Anfrageformulare

Vorlagen für Anfrageformulare sind vorgefertigte digitale Formulare, die dazu dienen, Fragen, Anfragen oder Informationen von Usern, Kunden oder Stakeholdern zu erfassen. Diese Vorlagen werden häufig von Unternehmen, Bildungseinrichtungen, Dienstleistern und Non-Profit-Organisationen verwendet, um den Prozess der Entgegennahme und Verwaltung von Anfragen zu optimieren. Ganz gleich, ob Sie Produktfragen, Serviceanfragen, Partnerschaftsvorschläge oder allgemeines Feedback erfassen möchten – Anfrageformulare bieten eine strukturierte und effiziente Möglichkeit, wesentliche Details zu erfassen. Typische Anwendungsfälle sind Kundenserviceanfragen, Anfragen zu Veranstaltungsinformationen, Sales-Leads, Fragen zu Bewerbungen und vieles mehr.

Mit Jotform können Benutzer ganz einfach von Anfrageformularvorlagen profitieren, indem sie den intuitiven Drag-and-Drop Formular Builder und die umfangreiche Vorlagenbibliothek nutzen. Jotform ermöglicht es Ihnen, jeden Aspekt Ihrer Anfrageformulare anzupassen – Felder hinzuzufügen oder zu entfernen, mit Zahlungsportalen zu integrieren, bedingte Logik einzurichten und Benachrichtigungen zu automatisieren. Alle Antworten werden sicher gespeichert und können in Jotform Tabellen verwaltet oder mit anderen Business-Tools integriert werden, sodass Sie Anfragen einfach organisieren, nachverfolgen und effizient beantworten können. Diese Flexibilität stellt sicher, dass Organisationen jeder Größe ihre Kommunikations- und Datenerfassungsprozesse ohne Programmierkenntnisse optimieren können.

Anwendungsfälle von Anfrageformularen

Anfrageformularvorlagen sind vielseitige Tools, die sich an eine Vielzahl von Szenarien anpassen lassen und Unternehmen dabei helfen, eingehende Fragen oder Anfragen effizient zu erfassen und zu verwalten. Hier erfahren Sie, wie sie eingesetzt werden können, wer davon profitiert und wie ihre Struktur variieren kann:

Mögliche Anwendungsfälle:

- Kundenservice-Anfragen zur Fehlerbehebung oder für Produktinformationen

- Sammeln von Sales-Leads für potenzielle Kunden, die an Produkten oder Dienstleistungen interessiert sind

- Informationsanfragen zu Veranstaltungen für Teilnehmer, die Details oder Klarstellungen suchen

- Partnerschafts- oder Kooperationsvorschläge von anderen Unternehmen oder Organisationen

- Stellen- oder Praktikumsanfragen von potenziellen Kandidaten

- Anfragen zu akademischen oder Forschungsinformationen in Bildungseinrichtungen

Problemlösungspunkte:

- Zentralisiert eingehende Anfragen und reduziert E-Mail-Chaos sowie manuelles Tracking

- Stellt sicher, dass alle erforderlichen Informationen im Voraus erfasst werden, wodurch die Kommunikation in beide Richtungen reduziert wird

- Automatisiert Benachrichtigungen an relevante Teammitglieder für kürzere Reaktionszeiten

- Bietet Nutzern, die Anfragen einreichen, eine professionelle und einheitliche Erfahrung

Mögliche Eigentümer und Nutzer:

- Kundenservice-Teams

- Sales und Marketing Abteilungen

- Veranstalter

- HR- und Recruiting-Fachkräfte

- Akademische Verwaltungsangestellte

- Non-Profit-Organisationen

Unterschiede zwischen den Erstellungsmethoden:

- Inhalt und Felder unterscheiden sich je nach Zweck:

- Kundensupportformulare können Produktdetails, Bestellnummern und Problembeschreibungen enthalten

- In Verkaufsanfrageformularen werden möglicherweise der Name des Unternehmens, das Budget und spezifische Interessen abgefragt

- In Veranstaltungsanfrageformularen könnten Angaben zu den Teilnehmern, Veranstaltungsdaten und besonderen Anforderungen abgefragt werden

- Bewerbungsformulare können den Upload von Lebensläufen und die Angabe von Stelleninteressen umfassen

- Verwenden Sie bedingte Logik, um Felder basierend auf den Auswahlen der User ein- oder auszublenden und so ein maßgeschneidertes Erlebnis für jede Art von Anfrage zu gewährleisten

Zusammenfassend bieten Anfrageformularvorlagen eine flexible Lösung für jedes Unternehmen, das eingehende Fragen oder Anfragen verwalten muss, mit anpassbaren Feldern und Workflows für jedes Szenario.

