Hospitality Forms

Hospitality forms are structured documents used to manage guest services, reservations, operations, and internal workflows in hospitality-focused environments. They help hotels, resorts, restaurants, venues, and service providers collect consistent information related to bookings, guest preferences, service requests, staff coordination, and operational reporting. Hospitality forms are commonly used for room and table reservations, guest check-ins, special requests, event bookings, feedback collection, and internal service coordination. By standardizing these processes, hospitality forms improve guest experience, reduce operational friction, and help teams deliver consistent service.

With Jotform, hospitality forms can be created quickly using a no-code, drag-and-drop Form Builder and adapted to different service models. Conditional logic can personalize forms based on guest type, booking details, or service selection, while file upload fields can collect documents or special instructions when needed. Submissions are stored in Jotform Tables, allowing hospitality teams to track requests, manage reservations, and coordinate services from a single dashboard. Automated notifications help ensure staff respond promptly to guest needs.

Use Cases of Hospitality Forms

Hospitality forms support guest-facing and internal operational workflows across lodging, dining, and event services. Below are common ways these forms are used and the challenges they help solve.

Mögliche Use Cases:

• Anfragen für Raum-, Tisch- oder Servicereservierungen
• Gäste-Check-In und Erfassung von Voranreiseinformationen
• Anfragen für Sonderservices oder Concierge-Leistungen
• Veranstaltungs- und Gruppenbuchungsanfragen
• Gästefeedback und Zufriedenheitsumfragen
• Interne Servicekoordination und Mitarbeiterberichterstattung

Lösungsansätze:

• Zentralisieren Sie Gästeinformationen und Serviceanfragen
• Reduzieren Sie Missverständnisse zwischen Gästen und Mitarbeitern
• Verbessern Sie die Reaktionszeiten für Reservierungen und Sonderwünsche
• Unterstützen Sie personalisiertere Gästeerlebnisse

Mögliche Verantwortliche und Nutzer:

• Hotelpersonal und Resortpersonal
• Restaurantleiter und Gastgeber
• Veranstalter und Veranstaltungsortkoordinatoren
• Rezeption und Concierge-Teams
• Gäste, die Anfragen oder Feedback einreichen

Unterschiede der Erstellungsmethoden:

• Reservierungsformulare für das Gastgewerbe konzentrieren sich auf Datum, Uhrzeit, Gruppengröße, Zimmer- oder Tischtyp und Verfügbarkeitspräferenzen.
• Gästeservice- und Anfrageformulare legen den Schwerpunkt auf besondere Bedürfnisse, Annehmlichkeiten, Präferenzen, Zeitpunkt und Servicedetails.
• Feedbackformulare für das Gastgewerbe legen den Schwerpunkt auf Bewertungen der Servicequalität, Feedback zu Mitarbeiterinteraktionen und offene Gästekommentare.

How to Create a Hospitality Form

Creating a hospitality form with Jotform helps service teams manage guest interactions efficiently while maintaining a polished and professional experience.

1. Wählen Sie eine Vorlage oder beginnen Sie ganz neu

Klicken Sie in „Mein Workspace" auf „Erstellen" und wählen Sie „Formular". Sie können mit einer Reservierungs-, Anfrage- oder Feedbackvorlage beginnen und diese anpassen. Ein klassisches Formular eignet sich gut für detaillierte Buchungen, während ein Kartenformular ein geführtes, gastfreundliches Erlebnis bietet.

2. Add Guest and Booking Context Fields

Nutzen Sie „Element hinzufügen", um Gästename, Kontaktdaten, Ankunfts- oder Reservierungsdatum, Serviceart und Gästeanzahl zu erfassen. Dropdown-Menüs helfen dabei, Serviceoptionen zu standardisieren und Fehler zu reduzieren.

3. Build Service-Specific Sections

Für Reservierungen fügen Sie die Auswahl von Datum/Uhrzeit und Verfügbarkeitshinweise hinzu. Für Serviceanfragen fügen Sie Präferenzfelder wie Ernährungsbedürfnisse, Barrierefreiheit oder besondere Anlässe hinzu. Für Veranstaltungen fügen Sie Gruppengröße, Aufbauanforderungen und Budgetrahmen hinzu.

4. Use Conditional Logic for Personalization

Bedingte Logik kann unterschiedliche Fragen für Hotelaufenthalte vs. Restaurantbuchungen, einzelne Gäste vs. Gruppen oder Standard- vs. Premium-Services anzeigen. So bleiben Formulare prägnant und erfassen gleichzeitig das richtige Maß an Details.

5. Set Up Notifications and Guest Confirmations

Konfigurieren Sie Benachrichtigungs-E-Mails, um Mitarbeiter zu benachrichtigen, wenn ein Formular eingereicht wird. Fügen Sie automatische Antwort-E-Mails hinzu, um Reservierungen zu bestätigen oder Anfragen zu bestätigen und die nächsten Schritte mit den Gästen zu teilen.

6. Veröffentlichen, testen und Antworten in Jotform Tabellen verwalten

Testen Sie das Formular vor der Veröffentlichung. Teilen Sie es über Ihre Website, Buchungsseite oder QR-Codes. Alle Antworten werden in Jotform Tabellen gespeichert, wo Mitarbeiter nach Datum, Serviceart oder Status filtern können.