. Inhalt und Aufbau richten sich nach dem jeweiligen Einsatzzweck.

So erstellen Sie ein Offboarding-Formular

Mit Jotform erstellen Sie Offboarding-Formulare ganz einfach und erfassen alle benötigten Angaben einheitlich und professionell. Ob Angaben zu einer Aufhebungsvereinbarung oder eine umfangreichere Einwilligung in einen Background-Check oder einen Vergleich – mit der intuitiven Plattform von Jotform gestalten, bearbeiten und verwalten Sie Ihre Formulare ganz einfach.

So erstellen Sie ein Offboarding-Formular:

1. Starten Sie Ihr Formular:

• Melden Sie sich bei Ihrem Jotform-Konto an und klicken Sie auf der Seite „Mein Arbeitsbereich” auf „Erstellen”.
• Wählen Sie „Formular” und entscheiden Sie, ob Sie ganz neu beginnen oder eine Vorlage für Offboarding-Formulare von Jotform verwenden.

2. Wählen Sie das passende Layout aus:

• Für ein umfassendes Freistellungsformular ist das klassische Formularlayout (alle Fragen auf einer Seite) oft ideal.
• Für schrittweise Einwilligungen oder mehrteilige Freistellungen empfiehlt sich das Kartenlayout (eine Frage pro Seite).

3. Fügen Sie wesentliche Formularelemente hinzu:

• Öffnen Sie das Menü „Element hinzufügen“ und ziehen Sie Felder wie die folgenden per Drag-and-Drop in Ihr Dokument:
• Name und Kontaktinformationen des Mitarbeiters
• Arbeitgeber-/Organisationsdetails
• Freistellungsdatum
• Grund für die Freistellung (z. B. Kündigung, Entlassung, Background-Check)
• Ausführliche Erklärung zur Freistellung oder Text der Verzichtserklärung
• Checkbox für Einverständniserklärung
• Digitales Unterschriftenfeld für beide Parteien
• Zusätzliche Felder für Endabrechnung, Leistungen oder Abfindungskonditionen (falls zutreffend)

4. Anpassen für Ihren Anwendungsfall:

• Für Aufhebungsverträge fügen Sie Felder für die endgültige Vergütung, die Fortführung der Sozialleistungen und die Rückgabe von Firmeneigentum ein.
• Für Referenz- oder Background-Check-Freigaben spezifische Autorisierungsformulierungen und Kontaktdaten für Dritte hinzufügen.
• Legen Sie bei Schweigepflichtentbindungen klar fest, welche Informationen weitergegeben werden und unter welchen Bedingungen.

5. Design und Branding:

• Klicken Sie auf das Symbol Farbroller, um den Formulardesigner aufzurufen.
• Passen Sie Farben, Schriftarten an und fügen Sie Ihr Firmenlogo hinzu, damit das Formular zu Ihrer Markenidentität passt.

6. Benachrichtigungen und Workflow einrichten:

• Konfigurieren Sie im Einstellungsmenü E-Mail-Benachrichtigungen, um HR- oder Rechtsteams bei Formulareinreichungen zu informieren.
• Richten Sie automatische Antwort-E-Mails ein, um dem Mitarbeiter eine Kopie der unterzeichneten Freigabe zuzusenden.

7. Veröffentlichen und teilen:

• Klicken Sie auf „Veröffentlichen“, um den Formularlink zu kopieren oder ihn im Intranet oder HR-Portal Ihres Unternehmens einzubetten.
• Teilen Sie das Formular direkt mit Mitarbeitern per E-Mail oder sicherer Nachricht.

8. Testen und Verwalten von Antworten:

• Verwenden Sie die Vorschaufunktion, um das Formular zu testen und sicherzustellen, dass alle Felder korrekt funktionieren.
• Überwachen Sie Antworten in Jotform Tabellen, wo Sie Datensätze nach Bedarf organisieren, durchsuchen und exportieren können.

Mit diesen Schritten erstellen Sie Offboarding-Formulare, die zu den Anforderungen Ihrer Organisation passen, Personalprozesse vereinfachen und Ihre Abläufe nachvollziehbar dokumentieren.