Erklärungsformulare

Erklärungsvorlagen sind standardisierte Dokumente, die zum Einholen von offiziellen Erklärungen, Bestätigungen oder Offenlegungen von Einzelpersonen oder Organisationen verwendet werden. Diese Formulare werden häufig in verschiedenen Bereichen eingesetzt, beispielsweise für rechtliche Erklärungen, Gesundheits- und Sicherheitsbescheinigungen, finanzielle Offenlegungen, elterliche Einwilligungen und Selbstbescheinigungen von Mitarbeitern. Der Hauptzweck eines Erklärungsformulars besteht darin, eine schriftliche Bestätigung oder Anerkennung in Bezug auf bestimmte Informationen, Compliance oder die Zustimmung zu Bedingungen zu erhalten. Ganz gleich, ob Sie die Reisegeschichte bestätigen, Erkrankungen angeben oder den Erhalt von Unternehmensrichtlinien bestätigen müssen – Erklärungsformulare bieten eine klare und übersichtliche Möglichkeit, wichtige Informationen und Unterschriften zu erfassen.

Mit Jotform können Benutzer ganz einfach und ohne Coding online Erklärungsformulare erstellen, anpassen und verwalten. Der intuitive Drag-and-Drop Formular Builder von Jotform und eine umfangreiche Bibliothek mit gebrauchsfertigen Vorlagen ermöglichen es Ihnen, schnell auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Formulare zu entwerfen. Sie können benutzerdefinierte Felder hinzufügen, Widgets für E-Signaturen integrieren und bedingte Logik einrichten, um sicherzustellen, dass nur relevante Fragen angezeigt werden. Die eingereichten Antworten werden automatisch in Jotform Tabellen gespeichert und organisiert, sodass Sie Antworten einfach nachverfolgen, Berichte erstellen und die Compliance aufrechterhalten können. Die sichere Plattform von Jotform unterstützt auch die Integration mit Zahlungsportalen und anderen Geschäftstools und optimiert so Ihren Workflow von der Datenerfassung bis zur Verarbeitung.

Use Cases für Erklärungsformulare

Vorlagen für Erklärungsformulare dienen einer Vielzahl von Zwecken in verschiedenen Branchen und Szenarien. Aufgrund ihrer Vielseitigkeit sind sie für die Erfassung offizieller Erklärungen und die Gewährleistung der Compliance unverzichtbar. Hier erfahren Sie, wie sie verwendet werden können, wer sie verwenden könnte und wie ihr Inhalt variieren kann:

- Mögliche Use Cases:

1. Gesundheitserklärungen: Erfassung des Gesundheitszustands oder der Reisehistorie für Schulen, Arbeitsplätze oder Veranstaltungen.

2. Rechtliche Erklärungen: Bestätigung des Verständnisses von Bedingungen, Verzichtserklärungen oder rechtlichen Verpflichtungen.

3. Vermögenserklärungen: Offenlegung von Einkommen, Vermögenswerten oder Verbindlichkeiten für Darlehen oder Zuschüsse.

4. Zustimmung der Eltern: Einholung der Erlaubnis für Minderjährige zur Teilnahme an Aktivitäten oder zur Inanspruchnahme von Dienstleistungen.

5. Mitarbeitererklärungen: Selbstbestätigung der Einhaltung von Unternehmensrichtlinien oder Remote-Arbeitsvereinbarungen.

- Lösungsansätze:

- Gewährleistet eine präzise und einheitliche Datenerfassung.

- Bietet rechtliche Dokumentation und Nachweis der Kenntnisnahme.

- Vereinfacht Compliance- und Dokumentationsprozesse.

- Reduziert manuelle Schreibarbeit und Verwaltungsfehler.

- Mögliche Verantwortliche und Nutzer:

- Personalabteilungen, Schulverwaltungen, Legal Teams, Gesundheitsdienstleister, Veranstalter und Finanzinstitute.

- Unterschiede der verschiedenen Erstellmethoden:

- Health Declarations: Können Felder für kürzlich aufgetretene Symptome, Reiseverlauf und Kontaktnachverfolgung enthalten.

- Rechtliche Erklärungen: Erfordern detaillierte Bedingungen, Einverständnisfelder und E-Signatur-Felder.

- Finanzielle Erklärungen: Fügen Sie Abschnitte für Einkommen, Ausgaben und das Hochladen von Belegen hinzu.

- Zustimmung der Eltern: Benötigt Felder für Kinder- und Elterninformationen, Aktivitätsdetails und Zustimmungsfelder.

