Laboratory Forms

Laboratory forms are structured documents used to record, track, and manage lab activities, samples, tests, and compliance processes. They help labs collect consistent information for sample intake, experiment documentation, equipment use, results reporting, and safety procedures in a clear and organized way. Laboratory forms are commonly used in research labs, clinical labs, educational labs, manufacturing QA labs, and environmental testing settings. Typical use cases include sample submission, chain of custody documentation, test request forms, lab result reporting, equipment logs, and safety incident reporting. By standardizing lab workflows, laboratory forms reduce errors, improve traceability, and support quality and regulatory requirements.

With Jotform, laboratory forms can be created quickly using a no-code, drag-and-drop Form Builder and customized for different lab workflows. Conditional logic can show different fields based on test type, sample category, or urgency, while file upload fields can collect supporting documents such as protocols or reference files. Submissions are stored in Jotform Tables so authorized teams can track samples, monitor turnaround, and maintain searchable records. Automated notifications help labs route submissions to the right team members and respond faster when urgent or nonconforming cases occur.

Use Cases of Laboratory Forms

Laboratory forms support sample handling, testing operations, and documentation across research and quality workflows. Below are common ways these forms are used and the problems they help solve.

Mögliche Use Cases:

• Probenvorlage und Anträge für die Aufnahme
• Formulare für Laboruntersuchungsanforderungen und Priorisierung
• Produktkette und Dokumentation zum Probentransfer
• Laborergebnisberichte und Genehmigungs-Workflows
• Protokolle zur Nutzung und Wartung der Ausrüstung
• Meldung von Sicherheitsvorfällen, Zwischenfällen und Nichtkonformitäten

Lösungsansätze:

• Bessere Rückverfolgbarkeit von Proben, Tests und Ergebnissen
• Fehlende Angaben bei der Probenaufnahme und bei Testanfragen minimieren
• Unterstützung bei Qualitätskontrolle und Compliance-Dokumentation
• Laboren bei der Erfassung von Arbeitsaufwand, Durchlaufzeiten und Ausnahmen helfen

Mögliche Verantwortliche und Nutzer:

• Labortechniker und Laborleiter
• Forscher und Studierende, die Proben einreichen
• Teams für Qualitätssicherung und Compliance
• Klinisches oder diagnostisches Personal (falls zutreffend)
• Sicherheitsbeauftragte und Laborkoordinatoren

Unterschiede der Erstellungsmethoden:

• Proben- und Aufnahmeformulare erfassen Probenkennungen, Entnahmedaten, Lagerbedingungen, angeforderte Analysen sowie Prioritäten oder Bearbeitungszeiten.
• Labortests und Ergebnisformulare legen den Schwerpunkt auf Testmethoden, Messbereiche, Qualitätskontrollen, Abzeichnungen durch Prüfer und Anforderungen an das Berichtsformat.
• Laborgeräte und Compliance-Formulare erfassen Geräte-IDs, Kalibrierungs- oder Wartungsstatus, Nutzungsprotokolle, Sicherheitsüberprüfungen und Vorfallsberichte, wenn Probleme auftreten.

How to Create a Laboratory Form

Creating a laboratory form with Jotform helps you capture lab data in a consistent format and keep lab workflows traceable from intake to reporting.

1. Wählen Sie eine Vorlage oder beginnen Sie komplett neu

Klicken Sie in „Mein Workspace“ auf „Erstellen“ und wählen Sie „Formular“. Starten Sie mit einer Anfrage- oder Protokollvorlage und passen Sie sie für Ihre Labor-Workflows an. Ein klassisches Formular eignet sich für detaillierte Antworten, während ein Kartenformular Benutzer Schritt für Schritt führt und unvollständige Einträge reduziert.

2. Add Core Lab Context and Identification Fields

Klicken Sie auf „Element hinzufügen“, um die Angaben zum Absender, zur Laborabteilung, zur Proben-ID, zur Testart, zum Datum/zur Uhrzeit sowie alle erforderlichen Referenz- oder Projektkennungen zu erfassen. Dropdown-Menüs unterstützen Sie dabei, Probenkategorien und Testmethoden einheitlich zu halten.

3. Build Sections Based on Lab Workflow

Geben Sie Angaben zur Aufnahme (Entnahmemethode, Menge, Lagertemperatur), Felder für Testanforderungen (Methode, Bearbeitungszeit) und Berichtsanforderungen (Einheiten, Kriterien für Bestanden/Nicht bestanden) an. Geben Sie für Geräteprotokolle die Geräte-ID, die Nutzungsdauer und Hinweise zum Zustand an.

4. Use Conditional Logic for Different Tests and Priorities

Bedingte Logik zeigt je nach Testtyp oder Probenkategorie unterschiedliche Abschnitte und fügt bei Bedarf Felder für dringende oder behördliche Fälle hinzu. Wählt man zum Beispiel „Klinisch“, erscheinen die erforderlichen Patientenidentifikatoren oder Genehmigungsfelder. Wählt man „Dringend“, kommen Eskalations- und Benachrichtigungsfelder hinzu.

5. Add Supporting Documentation and Attachments

Laden Sie Protokolle, Referenzdokumente, Fotos oder Instrumentenausgabedateien über die Upload-Felder hoch. So bleibt alles nachvollziehbar, und der Aufwand sinkt.

6. Publish, Test, and Track Submissions in Jotform Tables

Prüfen und testen Sie das Formular, bevor Sie es veröffentlichen. Senden Sie es zunächst intern oder an autorisierte Absender. Die Antworten landen in Jotform Tabellen, wo Teams nach Muster-ID, Testtyp, Priorität und Status filtern können.