So erstellen Sie ein Anfrageformular

Mit Jotform lässt sich ganz einfach ein effektives Anfrageformular erstellen, das sich an eine Vielzahl von Use Cases anpassen lässt, vom Kundensupport bis hin zu Informationsanfrageformularen für Veranstaltungen. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Ihnen dabei hilft, Ihre Anfrageformulare zu entwerfen, anzupassen und zu verwalten, um optimale Ergebnisse zu erzielen:

1. Starten Sie mit der richtigen Vorlage oder einem leeren Formular

- Melden Sie sich bei Ihrem Jotform-Konto an und klicken Sie in Ihrer Workspace auf „Erstellen“.

- Wählen Sie „Formular“ und wählen Sie entweder eine vorgefertigte Anfrageformularvorlage aus der Bibliothek aus oder beginnen Sie ganz neu.

- Entscheiden Sie sich für ein Layout: klassisches Formular (alle Fragen auf einer Seite) oder Kartenformular (eine Frage pro Seite).

2. Formularfelder an Ihren Use Case anpassen

- Klicken Sie auf das Menü „Element hinzufügen“, um wichtige Felder per Drag-and-Drop zu verschieben:

- Für den Kundenservice: Name, E-Mail, Produkt-/Bestellnummer, Art der Anfrage, Problembeschreibung

- Für Vertriebsanfragen: Firmenname, Kontaktdaten, Produkt-/Serviceinteresse, Budget, Zeitrahmen

- Für Veranstaltungsanfragen: Name des Teilnehmers, Kontaktdaten, Veranstaltungsdatum, spezifische Fragen oder Anfragen

- Für Stellenanfragen: Name des Bewerbers, E-Mail, Position von Interesse, Lebenslauf-Upload, Anschreiben

- Verwenden Sie bedingte Logik, um relevante Felder basierend auf den Auswahlmöglichkeiten des Benutzers anzuzeigen (z. B. zusätzliche Felder anzeigen, wenn „Sonstiges“ als Art der Anfrage ausgewählt wurde).

3. Personalisieren des Designs und Brandings

- Öffnen Sie den Formular Designer, indem Sie auf das Farbrollen-Symbol klicken.

- Passen Sie Farben, Schriftarten und Layout an das Branding Ihrer Organisation an.

- Laden Sie Ihr Logo hoch und passen Sie die URL des Formulars an, um einen professionellen Eindruck zu hinterlassen.

4. E-Mail Benachrichtigungen und automatische Antworten einrichten

- Navigieren Sie zu „Einstellungen“ und wählen Sie „E-Mails“

- Konfigurieren Sie die E-Mail Benachrichtigungen, um Ihr Team zu benachrichtigen, sobald eine neue Anfrage eingereicht wird.

- Richten Sie automatische Antwort-E-Mails ein, um den Eingang beim User zu bestätigen und die nächsten Schritte oder erwarteten Reaktionszeiten mitzuteilen.

5. Integration mit anderen Tools und Automatisierung von Workflows

- Verbinden Sie Ihr Formular mit Jotform Tabellen für einfaches Datenmanagement.

- Integrieren Sie bei Bedarf CRM-Systeme, Helpdesk-Software oder E-Mail-Marketing-Tools.

- Aktivieren Sie Zahlungsportale, wenn Ihr Anfrageprozess Einzahlungen oder Gebühren beinhaltet.

6. Veröffentlichen und teilen Sie Ihr Anfrageformular

- Klicken Sie auf „Veröffentlichen“ und kopieren Sie den Formularlink, um ihn per E-Mail, Website oder Social Media zu teilen.

- Betten Sie das Formular direkt in Ihre Website ein, um einen nahtlosen Zugriff zu ermöglichen.

7. Testen und überwachen Sie die Antworten

- Nutzen Sie die Vorschau, um die Benutzererfahrung zu testen und sicherzustellen, dass alle Felder und Benachrichtigungen wie vorgesehen funktionieren.

- Überwachen Sie eingehende Anfragen in Jotform Tabellen, filtern und sortieren Sie Antworten und zuweisen Sie Follow-up-Tasks an Teammitglieder.

Mithilfe dieser Schritte können Sie ein maßgeschneidertes Informationsanfrageformular erstellen, das die Kommunikation optimiert, sicherstellt, dass Sie alle erforderlichen Informationen erfassen, und sowohl Ihrem Team als auch Ihren Usern eine positive Erfahrung bietet.