- Mitarbeitererklärungen: Konzentrieren sich auf die Bestätigung von Richtlinien, den Arbeitsort und Compliance-Erklärungen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Erklärungsformulare an spezifische Anforderungen angepasst werden können, um sicherzustellen, dass die richtigen Informationen für jedes individuelle Szenario erfasst werden.

So erstellen Sie ein Erklärungsformular

Mit Jotform können Sie ganz einfach ein Erklärungsformular erstellen, um offizielle Erklärungen, Einwilligungen oder Offenlegungen effizient zu erfassen. Ganz gleich, ob Sie eine Gesundheitserklärung, eine rechtliche Bestätigung oder eine elterliche Einwilligung benötigen – mit der flexiblen Plattform von Jotform können Sie sicherstellen, dass Ihr Formular genau Ihren Anforderungen entspricht. Im Folgenden finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung eines Erklärungsformulars für jeden Use Case:

1. Beginnen Sie mit der richtigen Vorlage oder einem leeren Formular:

- Melden Sie sich bei Ihrem Jotform-Konto an und klicken Sie auf Ihrer Seite „Mein Workspace“ auf „Erstellen“.

Wählen Sie „Formular“ und beginnen Sie entweder ganz neu oder wählen Sie eine passende Vorlage für Erklärungsformulare aus der umfangreichen Bibliothek von Jotform.

2. Wählen Sie das passende Layout aus:

- Entscheiden Sie sich je nach Komplexität und Benutzerfreundlichkeit, die Sie bieten möchten, zwischen einem klassischen Formular (alle Fragen auf einer Seite) und einem Kartenformular (eine Frage pro Seite).

3. Fügen Sie wesentliche Formularelemente hinzu:

- Verwenden Sie das Menü „Element hinzufügen“, um Felder wie die folgenden per Drag-and-Drop zu verschieben:

- Felder für Name, E-Mail-Adresse und Kontaktinformationen.

- Erklärungstext (mit klarer Darstellung dessen, was erklärt wird).

- Checkboxen für Vereinbarungen oder Bestätigungen.

- E-Signatur-Widgets für die offizielle Genehmigung.

- Datumsfelder für die Protokollierung.

- Datei-Upload-Felder für unterstützende Dokumente, falls erforderlich (z. B. ärztliche Atteste, Finanzberichte).

4. Anpassen für Ihren Anwendungsfall:

- Für Gesundheitserklärungen sollten Symptom-Checklisten und die jüngste Reisehistorie enthalten sein.

- Für rechtliche Erklärungen fügen Sie detaillierte Geschäftsbedingungen mit obligatorischen Zustimmungsfeldern hinzu.

- Für die elterliche Zustimmung sollten Felder für Eltern- und Kinderangaben, Aktivitätsbeschreibungen und Zustimmungserklärungen bereitgestellt werden.

- Für Vermögenserklärungen fügen Sie Abschnitte für Einkommen, Ausgaben und Dokumenten-Uploads hinzu.

5. Verwenden Sie Ihr Branding und Design:

- Klicken Sie auf das Farbrollen-Symbol, um den Formular Designer zu öffnen.

- Passen Sie Farben, Schriftarten und Designs an das Branding Ihrer Organisation an.

- Fügen Sie Ihr Logo hinzu und passen Sie die Formular-URL an, um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen.

6. E-Mail Benachrichtigungen und automatische Antworten einrichten:

- Konfigurieren Sie im Menü „Einstellungen“ E-Mail-Benachrichtigungen, um über neue Antworten informiert zu werden.

- Richten Sie automatische Antwort-E-Mails ein, um Bestätigungsquittungen an die Befragten zu senden.

7. Veröffentlichen und teilen Sie Ihr Formular:

- Klicken Sie auf „Veröffentlichen“ und kopieren Sie den Formularlink, um ihn per E-Mail, Website oder Social Media zu teilen.

- Betten Sie das Formular auf Ihrer Website ein oder generieren Sie einen QR-Code für einfachen Zugriff.

8. Testen und Verwalten von Antworten:

- Verwenden Sie die Vorschau, um Ihr Formular zu testen und sicherzustellen, dass alle Felder und die Logik wie vorgesehen funktionieren.

- Überwachen Sie die Antworten in Jotform Tabellen, filtern Sie die Antworten und exportieren Sie die Daten nach Bedarf für Compliance oder Berichte.

Mithilfe dieser Schritte können Sie ein Erklärungsformular erstellen, das sicher, benutzerfreundlich und auf Ihre spezifischen Anforderungen zugeschnitten ist und sicherstellt, dass Sie jedes Mal genaue Informationen erfassen.